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Die Inventur ist ein zentraler Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens und gesetzlich vorgeschrieben für jedes Unternehmen, das zur Buchführung verpflichtet ist. Sie dient dazu, alle Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens vollständig und korrekt zu erfassen – die sogenannte Bestandsaufnahme.

Dabei kann die Durchführung manuell oder digital erfolgen. Immer mehr Unternehmen setzen heute auf automatisierte Inventurverfahren, um Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und Daten effizienter zu verwalten.

Was ist eine Inventur?

Als Inventur bezeichnet man die methodische Erfassung und Bewertung aller Bestände eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Ziel ist es, Übereinstimmung zwischen Soll-Beständen (Buchhaltung) und Ist-Beständen (physische Werte) sicherzustellen.

Die Definition der Inventur ergibt sich aus § 240 Handelsgesetzbuch (HGB): Jedes Unternehmen ist verpflichtet, zu Beginn seiner Geschäftstätigkeit sowie zum Ende eines jeden Geschäftsjahres seine Vermögenswerte und Schulden zu erfassen. Diese systematische Ermittlung nennt man Inventur, die Ergebnisse werden im Inventar dokumentiert.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen den Begriffen: 

  • Inventur: Tatsächliche Bestandsaufnahme und Bewertung von Vermögen und Schulden
  • Inventar: Das detaillierte Verzeichnis der Inventurergebnisse
  • Bilanz: Eine verdichtete, wertmäßige Zusammenfassung der Bestände im Jahresabschluss

Zweck einer jeden Inventur ist, Transparenz über die Vermögenslage zu schaffen, Differenzen aufzudecken und korrekte Buchwerte für den Jahresabschluss zu gewährleisten.

Warum ist eine Inventur gesetzlich vorgeschrieben?

Inventur im Lager mit Timly

Gemäß § 240 HGB und § 140 AO (Abgabenordnung) ist die Durchführung einer Inventur Pflicht. Sie bildet die Basis für die korrekte Bilanzierung und dient darüber hinaus als Nachweis gegenüber Behörden, Banken und Gesellschaftern. Das interne Controlling wird zudem unterstützt, indem Bestandsabweichungen erkannt, Schwund oder Überbestände reduziert und betriebliche Abläufe optimiert werden können.

Unternehmen, die keine regelmäßige Inventur durchführen, riskieren steuerrechtliche Konsequenzen oder fehlerhafte Jahresabschlüsse. Daher ist eine ordnungsgemäße Durchführung – ob manuell oder digital – unerlässlich.

Wann muss eine Inventur durchgeführt werden?

Es sind mehrere Anlässe vorgesehen, an denen eine Bestandsaufnahme zu erfolgen hat: 

  • Gründungsinventur: Die erste Bestandsfeststellung erfolgt bei Aufnahme der Geschäftstätigkeit.
  • Jahresinventur: Wiederkehrend; meist zum Ende jedes Geschäftsjahres erfolgt die Aktualisierung
  • Anlassinventur: Ergänzend kann die Bestandsaufnahme bei besonderen Ereignissen (z. B. Fusion, Umzug, Schadensfall) erforderlich werden. 

Die Hauptinventur erfolgt üblicherweise zum Bilanzstichtag, oftmals am 31. Dezember. Unternehmen mit hohem Lagerbestand nutzen jedoch häufig zeitlich verlegte Inventuren oder permanente Verfahren, um den Aufwand zu minimieren.

Arten der Inventur – Überblick und Unterschiede

Es gibt verschiedene Inventurarten, die sich in Umfang, Zeitpunkt und Art der Durchführung unterscheiden.

Stichtagsinventur

Die Stichtagsinventur ist die klassische Form. Sie findet am Bilanzstichtag oder zeitnah statt, also zum 31.12. des Jahres oder maximal 10 Tage davor oder danach. Dabei werden alle Bestände physisch gezählt, gemessen oder gewogen.

  • Hohe Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit
  • Konzentrierte Durchführung möglich
  • Einfache Weiterverarbeitung der Ergebnisse für die Bilanz gegeben
  • Hoher Personal- und Zeitaufwand erforderlich
  • Betriebsunterbrechung meist notwendig
  • Personal rund um die Feiertage oft schlecht verfügbar

Zeitlich verlegte Inventur

Bei der verlegten Inventur kann die Bestandsaufnahme bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag erfolgen (§ 241 HGB). Voraussetzung ist jedoch eine wertmäßige Fortschreibung oder Rückrechnung der aktuellen Bestände auf den Bilanzstichtag. Diese Variante bietet Unternehmen mehr Flexibilität und ist logistisch oft günstiger.

  • Zeitliche Flexibilität
  • Zeitpunkt mit geringeren Beständen (z. B. nach dem Weihnachtsgeschäft) kann gewählt werden
  • Personal ist besser verfügbar
  • Rückrechnung auf den Bilanzstichtag erfordert Aufwand
  • Bestände müssen in der Zwischenzeit lückenlos getrackt werden
  • Höhere Gefahr von Rechen- oder Buchungsfehlern

Permanente Inventur

Bei der permanenten Inventur wird der Bestand fortlaufend erfasst. Das Unternehmen dokumentiert Zu- und Abgänge kontinuierlich im Warenwirtschaftssystem. Eine körperliche Bestandsaufnahme kann irgendwann im Jahr erfolgen. So ist der Inventuraufwand über das Jahr verteilt.

  • Kein Betriebsstillstand notwendig
  • Bestandsaufnahme kann in auftragsschwachen Zeiträumen durchgeführt werden
  • Zählung und Inaugenscheinnahme können mit anderen Arbeiten kombiniert werden, etwa der Wartungsarbeit
  • Echtzeitinformationen über Bestände liegen ganzjährig vor
  • Hoher Organisationsaufwand für das Führen des Lagerbuches
  • Überwachung des Fortschritts ist aufwändiger
  • Infrastruktur für das Ein- und Ausbuchen von Waren ist erforderlich

Stichprobeninventur

Bei großen Warenbeständen kann eine Stichprobeninventur eingesetzt werden. Hier wird nur ein repräsentativer Teil der Güter überprüft, der mithilfe mathematisch-statistischer Verfahren auf den Gesamtbestand hochzurechnen ist. Diese Form ist gesetzlich zulässig, wenn die Bestandsführung verlässlich und prüfbar bleibt (§ 241 Abs. 1 HGB). Sie reduziert den Aufwand erheblich und ermöglicht effiziente Prüfungen. Diese Form kann mit allen Inventurarten kombiniert werden.

  • Kein Betriebsstillstand notwendig
  • Bestandsaufnahme kann in auftragsschwachen Zeiträumen durchgeführt werden
  • Zählung und Inaugenscheinnahme können mit anderen Arbeiten kombiniert werden, etwa der Wartungsarbeit
  • Echtzeitinformationen über Bestände liegen ganzjährig vor
  • Hoher Organisationsaufwand für das Führen des Lagerbuches
  • Überwachung des Fortschritts ist aufwändiger
  • Infrastruktur für das Ein- und Ausbuchen von Waren ist erforderlich

Hier noch einmal eine Übersicht der Inventurarten mit Vor- und Nachteilen in Kürze: 

Inventurart Merkmal Vorteil Nachteil
Stichtagsinventur Zählung zum Bilanzstichtag Sehr genau Zeitaufwändig
Zeitlich verlegt Flexibler Zeitraum Logistisch einfacher Rückrechnung nötig
Permanente Inventur Laufend gepflegte Buchung Keine Betriebsunterbrechung IT-abhängig
Stichprobeninventur Statistische Schätzung Schnelle Durchführung Genauigkeit begrenzt

Verschiedene Inventurverfahren im Detail

Die verschiedenen Inventurverfahren legen fest, wie die Erfassung der Bestände konkret durchgeführt wird – also körperlich, buchmäßig oder softwaregestützt.

Körperliche Inventur 

Hier werden Vermögensgegenstände physisch gezählt, gemessen oder gewogen. Sie eignet sich besonders für Lagerbestände, Maschinen oder Werkzeuge. Hilfsmittel wie Zähllisten, Barcodescanner oder Smartphones erleichtern die Arbeit. Eine klar strukturierte Vorgehensweise bei der Warenbestandsaufnahme ist essenziell. Zudem muss ausreichend Personal vorgesehen werden, da das Zählen großer Bestände ermüdend für Mitarbeiter ist. 

Buchmäßige Inventur 

Für immaterielle Werte – wie Forderungen, Bankguthaben oder Verbindlichkeiten – wird auf Belege und Buchungsunterlagen zurückgegriffen. Diese Methode nennt man buchmäßige Inventur. Sie basiert ausschließlich auf dokumentarischer Prüfung von Anlagen und Buchwerten. Aufgrund des benötigten Fachwissens kommen für die Durchführung beispielsweise speziell geschulte Buchprüfer zum Einsatz.  

Softwaregestützte Inventur 

In modernen Betrieben wird die Bestandsaufnahme zunehmend digital durchgeführt. Mithilfe von Inventursoftware oder cloudbasierten Plattformen wie Timly können Bestände in Echtzeit erfasst, aktualisiert und zentral gespeichert werden. Für die Bestandsaufnahme werden Assets im Inventurmodus per Barcodescanner und QR-Code erfasst. 

Die ganzheitliche Methode kombiniert beide Ansätze. Inventar, Arbeitsmittel und Lagerbestände werden in einem System erfasst und verwaltet. Auch Anlagen und Verträge lassen sich so einbinden. Körperliche und buchmäßige Werte befinden sich in einem digitalen System, wodurch Fehler minimiert und Ressourcen gespart werden. 

Inventur Ablauf und Vorbereitung

Zwei Personen bei der Inventur

Eine gut geplante Inventurvorbereitung ist entscheidend für ein reibungsloses Ergebnis. Die folgenden Schritte bilden den typischen Ablauf einer Inventur: 

Schritt 1: Zeitplanung und Organisation

Der Inventurstichtag sowie die beteiligten Abteilungen werden frühzeitig festgelegt. Zuständigkeiten müssen klar definiert sein. Die Verfügbarkeit von Personal und von benötigten Arbeitsmitteln sollte rechtzeitig geprüft werden.

Schritt 2: Inventurvorbereitung 

Die Vorbereitung gliedert sich in mehrere Arbeitsschritte: 

  • Lagerflächen aufräumen, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Kennzeichnungen und Etiketten von Artikelgruppen prüfen, Bereiche sichtbar einteilen
  • Zähllisten und mobile Geräte vorbereiten
  • Mitarbeiter schulen und Aufgabenbereiche verteilen, ggf. Checklisten (für die spätere Inventurliste) ausgeben 

Schritt 3: Durchführung der Bestandsaufnahme 

Auch die Durchführung beinhaltet unterschiedliche Aufgaben: 

  • Körperliches Zählen, Messen oder Wiegen der Güter
  • Erfassung in Zähllisten
  • Nutzung von Inventur-Apps oder Barcodescannern zur Erhöhung der Effizienz

Schritt 4: Bewertung und Dokumentation 

Der Dokumentation kommt eine besondere Bedeutung zu: 

  • Bewertung der Bestände zu aktuellen Einkaufspreisen
  • Erstellung einer Inventurliste zur Dokumentation aller Werte
  • Stichprobenartige Kontrollen der Zählergebnisse sollten vorgesehen werden 

Schritt 5: Abgleich mit Buchbeständen 

Kontrollen und Korrekturen sind ebenfalls essenziell. Dazu zählt:  

Abweichungen prüfen und Ursachen ermitteln
Korrekturen im Warenwirtschaftssystem durchführen 

Checkliste für eine erfolgreiche Inventur

Hier noch einmal unsere Checkliste für die Durchführung einer erfolgreichen körperlichen Bestandsaufnahme:
  • Frühzeitige Terminplanung vornehmen
  • Verantwortlichkeiten eindeutig definieren
  • Lager sauber und strukturiert vorbereiten
  • Hilfsmittel (Scanner, Listen, Software) bereithalten
  • Kontrolle und Nachprüfung organisieren

Probleme und Herausforderungen manueller Inventuren

Manuelle Verfahren, wie sie noch in vielen Betrieben praktiziert werden, sind fehleranfällig und aufwändig. Zu den häufigsten Problemen zählen Doppelzählungen oder Fehlbewertungen. Gerade Zählungen in großen und unübersichtlichen Bereichen sind anspruchsvoll. Die Tätigkeit erfordert einerseits Konzentration, ist andererseits aber eintönig und ermüdend. 

Daraus resultieren zudem oft unleserliche Zähllisten oder fehlende Belege. Jegliche Nacharbeiten sind hingegen ineffizient. Ebenso führen die manuelle Datenübertragung und Zusammenfassung zu Fehlern und Zeitverlust. Auch fehlerhafte Buchungskorrekturen sind ein schwer nachvollziehbares Problem. Hier ist also größte Sorgfalt geboten. 

Der hohe Personalbedarf für manuelle Zählungen stellt eine Herausforderung dar. Mitarbeiter müssen in ausreichender Zahl zur Verfügung stehen und zuverlässig bei der Ausführung sein. Gerade für Bewertungen des Zustands von Arbeitsmitteln sind auch Fachkenntnisse notwendig. Wichtig ist es, Fachkräfte nicht mit komplizierten Prozeduren zusätzlich zu binden. 

Vor allem in größeren Unternehmen führt das händische Vorgehen zu ineffizienten Prozessen und erschwert die Nachvollziehbarkeit der Inventurergebnisse.

Digitale Inventur – Bestandsaufnahme einfach gemacht

Die digitale Inventur vereinfacht den Prozess der Bestandsaufnahme erheblich. Durch den Einsatz moderner Technologien wie der von Timly wird der gesamte Ablauf transparenter, schneller und fehlerfreier.

Digitale Inventurprozesse bieten eine ganze Reihe an Vorteilen und sorgen für effizientes Vorgehen. Die automatisierte Datenerfassung per QR- oder Barcodes ermöglichen sekundenschnelles Einscannen. Zählungen müssen nicht im Kopf erfolgen und später übertragen werden. Durch das automatisierte Tracking von Assets liegen permanent Echtzeitdaten der Bestände vor. Änderungen werden umgehend im zentralen Datenbestand synchronisiert.

Durch den Einsatz von mobilen Endgeräten ist Flexibilität sichergestellt. Tablets und Smartphones sind in der Regel ohnehin vorhanden, die Bedienung ist den Mitarbeitern vertraut. Auch bei schlechten Licht- und Sichtverhältnissen ist die Arbeit mit der Inventur App einfach umsetzbar.

Es ist möglich, vollständig auf Papierlisten zu verzichten. Dadurch werden Schnittstellenproblematiken und manuelle Übertragungen vermieden. Die Fehleranfälligkeit sinkt. Eine cloudbasierte Speicherung ermöglicht den standortunabhängigen Zugriff. Auch im Außenlager oder auf der Baustelle vor Ort ist die Anwendung verfügbar. Für die Datensicherheit sorgt der Anbieter.

Im Nachgang sind zudem schnellere Auswertungen und stichprobenartige Checks implementierbar. Dashboards zeigen Abweichungen und Trends sofort. Rechenprozesse werden automatisiert im Hintergrund erledigt.

Durch den Einsatz geeigneter Inventursoftware wie Timly lässt sich der gesamte Prozess von der Vorbereitung bis zur Nachverfolgung digitalisieren.

Digitale Inventur mit Timly

Die Timly Inventarverwaltung bietet Unternehmen eine ganzheitliche Lösung, um Inventuren effizient, nachvollziehbar und gesetzeskonform durchzuführen. Mithilfe der cloudbasierten Software können alle Vermögensgegenstände zentral verwaltet und in Echtzeit über QR-Codes aufgerufen und verarbeitet werden.

Unternehmensvermögen lässt sich von fest verbautem Inventar bis hin zu Verbrauchsartikeln tracken. Standort, Zustand und logische Zuordnungen zu Arbeitsbereichen sind in Echtzeit verfügbar. Dadurch müssen keine Inventarlisten mehr erstellt werden. Für die körperliche Bestandsaufnahme steht zudem der Inventurmodus bereit. Ist dieser aktiviert, reicht das Einscannen des Barcodes für die rechtssichere Erfassung eines Assets.

Für noch mehr Komfort sorgt die innovative Selbstinventur. Sie macht es möglich, dass Mitarbeiter abseits des Firmenstandorts ihnen zugeordnete Arbeitsmittel und Material selbständig in der Timly App erfassen. Dafür bekommen sie die digitale Aufforderung zur Bestandsaufnahme und scannen ihre Assets vor Ort ein.

Timly ist für alle Anforderungen der Inventarverwaltung optimiert.

Die Anwendung unterstützt bei: 

  • Digitaler Erfassung und Bewertung von Beständen
  • Nachverfolgung von Assets über Lebenszyklen hinweg
  • Planung und Dokumentation von Wartungen oder Prüfungen
  • Integration in bestehende ERP-Systeme 

So wird die Inventur zum Bestandteil eines kontinuierlichen digitalen Asset Managements. Unternehmen sparen nicht nur Zeit, sondern erhöhen auch die Genauigkeit und Audit-Sicherheit ihrer Bestandsdaten. Buchen Sie jetzt Ihre Demo.

Häufig gestellte Fragen (FAQs) zur Inventur

Eine Inventur ist die umfassende Bestandsaufnahme aller Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag.

Es gibt vier Hauptarten: Stichtagsinventur, zeitlich verlegte oder permanente Inventur sowie Stichprobeninventur.

Von der Vorbereitung über die Zählung und Bewertung bis zur Dokumentation werden die Bestände systematisch erfasst und mit den Buchwerten abgeglichen.

Pflichtmäßig zu Beginn und am Ende jedes Geschäftsjahres; optional auch bei besonderen Anlässen oder laufend (permanent).

Digitale Verfahren sparen Zeit, reduzieren Fehler, ermöglichen Echtzeitdaten und integrieren sich nahtlos in moderne Unternehmenssoftware.