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Unternehmensvorstellung

FlexOffice ist ein Schweizer Unternehmen, das seit 2018 flexible Arbeitsplatzlösungen anbietet.
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Mit 11 Standorten in 4 Städten und rund 23.700 m² Fläche schafft FlexOffice moderne, produktive Arbeitsumgebungen für Unternehmen jeder Größe. Die Angebote reichen vom einzelnen Schreibtisch bis zum kompletten Raum – immer mit Fokus auf Design, Service und Lage. FlexOffice steht für eine neue Ära des Arbeitens und setzt auf nachhaltige, skalierbare Prozesse.

Die Herausforderung

Mit dem starken Wachstum und der Ausweitung der Standorte stieß FlexOffice bei der Verwaltung seines Inventars schnell an Grenzen.

Die zentrale Herausforderung bestand darin, Möbel und Geräte über alle Standorte hinweg effizient zu managen.

Dabei ergaben sich folgende Probleme:

  • Eingeschränkte Übersicht durch fragmentierte Excel-Listen
  • Fehlende Transparenz über Standorte, Zustand und Nutzung von Objekten
  • Zeitintensive Prozesse bei Umzügen oder Neuanschaffungen
  • Bedarf an einer skalierbaren Lösung, die mit dem Unternehmen mitwächst

Die Lösung

Nach einer Testphase entschied sich FlexOffice für Timly – eine smarte, cloudbasierte Software zur digitalen Inventarverwaltung.

Mit Timly konnte das Unternehmen seine Prozesse nachhaltig digitalisieren und vereinfachen:

  1. Jedes Möbelstück erhält einen individuellen Timly-QR-Code
  2. Erfassung und Verwaltung aller Objekte erfolgen zentral, mobil und in Echtzeit
  3. Digitale Dokumentation von Preisen, Maßen, Zuständen und Kommentaren
  4. Einfache Zuweisung von Objekten an Standorte, Räume oder Kunden
  5. Nutzung der mobilen Timly-App für ortsunabhängigen Zugriff

So wurde eine transparente, vernetzte Lösung geschaffen, die den Alltag bei FlexOffice spürbar erleichtert.

Die Ergebnisse

Durch den Einsatz von Timly profitiert FlexOffice gleich mehrfach.
  • Mehr Effizienz: Inventar ist jederzeit auffindbar und aktuell erfasst.
  • Zeitersparnis: Manuelle Nachverfolgung und Abstimmungen entfallen.
  • Kostentransparenz: Alle Werte sind auf Knopfdruck verfügbar – hilfreich für Buchhaltung und Planung.
  • Nachhaltigkeit: Objekte werden länger und gezielter genutzt.
  • Zukunftssicherheit: Das System wächst flexibel mit den Anforderungen des Unternehmens.

Wichtige Erkenntnisse

  • Digitale Inventarverwaltung ist der Schlüssel zu effizienten Abläufen in wachsenden Unternehmen.
  • Eine mobile Lösung ist unverzichtbar, um auch bei häufigem Ortswechsel den Überblick zu behalten.
  • Die Einführung von Timly ermöglicht eine nahtlose Verbindung zwischen logistischen Abläufen und unternehmerischem Wachstum.
  • Mitarbeiter profitieren direkt von klaren, nutzerfreundlichen Prozessen – das steigert Akzeptanz und Motivation.
FlexOffice zeigt, dass Flexibilität nicht nur im Raumkonzept steckt, sondern auch in den digitalen Prozessen dahinter. Mit Timly wird modernes Arbeiten zum gelebten Alltag.
Bild: FlexOffice