Implementar TSM y BMS de forma inteligente y sencilla con Timly

En esta página encontrarás información sobre los siguientes temas:

Para cumplir siempre todos los aspectos de certificación y cualificación exigidos para el suministro responsable de gas y agua, las empresas de suministro y construcción de tuberías deben gestionar con seguridad un gran número de complejos procesos organizativos y administrativos.

Actualmente, la información sobre el estado de cualificación de los empleados, así como sobre los próximos cursos de formación o los intervalos de inspección de máquinas y equipos, se almacena de forma descentralizada en muchas empresas y sólo puede controlarse de forma fiable con un gasto muy elevado de tiempo y personal.

Para llevar a cabo las tareas esenciales de un sistema de gestión operativa (SGE), el Grupo LANG, junto con Timly Software AG, ha desarrollado el software de inventario Timly, adaptado a los requisitos de la construcción de líneas. Esto centraliza la información en la empresa y crea transparencia y eficiencia de costes.

Especialmente en el contexto de TSM y BMS, se pueden acortar los procesos de toma de decisiones y crear estructuras claras, de modo que, además de las empresas ejecutoras, los servicios públicos municipales ya están utilizando con éxito la solución.

Los sistemas de gestión de la calidad, como la gestión de la seguridad técnica (GTS) y los sistemas de gestión empresarial (SGE), no son un fin en sí mismos, sino que cumplen tareas importantes para la seguridad sostenible del suministro en el sentido de servicios de interés general.

Sin embargo, los procesos organizativos en la construcción de tuberías también son cada vez más complejos cuando se trata de controlar todos los requisitos y datos asociados a estos sistemas de forma segura y fiable en todo momento. Para una gestión empresarial preparada para el futuro en este contexto, las herramientas digitales ofrecen un gran potencial para optimizar numerosos procesos, así como para gestionar los recursos más importantes de la empresa.

Sin embargo, esto funciona mejor con una solución de software especialmente adaptada a los requisitos de la industria. De la industria para la industria: éste fue también el enfoque de desarrollo del Software en la Nube Timly -gestión de personal y gestión de inventarios- desarrollado conjuntamente por el Grupo LANG de Bodenheim, cerca de Maguncia, y Timly Software AG, de Zúrich.

La Asociación Técnica y Científica Alemana para el Gas y el Agua (DVGW), de Bonn, ha adaptado específicamente a las necesidades de las empresas de servicios públicos la gestión de la seguridad técnica, un elemento importante para el autocontrol de una empresa de servicios públicos, como sistema de gestión de la calidad. El éxito de la certificación garantiza la máxima calidad del suministro y certifica que la empresa de servicios tiene una gestión operativa ordenada, eficaz y orientada a la calidad.

La tarea principal del TSM es apoyar la actuación independiente de las empresas y, al mismo tiempo, reforzar la competencia de la autogestión técnica del suministro público de gas y agua. De este modo, el TSM también contribuye a minimizar los riesgos de responsabilidad y a garantizar la seguridad de actuación de empleados y directivos.

Todos los requisitos técnicamente relevantes para la cualificación y la organización han sido resumidos por la DVGW en las hojas de trabajo G 1000 (gas) y W 1000 (agua).

Para las empresas de servicios públicos, la certificación TSM es, por tanto, una confirmación de que disponen de una organización empresarial que cumple todos los requisitos técnicos de suministro, así como de procesos adecuados que deben supervisarse y documentarse continuamente.

Otro componente de un suministro seguro de gas y agua es el tendido técnicamente impecable de tuberías. Las empresas de servicios públicos sólo pueden cumplir esta tarea si se encarga a empresas eficientes y fiables la construcción y el mantenimiento de las infraestructuras relacionadas con las tuberías.

En este contexto, la certificación conforme al Código de Práctica GW 301 de la DVGW ha demostrado su eficacia durante muchos años como prueba de la cualificación de las empresas constructoras de tuberías. Para los clientes del sector del suministro de gas y agua, la GW 301 representa un excelente procedimiento de precalificación para la selección de empresas especializadas.

Un componente esencial de esta inspección y certificación de las empresas de construcción de tuberías es el sistema de gestión empresarial (SGE). En este proceso, las empresas activas en la construcción de tuberías son auditadas, certificadas y supervisadas periódicamente en lo que respecta a los requisitos formales, de personal y de hecho.

Para ambos sistemas de gestión, tanto para el TSM como para el BMS, debe mantenerse una amplia documentación relativa a la planificación y la supervisión, así como a la realización puntual de la formación o el cumplimiento de los intervalos de mantenimiento e inspección de máquinas y equipos, y mucho más. Las empresas de servicios públicos, así como las que se dedican a la construcción de tuberías, utilizan en su mayoría un complicado sistema de archivos Excel, sistemas de archivo y también soluciones SharePoint de creación propia para el seguimiento y la documentación.

Estos sistemas suelen estar vinculados a personas, son costosos de mantener y a menudo propensos a errores. Ésta era también la situación inicial del Grupo LANG, al menos hasta principios de 2019. El complejo sistema de archivos Excel requería mucho tiempo de mantenimiento y los documentos se distribuían de forma descentralizada por toda la empresa. En el contexto de la creciente digitalización de los procesos internos de la empresa, en LANG se reconoció claramente que las vías tradicionales de documentación ya no se ajustaban a los requisitos de una gestión empresarial moderna y sostenible.

Una nueva solución de software debía automatizar los procesos, centralizar la información y los documentos de la empresa, pero también proporcionar apoyo a la gestión en forma de ratios y opciones de evaluación, así como alivio administrativo. Como no se podía encontrar en el mercado ninguna solución que cumpliera este perfil de requisitos, LANG decidió desarrollar la solución Timly Cloud para TSM y BMS junto con Timly Software AG, de Zúrich.

El desarrollo inteligente se configuró para apoyar tanto a las empresas de servicios públicos como a las de construcción en la garantía de calidad y en la aplicación de diversos requisitos de TSM y BMS. Por tanto, es una solución “de la industria – para la industria”.

Las normas de control y los intervalos de inspección pueden almacenarse para cada artículo o pieza del equipo. El sistema se encarga del seguimiento de los plazos e informa proactivamente a la persona responsable por correo electrónico.

Las inspecciones, reparaciones y mantenimiento del objeto o dispositivo se pueden almacenar fácilmente directamente en el sistema. Además de las funciones de supervisión necesarias de TSM, la solución de inventario Timly ofrece muchas otras funcionalidades que simplifican la gestión del inventario y los procesos operativos:

Tema 4: Supervisión de los socios

La normativa TSM estipula que las empresas deben comprobar periódicamente a sus socios contractuales y proveedores de servicios para asegurarse de que son capaces de prestar el servicio ofrecido con la calidad requerida. Si el socio está debidamente certificado, se puede suponer que es capaz, pero aun así se está obligado a comprobar la validez del certificado a intervalos regulares.

La Nube de Timly ofrece la posibilidad de un seguimiento automático de los socios y su certificación, así como la documentación de la verificación en el sistema, de forma análoga a la solución de inventario de Timly.

Al utilizar la solución Timly Cloud, el Grupo LANG ha conseguido reunir de forma estructurada los datos almacenados en muchos lugares de la empresa. Esto ha ayudado a crear un alto grado de transparencia, aliviar la administración y reducir costes. Como resultado de este almacenamiento central de datos, el acceso a los datos y las evaluaciones también se ha simplificado para la dirección, lo que ha llevado a procesos de toma de decisiones basados en datos más rápidos y eficientes.

En conjunto, esto ha permitido optimizar y reducir la carga de trabajo de todas las partes implicadas, lo que también se ha hecho patente en la organización y realización de las auditorías necesarias para la empresa. Anteriormente, las auditorías para el Grupo LANG implicaban mucho tiempo y esfuerzo en términos de personal. Había que recopilar un gran número de documentos y registros como parte del proceso de auditoría.

Gracias al almacenamiento de datos organizado y centralizado por la Nube de Timly, el proceso ya pudo acortarse significativamente durante la última auditoría. Con las funciones integradas de búsqueda y filtrado, la información y los documentos pudieron consultarse ad hoc durante el procedimiento de auditoría y presentarse digitalmente al auditor. El Grupo LANG está ahora bastante relajado de cara a las próximas auditorías.

“¡La gestión rápida de datos con soluciones caseras ya no era posible!”

El extraordinario rendimiento de Timly, adaptado a los requisitos de la construcción de oleoductos y gasoductos, no es sólo el resultado de un intercambio constructivo y de una ofensiva conjunta de desarrollo entre Timly Software AG y el Grupo LANG, activo en la construcción de oleoductos y gasoductos desde hace varias generaciones.

En esta breve entrevista, los dos autores del artículo, Philipp Baumann, Director General y fundador de Timly, y Sebastian Lang, Director General de LANG GmbH Bauunternehmen seit 1891, hablan de la exitosa cooperación.

Sr. Baumann, ¿cuál fue el punto de partida para el desarrollo del software Timly?

“Es un núcleo esencial de nuestra filosofía corporativa desarrollar soluciones de software en la dirección de requisitos prácticos muy concretos. Naturalmente, esto sólo puede funcionar intercambiando ideas con un socio de la industria sobre los problemas concretos y los potenciales de optimización que existen en un sector.

Este enfoque nos puso en contacto con el Grupo LANG de Bodenheim. Junto con LANG, empezamos entonces a abordar un potente enfoque de documentación basado en la nube para las cualificaciones de la mano de obra & certificaciones.”

¿Estaba el Sr. Baumann deseoso de trabajar con usted, Sr. Lang?

Sebastian Lang, Director General del Grupo LANG

La gestión fiable de todas estas subtareas lleva asociado un gran esfuerzo organizativo y documental. Nos dimos cuenta claramente de que una gestión rápida y fiable de estos datos relevantes ya no era posible sobre la base de tablas Excel caseras”.

¿Qué ha cambiado con el uso de Timly?

“En Timly Cloud hemos instalado una herramienta muy beneficiosa que se adapta exactamente a nuestras necesidades, reduce nuestra carga de trabajo administrativo y asume muchas de las funciones de supervisión necesarias. Estamos convencidos de que con la solución Timly Cloud ahora cumplimos aún mejor nuestras obligaciones de diligencia debida corporativa y hemos mejorado la garantía de calidad para cumplir con nuestra responsabilidad corporativa en estos ámbitos de una manera legalmente segura.”