Themen in diesem Beitrag

Unternehmensvorstellung

Das Bezirkspflegeheim Gleisdorf blickt auf eine beeindruckende Geschichte zurück: Bereits seit dem 15. Jahrhundert existiert am Standort Gleisdorf in der Steiermark eine soziale Einrichtung für hilfsbedürftige Menschen. Über die Jahrhunderte hat sich die Einrichtung stetig weiterentwickelt – heute ist das Bezirkspflegeheim Gleisdorf (BPH) eine moderne Pflege- und Betreuungseinrichtung mit tiefen Wurzeln in der Region.

Mit der umfassenden Erweiterung von 8.000 m² auf 14.000 m² wurde 2022 das neue Schillerhaus eröffnet, das unterschiedliche Pflegeformen vereint:

  • Kindertagesstätte
  • Tagespflege
  • Ganztagespflege

Das Haus bietet 200 Bewohnerinnen und Bewohnern ein Zuhause und wird von rund 155 engagierten Mitarbeitenden geführt. Mit einem jährlichen Umsatz von etwa 9 Mio. € ist das Schillerhaus ein bedeutender sozialer Träger in der Region.

Die Herausforderung

Wie viele Einrichtungen im Gesundheitswesen stand das BPH im Zuge seiner Modernisierung vor einer zentralen Frage: Wie lassen sich Informationsmanagement, Inventarübersicht und Wartungsplanung effizient digitalisieren, ohne das Personal zusätzlich zu belasten?

Mit der räumlichen Erweiterung und dem wachsenden Team wurde schnell klar: Das Wissen über Inventar, Geräte oder Wartungstermine war bisher stark personenabhängig. Vieles war handschriftlich notiert oder nur in den Köpfen einzelner Fachkräfte gespeichert.

Diese Situation führte zu mehreren Problemen:

  • Mangelnde Transparenz bei Inventar, Defekten und Wartungsterminen
  • Keine einheitliche Dokumentation der Abläufe
  • Hoher administrativer Aufwand bei Prüfungen und Inventuren
  • Risiko, gesetzliche Auflagen (z. B. zu Hygiene, Brand- und Notfallmanagement) nicht fristgerecht zu erfüllen

Die Geschäftsführung suchte daher eine Lösung, die sowohl benutzerfreundlich als auch ganzheitlich ist. Sie sollte Informationen zentralisieren, Verantwortlichkeiten klar regeln und die wachsende Organisation langfristig digital abbilden.

Der Neubau des Schillerhauses wurde zum idealen Zeitpunkt, einen solchen digitalen Wandel umzusetzen – mit Timly als Partner.

Die Lösung

Seit April 2022 begleitet Timly das Bezirkspflegeheim Gleisdorf bei der Einführung einer umfassenden Inventar- und Wartungsmanagementlösung. Das Ziel: vollständige Digitalisierung von Arbeitsprozessen, Inventaren und Überwachungspflichten.

  1. Systematische Datenerfassung: Jedes Zimmer wurde mit einem QR-Code markiert. Über diesen Code kann eingesehen werden, welche Assets sich im Raum befinden, welche Aufgaben offen sind und welche Arbeiten erfolgt sind.
  2. Gesetzliche Auflagen im Blick: Durch die in Timly dokumentierten Prüf- und Wartungsnachweise lassen sich gesetzlich vorgeschriebene Kontrollen leicht nachvollziehen – besonders in den Bereichen Hygiene, Brandschutz und Notfallmanagement.
  3. Effizientere Wartungs- und Serviceplanung: Mit dem integrierten Wartungsplaner werden notwendige Prüfungen und Services zentral verwaltet. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass Fristen eingehalten und Verantwortlichkeiten klar geregelt bleiben.
  4. Transparente Verantwortlichkeiten: Die digitale Personalakte dokumentiert, welcher Mitarbeitende welche Arbeiten (etwa Zimmerreinigungen oder Materialwäschen) ausgeführt hat. So werden Verantwortlichkeiten, Compliance und Qualitätssicherung transparent.
  5. Proaktive Defektmeldung: Neue Schadensmeldungen können direkt über Timly an das Technik-Team weitergeleitet werden, wodurch Reaktionszeiten verkürzt und Reparaturen besser koordiniert werden.
  6. Digitale Betriebsmittelverwaltung: Verbrauchsmaterialien – von Pflegeutensilien über Hygieneartikel bis zu medizinischem Zubehör – werden zentral erfasst. Das verhindert Fehlbestände oder Überkäufe und verbessert die Budgetplanung.

“Timly hat sich als sehr zuverlässiger und flexibler Partner in allen Bereichen erwiesen. Auf kurzem Wege werden Anliegen und Wünsche behandelt und umgesetzt.“

Dir. Thomas
Weiß
BA MA MEd., Heimleiter
Bezirkspflegeheim Gleisdorf
Dir. Thomas Weiß

Die Ergebnisse

Der digitale Wandel im Schillerhaus ist in vollem Gange – und zeigt bereits klare Vorteile:

  1. Zentralisierte Informationsstruktur: Alle relevanten Daten sind jederzeit abrufbar – unabhängig von Personen oder Abteilungen.
  2. Zeit- und Kostenersparnis: Deutlich weniger Koordinationsaufwand bei Prüfungen, Wartungen und Materialbestellungen.
  3. Rechtssicherheit: Lückenlose Dokumentation unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Pflichten.
  4. Professionalisierte Planung: Datenbasierte Erkenntnisse helfen bei Budgetierung und langfristiger Organisation.

Seit 2023 ist die Timly Software vollständig in allen Bereichen des neuen Schillerhauses implementiert – einschließlich Kindertagesstätte, Tagespflege und Ganztagespflege.

Wichtige Erkenntnisse

  • Zentralisierte, digitale Systeme entlasten das Pflegepersonal und erhöhen die Organisationsqualität.
  • Die Verknüpfung von Wartungs-, Personal- und Inventardaten in einer Plattform schafft Transparenz und Sicherheit.
  • Digitale Betriebsmittelverwaltung spart Kosten und verhindert unnötige Lagerbestände.
  • Timly stärkt die Adaptionsfähigkeit sozialer Einrichtungen, die ihre Prozesse in Zukunft noch intelligenter und nachhaltiger gestalten wollen.
Das Bezirkspflegeheim Gleisdorf zeigt, wie Digitalisierung und soziale Verantwortung Hand in Hand gehen können – zum Wohle aller Generationen, die im Schillerhaus ein neues Zuhause finden.
Foto: Bezirkspflegeheim Gleisdorf