El software de seguridad laboral como herramienta importante para las empresas

Citas, reuniones, plazos… sé sincero: ¿a veces tienes la sensación de que pierdes la noción de la avalancha de requisitos que te quitan tiempo? Por esta razón, muchas personas confían en diversas formas de organizadores o herramientas basadas en software, como Outlook. Sin embargo, éstas sólo son adecuadas hasta cierto punto para aplicaciones muy especiales, como la seguridad laboral. Los requisitos son demasiado diversos y los plazos que hay que cumplir son demasiado diferentes.

El software de seguridad laboral, en cambio, adopta un enfoque holístico. Así, es posible procesar tanto la información necesaria para administración de personal como la específica de tu inventario. Si confías en una solución digital como la gestión de inventario y personal Timly, tú y tus empleados siempre tendréis todos los datos bajo control. Nos gustaría mostrarte cómo puedes integrar fácilmente los temas de seguridad laboral en tus procesos de trabajo con una solución de software de seguridad laboral.

La seguridad laboral es un tema polifacético. El legislador del Reino Unido lo resume en la Normativa de Salud y Seguridad en el Trabajo de 1999: “Todo empresario deberá garantizar que sus empleados dispongan de la vigilancia de la salud que resulte adecuada teniendo en cuenta los riesgos para su salud y seguridad […]”. Por tanto, el tema no se limita en absoluto al uso de ropa de protección y al cumplimiento de las normas de seguridad. Incluye muchas cosas bastante cotidianas, por ejemplo:

➟ Instrucción regular y correcta del personal.
➟ Cumplimiento de los intervalos de inspección y mantenimiento de máquinas y herramientas
➟ Utilización de personal suficientemente cualificado -posiblemente también certificado-
➟ Inspección visual de la maquinaria antes de empezar a trabajar
➟ Subsanación inmediata de los defectos de los equipos de trabajo
Cumplimiento de las pausas y las horas máximas de trabajo.

La lista podría ampliarse en varios puntos, pero seguiría sin ser exhaustiva. Los responsables de las empresas se enfrentan a la tarea permanente de diseñar el lugar de trabajo de sus empleados de forma que no estén expuestos a ningún peligro.

Las máquinas necesitan un mantenimiento regular. Esto aumenta la vida útil y, por tanto, la eficacia. Las averías imprevistas cuestan dinero y ponen en peligro los plazos. Mucho peores son los accidentes laborales causados por equipos mal mantenidos. En estos casos es necesario notificar los incidentes. Debido al alto potencial de riesgo que suponen los equipos de trabajo que no funcionan correctamente, existe una gran variedad de obligaciones de inspección (gestión de riesgos).

Entre las más conocidas está la llamada comprobación E, que se deriva de la normativa de la Asociación Alemana del Seguro Legal de Accidentes (DGUV). Para los sistemas eléctricos está la llamada prueba de máquinas según la norma DIN VDE 0113-1, para los vehículos de motor una inspección principal según el Reglamento de Permisos de Circulación (StVZO), para las escaleras la prueba de escaleras de la normativa de la DGUV. Esta lista podría ampliarse fácilmente para incluir inspecciones de higiene, inspecciones de detectores de humo y muchas otras inspecciones obligatorias.

Determinadas actividades requieren certificados de formación independientes. En la mayoría de los casos, deben renovarse periódicamente. Los responsables de una empresa tienen la responsabilidad de desplegar sólo personal suficientemente cualificado. Un software de seguridad laboral como Timly cubre estas cuestiones centrándose en el personal y en la gestión del inventario. Puedes utilizar el software de seguridad e higiene para almacenar tu personal, incluidas todas las cualificaciones y verificaciones correspondientes.

Además, el software H&S ofrece la posibilidad de almacenar la información necesaria correspondiente para cualquier equipo de trabajo, desde sillas de oficina hasta vehículos. El software de seguridad laboral muestra su fuerza en la vinculación de la información en tiempo real. Todas las fechas de vencimiento relativas a tu personal y a tu inventario se muestran claramente. Si lo deseas, es posible enviar correos electrónicos de notificación a los empleados y responsables pertinentes de la empresa.

También se pueden incluir proveedores de servicios externos, por ejemplo para reservar a tiempo una cita de mantenimiento. Al programar trabajos específicos, tú y tus empleados os daréis cuenta inmediatamente si se despliega personal insuficientemente cualificado o si se ha pasado por alto una fecha de inspección.

Los sistemas de gestión de la seguridad laboral deben estar estrechamente interrelacionados con los procesos de tu empresa. Sólo así su uso no supondrá trabajo adicional. En Timly, los empleados con todas las cualificaciones necesarias pueden introducirse una vez. Después, sólo hay que hacer actualizaciones, como exámenes o certificaciones adicionales.

Todos los equipos de trabajo se inventariarán durante la puesta en marcha. Recibe una pegatina con un código QR que ocupa poco espacio. En el perfil del activo se pueden almacenar, según sea necesario, detalles técnicos, manuales de instrucciones, instrucciones de funcionamiento y -además de las próximas citas- documentación sobre las pruebas y el mantenimiento realizados. Los registros de datos se almacenan en una nube que cumple la normativa GDPR, gestionada por el proveedor Timly. Tus empleados pueden acceder a ella con dispositivos móviles con conexión a Internet.

Un sistema de derechos detallado garantiza la protección de datos necesaria para tu software de seguridad laboral. El software de gestión de la seguridad laboral obtiene su especial practicidad de una aplicación optimizada para teléfonos inteligentes y tabletas. Esto permite a cada empleado autorizado comprobar in situ, en talleres y obras, si el equipo de trabajo está en buenas condiciones. El empleado informa inmediatamente de cualquier defecto mediante la aplicación.

Con el software de seguridad laboral, los documentos para la protección de la seguridad y la salud en el trabajo no yacen inútilmente en la oficina o el archivo: se trabaja con ellos.

La mencionada Ley de Salud y Seguridad en el Trabajo exige que las empresas adopten algunas medidas especiales. Por ejemplo, debe prepararse y documentarse una evaluación de riesgos para cada área de trabajo. De acuerdo con ella, deben determinarse las medidas necesarias. Un componente esencial es la instrucción periódica de los trabajadores. Se les debe proporcionar toda la información necesaria para su trabajo.

Además, deben ser conscientes de los riesgos particulares del área de trabajo respectiva. Es importante que se conserve la documentación de la evaluación de riesgos y de las instrucciones. Éste es un requisito que el software de seguridad laboral como Timly tiene en cuenta explícitamente.