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Unternehmensvorstellung

Hafen & Hof ist ein moderner, vielseitiger Gewerbehof in Berlin mit maritimer Atmosphäre und innovativem Mietermix.

Hier arbeiten 317 Mitarbeitende in 11 Unternehmen – darunter Busbetriebe, Nutzfahrzeugwerkstatt, Citymarina mit Bootshaus, Bootsvermietung, schwimmende Apartments, verschiedene touristische Angebote und eine hochwertige Gastronomie. Der Standort steht für gelebte Vielfalt und ein effizientes Facility Management, das Infrastruktur und Service auf hohem Niveau garantiert.

Die Herausforderung

Mit stetigem Wachstum und hohem Besucheraufkommen standen Facilityteam und Betriebe vor zentralen Herausforderungen:

  • Unterschiedlichste Anlagen, saisonales Equipment, bewegliche und stationäre Assets müssen ganzjährig verwaltet werden.
  • Wissen über Standorte, Wartungen, Ansprechpartner und Bedienungsanleitungen war oft verteilt und nicht zentral verfügbar.
  • Rundmails und Abstimmungsaufwand sorgten für Verzögerungen bei Fragen wie „Wer hat den Schlüssel?“ oder „Wann ist das nächste Serviceintervall?“
  • Manuelle Erfassung und Dokumentation erwiesen sich als fehleranfällig und zeitaufwändig.
  • Das hohe Servicelevel für Mieter und Gäste erforderte eine jederzeit zuverlässige Erreichbarkeit und Transparenz.

Die Lösung

Mit der digitalen Inventarverwaltung von Timly hat Hafen & Hof ein cloudbasiertes, ortsunabhängiges System eingeführt:

  1. Mobile Übersicht aller Assets und Echtzeitzugriff auf sämtliche Informationen per QR-Code-Scan – egal, ob per Smartphone, Tablet oder Desktop.
  2. Strukturierte Dokumentenverwaltung: Prüfberichte, Bedienungsanleitungen und Serviceverträge sind digital hinterlegt und jederzeit griffbereit.
  3. Automatisierte Wartungs- und Defektmeldungen inklusive Fotoanhang ermöglichen eine schnelle und lückenlose Bearbeitung.
  4. Übersichtliche Historie für Zuweisung und Rückgabe von Inventar – nachvollziehbar für alle Beteiligten.
  5. Personalisierte Workflows und klare Verantwortlichkeiten für Defekte, Nachbestellungen oder Prüfungen erleichtern die Zusammenarbeit erheblich.

Die Ergebnisse

Die Einführung von Timly hat die Verwaltung am Standort Hafen & Hof grundlegend vereinfacht und beschleunigt. Die zentrale Verfügbarkeit aller Objektinformationen – vom saisonalen Equipment bis zu technischen Anlagen – sorgt dafür, dass Mitarbeiter unabhängig vom Gerätetyp oder Standort schnell und eigenständig Antworten finden.

Wartungs- und Reparaturanfragen laufen klar strukturiert, wodurch weniger Zeit für Rückfragen und Suchaktionen aufgewendet werden muss und die interne Kommunikation nachweislich entlastet wird.

  • Alle Inventardaten sind mobil abrufbar, sodass jeder Mitarbeitende – ob Hausmeister, Gastronom oder Bootsbetreuer – stets Zugriff auf aktuelle Informationen erhält.
  • Defekte werden per QR-Code-Scan direkt gemeldet und bearbeitet, Wartungsintervalle sind digital dokumentiert.
  • Dokumente wie Wartungsberichte, Prüfprotokolle und Servicekontakte sind jederzeit griffbereit und können direkt im System hinterlegt werden.
  • Historische Nachverfolgbarkeit hilft beim Tracken und Prüfen von Inventarbewegungen und Verantwortlichkeiten.
  • Die automatisierten Erinnerungen für Wartungen, Nachbestellungen und Prüfungen erhöhen die Betriebssicherheit und senken Ausfallzeiten deutlich.

Wichtige Erkenntnisse

Durch die digitale Inventarverwaltung ist am Berliner Gewerbestandort das Wissen nicht mehr nur bei Einzelpersonen, sondern systematisch und standortunabhängig für alle verfügbar. Das Facilityteam arbeitet proaktiv statt reaktiv, da alle relevanten Fristen und To-Dos transparent im System sind. Die Cloudlösung und mobile Anwendung tragen dazu bei, dass sich Prozesse effizient und papierlos gestalten lassen.
  • Die interne Wissensverteilung hat sich nachhaltig verbessert, Einzelanfragen und Rundmails wurden stark reduziert.
  • Workflows für Defekte, Wartungen und Nachbestellungen sind klar definiert und jederzeit nachvollziehbar.
  • Die Software passt sich den individuellen Bedürfnissen verschiedener Unternehmen und Teams an und ermöglicht flexible Workflows vom Bootsverleih bis zur Gastronomie.
  • Die Digitalisierung der Inventarverwaltung sowie des Defekt- und Dokumentenmanagements ist ein klarer Gewinn für Betriebssicherheit und nachhaltiges Wachstum am Standort.​
  • Die cloud-basierte Synchronisation und die mobile Zugänglichkeit von Timly steigern die Akzeptanz im Team und fördern eine moderne, effiziente Arbeitskultur.

Foto: Hafen & Hof