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Was ist eine körperliche Inventur?

Die körperliche Inventur ist die klassische Form der Bestandsaufnahme in Unternehmen. Sie stellt die physische Inventur von Lagerbeständen durch Zählen, Messen und Wiegen dar. Relevant können dafür aber auch andere Artikel sein, etwa Werkzeuge oder Arbeitsmittel aller Art, sofern sie einen nennenswerten Wert besitzen und nicht unter das Anlagevermögen fallen.

Letzteres trifft beispielsweise auf Fahrzeuge und Maschinen zu, die entsprechend der Anlagenkartei bewertet werden müssen. Ziel der körperlichen Bestandsaufnahme ist, die tatsächlich vorhandenen Mengen und Werte der Bestände möglichst genau zu bestimmen und mit den Buchbeständen abzugleichen.

Gesetzliche Pflicht nach HGB (§ 240 Abs. 1 HGB)

Gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) muss jedes Unternehmen, das zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, eine körperliche Inventur am Bilanzstichtag sowie bei Unternehmensgründung und -aufgabe durchführen, um ein vollständiges und prüfbares Inventar zu erstellen.

  • Tipp: Informieren Sie sich in unserem ausführlichen Artikel zu den gesetzlichen Grundlagen der Inventur.

Unterschiede zur Buchinventur und anderen Inventurarten

Die Buchinventur und die körperliche Inventur unterscheiden sich durch die Art der erhobenen Assets. Während bei der körperlichen Inventur materielle Güter wie Waren, Rohstoffe oder Arbeitsmittel physisch erfasst werden, geht es bei der Buchinventur um die Erhebung immaterieller Werte wie Forderungen, Bankguthaben oder Verbindlichkeiten anhand von Belegen.

Für die buchmäßige Inventur sind Beispiele das Erheben von Kontoständen und Wertanlagen. Diese Form der Bestandsaufnahme hat daher häufig Schnittmengen mit der Anlageninventur, bei der es allerdings vorrangig um bewegliche Sachanlagen geht. Eine Variante zur Vereinfachung ist die Stichprobeninventur, die eine Hochrechnung aufgrund mathematisch-statistischer Verfahren zulässt, sowie weniger Aufwand und damit Betriebsausfälle verursacht als die vollständige physische Erfassung.

Wann ist eine körperliche Inventur erforderlich?

Die körperliche Bestandsaufnahme ist grundsätzlich einmal im Jahr notwendig. Je nach gewähltem Inventurverfahren kann der Zeitpunkt allerdings variieren.

Bei der klassischen Stichtagsinventur wird das Inventar jeweils zum Jahresende aktualisiert und bewertet. Dabei muss ein Zeitfenster von bis zu 10 Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag am 31.12. jedes Jahres eingehalten werden. Das Ergebnis fließt in den Jahresabschluss ein.

Die verlegte Inventur sorgt für mehr Flexibilität und erlaubt, die physische Inventur innerhalb von drei Monaten vor und zwei Monaten nach dem Jahresende durchzuführen. Dann muss der Bestand zum Stichtag allerdings zurückgerechnet werden.

Bei der permanenten Inventur ist es sogar zulässig, die körperliche Bestandsaufnahme irgendwann im Jahr zu machen. Allerdings ist dafür das Führen eines Lagerbuches vorgeschrieben. Daraus muss sich jederzeit der aktuelle Bestand ergeben, der auch für die Bilanz herangezogen werden darf.

Ebenso ist die Inventur Pflicht bei Gründung oder Beendigung eines Unternehmens, sowie im Falle größerer Veränderungen, beispielsweise einer Übernahme oder Fusion.

Eine körperliche Inventur ist eine wichtige Inventurart.

Welche Ausnahmen von der körperlichen Inventur gibt es?

Neben der bereits angesprochenen Stichprobeninventur, die etwa angewendet werden kann, wenn die physische Erhebung nicht möglich oder zumutbar ist, gibt es weitere Ausnahmen. Diese finden sich in § 240 HGB. Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens müssen auf dieser Grundlage lediglich alle drei Jahre körperlich aufgenommen werden.

Gleiches gilt für sogenannte Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe. Unterliegen diese nach Menge und Wert nur geringen Schwankungen, darf hier ein Durchschnittswert angesetzt werden. Dies kommt beispielsweise zur Anwendung, wenn ein Rohstoff von geringem Wert regelmäßig aufgefüllt wird. In diesem Fall muss eine Kontrolle ebenfalls nur alle drei Jahre erfolgen.

Ablauf einer körperlichen Inventur

Der Ablauf einer körperlichen Inventur gliedert sich, wie die Bestandsaufnahme generell, in drei Hauptphasen.

1. Vorbereitung

Zunächst geht es um die Erstellung von Inventurlisten für alle Lagerbereiche. Dabei ist es sinnvoll, für eine bessere Übersicht eine Einteilung des Lagers in Zonen vorzunehmen. Danach stehen die Auswahl und Schulung der Inventurteams an. Eine einheitliche Vorgehensweise ist entscheidend für das aussagekräftige Ergebnis. Daher sollten Abläufe möglichst detailliert vorgegeben werden.

Schließlich müssen noch benötigte Hilfsmittel beschafft und bereitgestellt werden. Dazu zählen etwa Listen, Scanner, Waagen sowie Material für Markierungen.

Dabei erfolgt die physische Bestandsaufnahme durch das manuelle Zählen, Messen, Wiegen der Artikel im Lager. Wichtig ist, dass ein systematisches Vorgehen nach einer klaren Struktur beachtet wird. Dazu zählt etwa auch die Richtung der Abarbeitung (zum Beispiel jeweils von links nach rechts und von oben nach unten im Regal).

Bearbeitete Bereiche und Zwischenstände müssen klar gekennzeichnet werden, um Doppelzählungen zu vermeiden. Die erfassten Mengen sind in vorbereitete Listen oder das digitale Erfassungssystem einzutragen.

Nach Abschluss der Arbeiten erfolgt die Überprüfung und ein Plausibilitätscheck der gezählten Werte. Dieser umfasst unter anderem einen Abgleich mit den Beständen in der Buchhaltung, dem sogenannten theoretischen Bestand. Zudem sind Erfassung und Dokumentation von Abweichungen notwendig.

Die Ergebnisse werden mit dem Steuerberater bzw. Verantwortlichen der Buchhaltung besprochen und bewertet. Auch die Hinzuziehung eines Wirtschaftsprüfers ist denkbar.

Eine Nachbereitung mit dem eingesetzten Personal kann sinnvoll sein. Gerade wenn die körperliche Bestandsaufnahme mit hohem Personalaufwand verbunden ist, gibt das Einholen von Feedbacks wertvolle Hinweise auf Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung.

Vorteile und Nachteile der körperlichen Inventur

In manchen Bereichen besteht keine Auswahlmöglichkeit der angewendeten Inventurmethode. Dort wo Gestaltungsspielraum vorhanden ist, kann die Gegenüberstellung von Vor- und Nachteilen eine wertvolle Hilfestellung sein. Wir haben wesentliche Punkte für Sie zusammengetragen.

  • Hohe Genauigkeit bei der Erfassung physisch vorhandener Bestände
  • Rechtssicherheit durch die gesetzliche Anerkennung der Methode
  • Möglichkeit, beschädigte oder nicht mehr vorhandene Güter direkt auszusondern
  • Hoher Zeit- und Personalaufwand, besonders bei großen Lagern
  • Störung von Arbeitsabläufen während der Inventur möglich, da viele Ressourcen gebunden werden
  • Fehler durch menschliche Faktoren (z. B. falsches Zählen) sind nicht auszuschließen, wenn große Bestände manuell abzuarbeiten sind und zudem in vielen Fällen auf Aushilfskräfte zurückgegriffen werden muss

Körperliche Inventur im Rahmen der Stichtagsinventur vs. Permanente Inventur – ein Vergleich

Eine Alternative kann die permanente Inventur sein, bei der zwar auch eine physische Aufnahme erfolgen muss. Diese wird aber durch das vorhandene Personal in weniger arbeitsreichen Zeiten oder in Kombination mit Tätigkeiten wie der Inspektion ausgeführt.

Merkmal Körperliche Inventur Permanente Inventur
Durchführung Einmal jährlich, oft am Bilanzstichtag Laufende Erfassung im System
Aufwand Hoch: viel Personal, Betriebsunterbrechung Geringer: verteilt, keine Betriebsunterbrechung
Gesetzliche Zulässigkeit Für alle bilanzierenden Unternehmen verbindlich Erlaubt u. a. bei lückenloser EDV-Führung
Genauigkeit Hoch, da alle Bestände physisch überprüft werden Hoch, bei sorgfältiger Buchführung
Technischer Bedarf Gering, häufig auch manuell möglich Hoch, setzt ERP/Lagerverwaltung voraus
Kontrollintervall Stichtagsbezogen Ganzjährig, jederzeit aktueller Bestand

Fazit zum Vergleich:

Die körperliche Inventur ist für kleine Unternehmen mit geringem Lagerbestand und wenig digitalen Prozessen oft ausreichend. Insbesondere, wenn eine konzentrierte Abarbeitung in relativ kurzer Zeit möglich ist, kann die Pflichtaufgabe so zügig abgehakt werden.

Permanente Inventuren bieten Vorteile bei großen Beständen, die zudem auf verschiedene Bereiche oder Arbeitsorte verteilt sind. Das Führen eines Lagerbuches ist ohne moderne Software praktisch kaum noch umsetzbar. Es besteht allerdings die Möglichkeit, diese Funktion in die ganzheitliche Inventarverwaltung des Unternehmens einzubinden, was weitere Vorteile mit sich bringt.

Ein Lagermitarbeiter führt eine körperliche Inventur durch

Beispiele aus der Praxis

Zur Veranschaulichung dienen für die körperliche Inventur Beispiele aus der Praxis.

Praxisbeispiel Baubranche:

Ein Großhandelsunternehmen aus der Baubranche führt zum Jahresende eine körperliche Inventur durch. Dies bietet sich an, da das Baugeschäft dann häufig nahezu ruht. Bereits Wochen vor dem Stichtag werden die Lagerzonen eingeteilt und die Teams gebrieft.

Am Haupttag erfolgt die vollständige Schließung des Lagers. Mitarbeiter gehen unter Leitung eines Inventurleiters die Regale, Zonen und Stapelplätze für die physische Inventur systematisch ab, dokumentieren Mengen und Abweichungen. Währenddessen ruht der Warenverkehr vollständig. Die erfassten Bestände müssen im Anschluss weiterverarbeitet werden.

Typische Herausforderungen:

  • Nicht korrekt gekennzeichnete oder falsch gelagerte Waren erschweren die Zählung
  • Zeitdruck kann zu Stress und damit zu Fehlern führen
  • Manuelle Erfassung großer Mengen ist stupide und führt zur nachlassenden Konzentration

Praxisbeispiel Handwerksunternehmen:

Das Handwerksunternehmen hat Arbeitsmittel und Ersatzteile am Lager. Zusätzlich befinden sich viele Geräte und Verbrauchsmaterial in Kundendienstfahrzeugen sowie auf Baustellen. Für die Inventur werden die Fahrzeuge zum Betriebssitz beordert. Inventurteams kümmern sich separat um die Verwaltung, das Lager und die Kundendienstfahrzeuge.

Materialien, die an Baustellen verbleiben müssen, werden durch Teams vor Ort aufgenommen.

Typische Herausforderungen:

  • Uneinheitliche Lagerung in den Fahrzeugen führt zu Missverständnissen
  • Extern gelagerte Materialien können nur mit hohem Aufwand erfasst werden
  • Es gibt selten Phasen, in denen gleichzeitig alle Fahrzeuge verfügbar sind

Software-gestützte Inventur mit Timly & Co.

Digitale Lösungen wie Timly ermöglichen eine Software-gestützte Inventur und vereinfachen die körperliche Bestandsaufnahme erheblich. Das gesamte Inventar wird innerhalb der Softwarelösung verwaltet. Dabei sind Assets bereits Standorten, Arbeitsbereichen und Verantwortlichen zugeordnet. Dadurch entfällt das Erstellen der Listen und die Festlegung von Verantwortlichkeiten.

Jeder Inventargegenstand oder der Lagerort von Massenartikeln wird mit einem QR-Code gekennzeichnet. So kann das Profil jedes Gegenstands jederzeit mit der Timly-App aufgerufen werden. Aufgrund des cloudbasierten Designs ist dies von jedem Arbeitsort aus möglich. Ein spezieller Inventurmodus sorgt dafür, dass jeder Artikel nur noch einmalig eingescannt werden muss, um ihn rechtssicher zu erfassen.

Das bringt Lösungen für zahlreiche Herausforderungen:

  • Mobile Datenerfassung via Tablet oder Smartphone ist überall möglich, direkt am Regal im Lager, aber auch auf der Baustelle vor Ort
  • QR-Codes oder Barcodes statt Papierlisten: Einfaches Einscannen reicht aus und die Erfassung landet direkt im System – Nacharbeiten und Übertragungen entfallen, Fehlerpotenzial wird verringert
  • Dokumentation: Inventurergebnisse werden revisionssicher und zentral gespeichert – inklusive der Namen durchführender Mitarbeiter
  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit verbessern die Kontrolle und minimieren die Erforderlichkeit der Nachbearbeitung
  • Integrierte Schnittstellen bieten die Möglichkeit, Ergebnisse mit Buchhaltungssoftware zu synchronisieren

Mit einem innovativen Tool wie Timly können selbst große und heterogene Lager effektiv verwaltet und auch kurzfristig inventarisiert werden. Digitale Hilfsmittel sorgen für Effizienz und erleichtern die permanente Bestandsverwaltung.

Fazit: körperliche Inventur bietet hohe Sicherheit

Die körperliche Inventur bleibt trotz möglicher Alternativen für viele Unternehmen mit Sachbeständen und Lagerhaltung eine notwendige Maßnahme und ist entscheidend für die Korrektheit der Bilanz. Sie bietet hohe Sicherheit, ist aber personal- und zeitintensiv. Kleine Unternehmen profitieren unter Umständen von der Einfachheit der manuellen Ausführung.

Die Zukunft liegt jedoch eher in der Umstellung auf Software-gestützte Inventurverfahren, oftmals in Kombination mit einer digitalen Inventarverwaltung und der permanenten Inventur. Durch die Automatisierung vieler Abläufe werden die Effizienz und Transparenz erhöht und gleichzeitig die Kosten gesenkt.

Für Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen sind digitale Lösungen wie Timly sinnvoll und lohnend. Buchen Sie jetzt Ihre persönliche Demo.

Häufig gestellte Fragen zur körperlichen Inventur

Die Bestände sind bereits vollständig erfasst. Zudem lassen sich in Timly auch immaterielle Vermögenswerte, etwa Lizenzen, verwalten und beispielsweise einem physischen Server zuordnen. Per integriertem Filter ist es so möglich, sich alle Assets eines bestimmten Arbeitsbereichs anzeigen zu lassen. Das Erstellen von Listen entfällt.

In Timly können Assets und auch sogenannte Container frei definiert werden. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Lagerplätze kennzeichnen und deren Inhalt als Massenartikel verwalten. Dadurch kann die Entnahme oder das Auffüllen von Artikeln durch das einfache Einscannen in der App dokumentiert werden.

Das Lagerbuch muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entsprechen. Dazu zählen Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Richtigkeit. Inventarsoftware wie Timly dokumentiert Bestände und Änderungen dauerhaft. Die Nutzer- und Berechtigungsverwaltung sorgt beispielsweise dafür, dass alle Transaktionen nachvollziehbar und sicher sind. Durch diese und weitere Funktionen erfüllt die Inventarsoftware die Anforderungen an ein Lagerbuch problemlos.