Unternehmensvorstellung

Das Jobcenter Saarbrücken unterstützt seit 2005 Arbeitssuchende und Bürger bei der Integration ins Berufsleben.

Mit rund 600 Mitarbeitenden und tausenden betreuten Personen ist das Jobcenter eine der größten öffentlichen Einrichtungen im Saarland. Der reibungslose Betrieb hängt neben Beratung und Qualifizierung auch von einer effizienten Verwaltung ab: IT-Geräte, Büroausstattung, Verbrauchsgüter – alles muss zuverlässig organisiert sein.

Die Herausforderung

Die Vielzahl an Assets, von Möbeln über Laptops bis hin zu Hygieneartikeln, machte den Umzug in neue Räumlichkeiten zur logistischen Herausforderung.

Manuelles Tracking, fehleranfällige Listen und fehlende Echtzeitübersicht waren nicht mehr zeitgemäß. Besonders bei einer kontinuierlich wachsenden Anzahl von mehr als 7.000 Objekten war eine digitale Lösung unverzichtbar, um die Transparenz, Genauigkeit und Effizienz zu steigern.

Die Lösung

Im Juni 2021 setzte das Jobcenter Saarbrücken auf Timly als cloudbasierte Inventarisierungssoftware.

Die erste große Aufgabe: Die Digitalisierung des gesamten Inventars per CSV-Import, Barcode und Datenpflege. Für jeden der über 200 Räume und Flächen werden heute die zugewiesenen Assets in Timly dokumentiert, so dass der Standort und der Status jedes Gegenstands jederzeit abrufbar sind.

Mitarbeiter erledigen Inventur, Zuweisung und Status-Updates schnell via Smartphone – intuitiv mit dem integrierten Barcode-Scanner, ganz ohne zusätzliche Hardware. Die digitale Objektakte sorgt dafür, dass alle relevanten Daten über jeden Artikel, Fristen und Prüfungen zentral verfügbar sind. Fehlerquellen werden minimiert und die Aktualität bleibt jederzeit gewahrt.

Die Ergebnisse

  • Übersichtliche, cloudbasierte Verwaltung von über 7.000 Assets und Verbrauchsmaterialien
  • Erhebliche Zeitersparnis durch digitale Inventarisierung und automatisierte Prozesse
  • Möglichkeit zur einfachen Standort- und Statusaktualisierung via Barcode-Scanner und Smartphones
  • Automatische Erinnerungen für Wartungen und Fristen
  • Höhere Transparenz, Zuverlässigkeit und Verantwortlichkeit – von der Verwaltung bis zu einzelnen Teams
  • Individuelle Zuordnung von Assets zu Standorten, Personen und Projekten

Die optimierte Verwaltung unterstützt die Kernaufgabe des Jobcenters: schnell und passgenau auf die Bedürfnisse von Arbeitssuchenden und Mitarbeitenden zu reagieren.

Wichtige Erkenntnisse

Digitale Inventarverwaltung ist im öffentlichen Dienst mehr als eine Effizienzsteigerung – sie schafft Sicherheit, Transparenz und Freiraum für die eigentliche soziale Mission.

Timly hilft dem Jobcenter Saarbrücken, Ressourcen optimal zu nutzen, Ausfälle zu minimieren und den Bürgern bessere Dienstleistung zu bieten.

Logo: Jobcenter Saarbrücken