Organiza el almacén profesionalmente con un programa de gestión de almacenes

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Un programa de gestión de almacenes es de vital importancia en las empresas. En última instancia, numerosos procesos dependen de que siempre se disponga de los materiales y equipos de trabajo adecuados. Especialmente en épocas de escasez de suministro de numerosos grupos de artículos, la planificación anticipada es de especial importancia.

Si, por ejemplo, faltan materiales necesarios en la producción o no hay consumibles disponibles en el departamento de atención al cliente, en el peor de los casos se incumplirán los plazos. Esto provoca descontento entre los clientes y, en muchos casos, cuesta dinero si el trabajo no puede completarse en el plazo acordado.

Con el programa de gestión de almacenes de Timly, los responsables tienen una visión permanente de todo su stock. Una ventaja particular es el enfoque holístico, que permite gestionar todos los activos de manera uniforme. No importa si están en la estantería del almacén o en el vehículo de servicio al cliente in situ.

El principio de Timly es sencillo. Todas las existencias y materiales de trabajo se registran en un almacenamiento central en la nube. Esto conlleva una serie de ventajas. El acceso es posible desde cualquier lugar, independientemente de la disponibilidad de la red de la empresa. Los expertos de Timly se encargan de la seguridad conforme a la norma GDPR y de la administración de los servidores en la nube.

Para poder trabajar con el almacén de datos, basta con cualquier dispositivo final con conexión a Internet. Puede ser un PC de sobremesa en la oficina, así como una tableta o un smartphone en manos de los empleados de producción y los técnicos de atención al cliente. Las funciones más importantes del software de gestión de almacenes (SGA) incluyen la posibilidad de crear gemelos digitales de los artículos a granel al registrarlos, así como el control automático del nivel. Si éste alcanza el valor especificado, el programa de gestión de almacenes envía notificaciones a las personas responsables y, si se desea, también a proveedores de servicios externos.

El almacenamiento lleva mucho tiempo si todas las entradas y salidas de mercancías tienen que ser documentadas manualmente por un empleado. Además, este procedimiento es inflexible. Si la persona está ocupada en otra cosa, los procesos pueden paralizarse. Sólo existe una visión completa si se recopilan datos de distintas fuentes.

Por eso, el programa de gestión de almacenes de Timly ya merece la pena para las pequeñas y medianas empresas de los sectores más diversos. Incluso en empresas con pocos empleados, se necesita una gran cantidad de materiales de trabajo y consumibles cuyo paradero cambia constantemente. Timly permite asignar activos a personas, pero también a otros objetos, como objetos contenedores. Esto proporciona una visión completa en todo momento de qué material de trabajo está disponible y en qué cantidad.

El consumo in situ en el cliente puede documentarse en tiempo real con dispositivos móviles. De este modo, los pedidos pueden iniciarse rápidamente y no sólo al final de la jornada laboral, lo que normalmente supondría un retraso de al menos otro día hasta que llega la entrega.

Los grupos de productos se marcan con códigos QR en el programa de gestión de almacenes Timly. En el caso de herramientas y máquinas, la pegatina correspondiente puede pegarse directamente en el dispositivo. Por otro lado, en el almacén o en el lugar de trabajo, el código QR puede pegarse en el lugar de almacenamiento designado. Al retirar artículos, los empleados sólo tienen que escanear el código QR con un smartphone o una tableta y pueden documentar así la reducción del stock de datos.

No es necesario hardware adicional para el escáner de código de barras. El historial almacenado también muestra cuándo y dónde se consumieron los artículos. Esto facilita a los responsables la planificación de las necesidades para periodos de tiempo más largos. Además, es posible registrar el paradero de los artículos sin esfuerzo. La experiencia ha demostrado que esto aumenta el uso económico de los recursos.

Muchas empresas ya disponen de soluciones informáticas para diferentes tareas. Con Timly, forma parte del servicio la posibilidad de importar y exportar existencias de otros sistemas. No es necesaria una transferencia manual. O bien se pueden convertir los registros de datos a formatos de intercambio compatibles, o bien los expertos de Timly ayudan proporcionando una solución personalizada para el respectivo sistema ERP.

Esto ya ha permitido a un gran número de clientes satisfechos integrar el programa de gestión de almacenes como sistema de gestión de almacenes.

En muchos lugares, sigue siendo habitual gestionar bases de datos con Excel. Excel sigue siendo la primera opción para crear y mantener listas relativamente estáticas. Sin embargo, Excel apenas sirve como programa de gestión de almacenes. Carece de los requisitos básicos necesarios para un trabajo eficaz.

Por ejemplo, Excel sólo tiene una capacidad multiusuario muy limitada. La gestión de derechos y accesos a diferentes conjuntos de datos sólo puede realizarse con mucho esfuerzo, por ejemplo utilizando lenguajes de script. En particular, la claridad en los dispositivos móviles es un problema. Editar una extensa hoja de cálculo Excel desde un smartphone apenas es posible de forma eficaz y sin errores.

Timly, en cambio, trabaja con una base de datos de la que el usuario sólo recibe los datos que necesita en ese momento. La aplicación de inventario de Timly, que también permite utilizar smartphones y tablets como dispositivos finales completos para el programa de gestión de almacenes, garantiza una mayor comodidad. Esto permite a todos los empleados manejar Timly de forma intuitiva sin necesidad de hardware especial.

Un programa profesional de gestión de almacenes no puede ofrecerse gratuitamente. Las ofertas gratuitas suelen estar sujetas a limitaciones de funcionalidad o tiempo de ejecución. Para una función esencial como la gestión de almacenes, se requiere fiabilidad y coherencia. Si un proyecto freeware se interrumpe inesperadamente, se producen graves problemas en el flujo de trabajo.

Además, no es posible gestionar un almacenamiento en la nube seguro en servidores gratuitos. El GDPR impone requisitos estrictos, especialmente en lo que se refiere a la ubicación del servidor, la documentación y la seguridad.

A diferencia de los proyectos de software gratuito, el software de código abierto es mucho más transparente. El código fuente está disponible para todos los usuarios y puede adaptarse. Sin embargo, un producto de código abierto correspondiente suele requerir una comunidad más amplia para que el esfuerzo de los participantes individuales siga siendo manejable. En consecuencia, los proyectos de código abierto que tienen éxito suelen crearse con fines de aplicación generalizada.

Sólo se pueden encontrar pequeñas soluciones aisladas en el ámbito de la gestión de almacenes. Además, la empresa debe disponer de la experiencia suficiente para poder realizar los cambios necesarios en el programa si fuera necesario. Al final, por tanto, para la mayoría de las empresas la solución más barata y eficaz es confiar en un programa de gestión de almacenes ya establecido, como Timly.