Las ventajas de una base de datos de inventario

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Siempre se solicitan plazos de mantenimiento, ubicación de los equipos, instrucciones de funcionamiento, estadísticas y otros datos de inventario. A menudo, determinados empleados tienen autorización para acceder a una recopilación de esos datos e informar a sus compañeros. Pero, ¿cuál es el mejor lugar para los datos de los objetos de una empresa? – En un software de inventario al que se pueda acceder de forma descentralizada. El corazón de dicho software es la base de datos de inventario.

La tarea de una base de datos de inventario es la gestión del inventario de forma compacta y concentrada. Una base de datos de este tipo contiene toda la información sobre el inventario de la empresa que los empleados autorizados han introducido en el software de inventario. Cuando los empleados tienen preguntas sobre los detalles de los artículos del inventario, consultan las entradas de la base de datos a través de la interfaz gráfica de la aplicación o el navegador.

En esencia, una base de datos de inventario funciona de forma similar a otras bases de datos: cada artículo del inventario tiene una ficha en la que se almacenan parámetros y archivos adjuntos. El software de inventario transmite las consultas del usuario en lenguaje de base de datos y, a su vez, emite la respuesta de la base de datos en forma legible para el ser humano.

A diferencia de una base de datos bibliotecaria, médica o de mercancías, una base de datos de inventario registra parámetros como las fechas de caducidad de las licencias, los estados de las instalaciones y accesorios, las reservas para préstamos, los tiempos históricos de uso o las fechas de prueba de los componentes electrónicos.

Si gestionas el mobiliario de oficina, los activos informáticos, las máquinas y otros inventarios de la empresa en un software de inventario, reduces el esfuerzo para el inventario anual, pero también apoyas un flujo de trabajo fluido cada dos días laborables.

Digitalizar el inventario de forma sostenible es un requisito previo para una gestión más eficiente de las instalaciones, un mejor servicio de asistencia y procesos de valor añadido como la asignación interna de costes. Para ello, la base de datos de inventario proporciona información sobre dónde y cuándo se encuentran los objetos de la empresa y cómo están equipados.

Para economizar en el presupuesto de la empresa, mucha gente busca soluciones gratuitas, también en el campo de la gestión de inventarios. Ciertamente, hay bases de datos de inventario gratuitas que pueden tener sentido para los primeros intentos de inventario. Normalmente, los usuarios se dan cuenta durante esos experimentos con software gratuito de qué campos de la base de datos y funciones del software necesitan realmente.

Las bases de datos de inventarios de código abierto no suelen ser útiles, sobre todo para los sectores no relacionados con las TI. A menudo sólo están disponibles en inglés. La personalización a las necesidades de cada empresa requiere conocimientos propios de programación. En caso de problemas, no hay un equipo de asistencia permanente, sino como mucho un foro donde los entusiastas intentan darte consejos en su tiempo libre.

Por tanto, para asegurarte de que tu inventario es accesible de forma fiable y se ajusta exactamente a tus necesidades, deberías optar más bien por un producto profesional cuyo precio de compra esté justificado por los servicios y la mayor calidad.

Con el moderno software de inventario, todos los activos de la empresa se almacenan en una base de datos central de inventario y están a tu disposición en tiempo real. Gracias a la interfaz de usuario fácil de entender, los empleados de distintos departamentos pueden acceder a la base de datos y utilizarla mediante la aplicación de inventario o en el navegador. Al fin y al cabo, los datos son un recurso valioso de tu empresa que debe utilizarse de forma eficiente.

Un software de inventario probado y centrado en el cliente, como Timly, permite aumentar la eficiencia, entre otras cosas, haciendo un mejor uso de los activos de inventario existentes. Además, una buena base de datos de inventario ayuda a la disposición y al mantenimiento puntual. También te beneficias de una gestión profesional de las fechas de auditoría y tienes la lista de artículos del inventario directamente a mano para el auditor si lo necesita.