Realizar el mantenimiento informático profesionalmente – Para más seguridad y eficacia

La necesidad de mantenimiento informático no suele estar presente en la mente de los responsables de las empresas. Se configuran los PC y se instala el software necesario. Después, el caballo de batalla que hay bajo el escritorio o en la sala de servidores suele abandonarse a su suerte hasta que surgen los problemas. Entonces, sin embargo, suele producirse un ajetreo innecesario, porque las empresas dependen de sistemas informáticos que funcionen. Además, los componentes no actualizados en TI suponen un riesgo para la seguridad.

Con Timly, es posible gestionar exhaustivamente el hardware y el software durante todo su ciclo de vida. A ello contribuyen funciones como los calendarios de mantenimiento y la gestión de la caducidad de licencias. Además, con Timly se dispone permanentemente de información detallada importante sobre los componentes de hardware instalados y las versiones de software instaladas, actualizada y en tiempo real.

Esto ahorra tiempo y dinero y aumenta eficazmente la seguridad informática en las empresas.

El mantenimiento informático consiste esencialmente en comprobar periódicamente el hardware y el software para detectar componentes defectuosos y obsoletos tras la entrega inicial y la puesta en servicio. Por ejemplo, el riesgo de fallo del disco duro aumenta con el tiempo de funcionamiento. Sin embargo, su estado puede determinarse de forma relativamente fiable mediante el llamado valor S.M.A.R.T.

También hay rutinas que detectan errores en la memoria principal. Un mantenimiento regular puede merecer la pena, sobre todo en servidores, estaciones de trabajo u ordenadores en los que se ejecutan programas esenciales. La limpieza de los ventiladores y las comprobaciones de seguridad, como el E-Check según la DGUV, son otras citas que tienen sentido para la vida útil o incluso están prescritas por la normativa.

Gestionar esta información y coordinar los distintos tipos de mantenimiento informático cuesta innecesariamente un valioso tiempo de trabajo a los informáticos sin un software de inventario adecuado, como Timly.

Los sistemas operativos y los programas instalados en los PC hace tiempo que dejaron de ser estáticos. Para todos los componentes de software, hay correcciones periódicas de errores, actualizaciones de seguridad y de software, pero también mejoras funcionales. Con la multitud de aplicaciones diferentes que se ejecutan en la mayoría de los ordenadores de empresa, es difícil llevar la cuenta.

Especialmente cuando se conocen vulnerabilidades de seguridad peligrosas con poca antelación, ahorra un esfuerzo inmenso tener almacenada de forma estructurada la información sobre las versiones de software instaladas. Un sistema de gestión inteligente como Timly también muestra claramente qué programas y licencias se han asignado a un ordenador concreto. Si se requieren medidas preventivas de mantenimiento informático directamente en el dispositivo, ya no es necesaria la tediosa y lenta búsqueda de las mismas.

El software de seguimiento de activos de Timly permite la gestión holística de todos los activos de una empresa. Gracias a las categorías personalizables de forma flexible, esto incluye sobre todo los componentes de hardware y software. La práctica función de contenedor permite asignar el software instalado al hardware físico. Después, un PC con todos los programas que se ejecutan en él puede gestionarse como una sola unidad.

Timly utiliza un almacenamiento en la nube conforme a la GDPR para guardar los datos. Esto significa que sólo se necesita un dispositivo final con conexión a Internet para acceder. La aplicación Timly, optimizada para teléfonos inteligentes y tabletas, proporciona flexibilidad y comodidad adicionales.

Escaneando el código QR adherido mediante una pegatina, cualquier administrador autorizado puede consultar el perfil de un componente y realizar entradas in situ sobre el mantenimiento informático que se ha llevado a cabo. Esto es independiente del acceso a la red de la empresa, lo que aporta ventajas prácticas para los equipos de trabajo utilizados en la oficina doméstica o en el trabajo de proyectos en los clientes.

Hay un calendario independiente para cada activo. En este calendario se pueden almacenar las fechas de mantenimiento e inspección, así como las fechas de caducidad de las licencias. Entonces se envía una notificación automática a los responsables con tiempo suficiente antes de que venza el plazo correspondiente. También es posible implicar a proveedores externos de servicios de mantenimiento.

Un sistema integrado de tickets ayuda a seguir los procesos de reparación. Con el tiempo, se crea un archivo digital sobre cada unidad gestionada, que es al mismo tiempo una fuente de información valiosa y de uso múltiple para todos los empleados.

En entornos Windows homogéneos con Directorio Activo, la gestión del software puede controlarse de forma centralizada con relativa facilidad. Sin embargo, la infraestructura informática de las empresas incluye cada vez más una mezcla bastante heterogénea de distintos dispositivos finales, como NAS, routers, conmutadores activos y smartphones. Gestionarlos de forma holística e independiente del fabricante apenas es posible con las herramientas de los respectivos proveedores.

Queda mucho trabajo manual, cuyos pasos que más tiempo consumen son la coordinación de las opciones de acceso y la localización de los dispositivos. Timly, en cambio, es adecuado para gestionar todos los componentes de hardware y software imaginables. En él se pueden combinar una gran variedad de rutinas y procesos de actualización y mantenimiento informático.

Una solución concebible es externalizar el mantenimiento informático a proveedores de servicios externos. Sin embargo, al hacerlo, los responsables del tratamiento renuncian al acceso exclusivo a su propia red y a los datos almacenados en ella. Si los datos personales son accesibles a terceros en el ámbito de los servicios informáticos, debe celebrarse un acuerdo de tratamiento de datos (APD) de conformidad con el RGPD.

En este acuerdo de nivel de servicio deben especificarse las normas que deben cumplirse para la protección de datos. Sin embargo, es una protección más eficaz no renunciar a la responsabilidad de la propia infraestructura informática. Con un software como Timly, esto no es necesario.

Celebrar un contrato sobre las necesidades de mantenimiento informático con proveedores de servicios externos supone un esfuerzo. Además, la mera celebración de un contrato no evita las infracciones. En casos concretos, es necesario demostrar que se ha producido una infracción. A menudo hay que presentar reclamaciones en largos procedimientos judiciales.

Sobre todo en áreas relevantes para la seguridad, al final suele ser más fácil que las tareas las realice personal interno, donde los controles y la emisión de instrucciones son más sencillos. Un software como Timly apoya esto al permitir que la información actual de cada activo gestionado se almacene directamente en el perfil. Esto permite, por ejemplo, documentar el cumplimiento de las listas de control y las hojas de instrucciones de forma legalmente segura.

Las soluciones de software que tienen una función esencial en una empresa deben ajustarse perfectamente a la finalidad de la aplicación. La facilidad de uso y el manejo intuitivo garantizan la aceptación por parte de los propios empleados de la empresa. Para muchas personas, esto también incluye el lenguaje de la interfaz de usuario.

En Timly, es una cuestión de rutina ofrecer a los clientes productos perfectamente adaptados a sus necesidades. Esto incluye también la traducción sin errores a la lengua materna correspondiente.