Professionell Wartungen planen mit Inventarsoftware von Timly

Wartung Maschine: Definition und wichtige Begriffe

Wenn Mitarbeiter Wartungen planen, müssen sie unterschiedliche Anforderungen im Auge behalten. Die Wartung ist nach DIN 31051 ein Teilgebiet der Instandhaltung. Dabei geht es darum, die Abnutzung an Maschinen und Anlagen zu verringern. Dies etwa, indem Betriebs- und Schmierstoffe rechtzeitig erneuert sowie Verschleißteile gewechselt werden, bevor Schäden an der gesamten Anlage entstehen können.

In der Praxis werden Inspektionen häufig mit Wartungen kombiniert. Diese beinhalten definitionsgemäß nur die reine Inaugenscheinnahme und das Feststellen des aktuellen Zustands eines Arbeitsmittels. Beide Maßnahmen bezeichnet man als präventive Instandhaltung. Aber auch zur Instandsetzung, die den Prozess der Reparatur von defekten Elementen beschreibt, bestehen Schnittmengen.

Die softwarebasierte Planung mit Timly sorgt dafür, dass anstehende Aufgaben ohne viel Aufwand miteinander kombinierbar sind. Verantwortliche und Mitarbeiter vor Ort sehen mit Timly auf einen Blick, wann die nächsten Termine anstehen. Unterstützt werden sie dabei durch die smarte Erinnerungsfunktion der Software, die zeitgerecht Meldungen an hinterlegte Ansprechpartner und externe Dienstleister sendet.

Wartungen planen leicht gemacht: Papierlose Arbeitsabläufe mit Timly

Wartungen planen und dokumentieren geht mit Timlys Wartungsplaner komplett papierlos. In der Software lassen sich sämtliche Assets eines Unternehmens erfassen. Dabei kann es sich um wartungsfreie Inventargegenstände wie Möbel handeln, aber auch um komplexe technische Anlagen, die aus mehreren Komponenten bestehen. Für jeden Gegenstandstyp können passende Kategorien erstellt werden.

Neben den benötigten Basisinformationen lassen sich alle gewünschten Inhalte in der digitalen Akte eines Arbeitsmittels abgelegen. Dabei kann es sich um spezielle Wartungsanleitungen handeln, aber auch um Bilddateien, die den aktuellen Zustand von Maschinen und Anlagen dokumentieren. Entsprechend ist es möglich, individuelle Vorlagen für die Wartung mit einem Arbeitsmittel zu verknüpfen.

Damit ein Zugriff von jedem Arbeitsort aus möglich ist, steht Timly als cloudbasierter Service zur Verfügung. Die Anwendung läuft als Dienst auf einem Cloud-Server, der von Timly bereitgestellt und von Experten sicher administriert wird. Anwender benötigen lediglich ein internetfähiges Endgerät, um mit der Inventarsoftware arbeiten und Wartungen planen zu können. Ob der Arbeitsort eine Produktionshalle, eine Baustelle oder das Homeoffice ist, spielt keine Rolle mehr.

Wartungsplan: Vorlage in der App

Es ist üblich, dass Mitarbeiter in der Verwaltung Wartungen planen. Dort stehen erforderliche EDV-Geräte ohnehin zur Verfügung. Damit auch vor Ort einfach und intuitiv mit dem Datenbestand von Timly gearbeitet werden kann, gibt es die Timly-Inventar App. Diese ist für Smartphones und Tablets optimiert. Dadurch kann jeder Mitarbeiter auf der Baustelle oder in der Produktionshalle wichtige Daten seines Arbeitsmittels einsehen, ergänzen und aktualisieren. Defekte lassen sich direkt über die App melden und bei Bedarf fotografisch dokumentieren.

Damit der Aufruf eines Geräteprofils möglichst einfach ist, stehen QR-Codes zur Verfügung. Diese können als Aufkleber an Arbeitsmitteln befestigt werden. Mit dem Barcode-Scanner in der App haben berechtigte Mitarbeiter die Möglichkeit, das Profil eines Assets ohne zeitaufwändige Eingaben aufzurufen.

Dynamisch Wartungen planen: PDF digital ausfüllen

Damit zuständige Mitarbeiter Wartungen planen können, ist nicht nur der Terminkalender wichtig. Sie benötigen möglichst genaue Informationen über den aktuellen Zustand des Arbeitsmittels und die zuletzt vorgenommenen Maßnahmen. Dadurch kann der Umfang der durchzuführenden Arbeiten besser bestimmt werden. Ersatzteile lassen sich schon im Vorfeld beschaffen. In der Praxis entstehen die geringsten Reibungsverluste, wenn Wartungsarbeiten direkt vor Ort dokumentiert werden.

Mit Timly ist es möglich, PDF-Formulare auf einem Endgerät wie einem Smartphone oder Tablet am Arbeitsplatz auszufüllen und nach Abschluss im Profil des Assets zu speichern. Meldungen und manuelles Übertragen von Informationen entfallen. Die Nutzung von digitalen Endgeräten bietet zudem den Vorteil, dass trotz möglicher Einwirkung von Schmutz oder Witterungseinflüssen eine gute Datenqualität erreicht werden kann.

Wartungsplaner: Software kostenlos nutzen meist nicht sinnvoll

Um zuverlässig softwarebasiert Wartungen planen zu können, sind einige Voraussetzungen erforderlich. Insbesondere müssen Arbeitsmittel und anstehende Termine bei Einführung der Softwarelösung vollständig eingepflegt werden. Dieser Prozess zahlt sich später aus – aber nur dann, wenn eine langfristige Nutzung erfolgt. Hier auf kostenlose Anbieter zu setzen, ist für Unternehmen wenig sinnvoll.

Bei Freeware und Open-Source-Produkten besteht gegenüber den Entwicklern kein Anspruch auf eine Weiterentwicklung des Programms. Auch zu Fehlerbehebungen und Supportleistungen gibt es bei kostenloser Überlassung keine Verpflichtung. Daher ist es empfehlenswert, auf einen etablierten Anbieter wie Timly zu vertrauen. Die Inventarsoftware von Timly wird permanent optimiert. Ein zuverlässiger Support hilft bei Fragen und Problemen. Zahlreiche zufriedene Kunden aus Industrie und Handwerk sind die beste Referenz dafür.

Wartungsplan: Excel mit Nachteilen gegenüber spezialisierter Software

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel ist seit Jahren in vielen Unternehmen ein Universalwerkzeug, wenn es darum geht, Daten zu erfassen und zu verarbeiten. Für viele Anwendungsfälle stehen Vorlagen zur Verfügung. Dennoch kann Excel verständlicherweise nicht mit einer spezialisierten Wartungssoftware mithalten, die genau für diesen Anwendungszweck entworfen wurde. So ist das Bearbeiten von Excel-Tabellen auf mobilen Endgeräten kaum möglich.

Bei der Mehrbenutzerfähigkeit treten in der Praxis immer wieder Probleme auf. Letztlich sind dann ergänzende Lösungen zur Übermittlung und Ablage von Daten nötig. Mit einer Software wie Timly können Mitarbeiter Wartungen planen sowie dokumentieren und werden dabei von vielen integrierten Funktionen unterstützt. Mit der Timly-App steht ein essenzielles Hilfsmittel zur Verfügung. Wartungen planen und durchführen wird mit Timly intuitiv in die normalen Arbeitsabläufe integriert.