Mit GPS-Software das Asset-Management unterstützen

Was eine ganzheitliche Inventarverwaltung bedeutet

Damit man von einer ganzheitlichen Inventarverwaltung sprechen kann, sind einige Voraussetzungen zu erfüllen: 

– Es muss möglich sein, das gesamte Inventar eines Unternehmens in der Anwendung zu erfassen. Das Zusammentragen von Informationen aus mehreren Quellen ist ineffizient und erfahrungsgemäß eine Quelle für Fehler. 

– Alle notwendigen Informationen müssen sich mittels der eingesetzten Software verarbeiten lassen. Dazu zählen Basisdaten, technische Details, Dokumente und eine integrierte Terminverwaltung. 

– Die erfassten Assets sollten über ihre gesamte Nutzungsdauer im Asset-Management abgebildet werden können. Dazu ist auch die Erfassung einer Historie relevanter Aktionen notwendig. 

– Es muss möglich sein, einen zentralen, vollständigen Überblick an einer Schnittstelle zu erhalten. Die Nutzung der Inventarverwaltungssoftware muss dazu führen, dass Verantwortliche einen permanenten Überblick ihres gesamten Inventars behalten. Dazu zählen auch Details wie Standorte und aktueller Zustand von Arbeitsmitteln. 

Timly erfüllt diese Voraussetzungen und setzt dabei eine Kombination zahlreicher Techniken von Software-as-a-Service (SaaS) bis hin zu GPS-Software ein.  

Diese Voraussetzungen muss eine Software für das Asset-Management mitbringen

Mit Timly benötigen Unternehmen nur noch eine Software, um alle notwendigen Assets zu erfassen. Die verwendeten Profile lassen sich für jeden Bedarf anpassen. Komfort-Funktionen wie die Container-Eigenschaft von Räumen oder Gegenständen erleichtern die Übersicht. Wo es sinnvoll ist, stehen Schnittstellen zu anderen Software-Produkten zur Verfügung, etwa zu SAP oder im Bereich des IT-Asset-Managements zu Lansweeper. Überwachung von Standorten oder anderen Eigenschaften ist mittels eingebundener IoT-Sensoren möglich. 

Der Datenbestand der Inventarverwaltung wird auf einem Cloud-Server vorgehalten und kann über eine verschlüsselte Verbindung durch berechtigte Mitarbeiter abgerufen werden. Für die Bedienung auf Smartphones und Tablets wurde die Timly-App entworfen, die es beispielsweise auch ermöglicht, mit dem integrierten Barcode-Scanner Assets über platzsparende QR-Codes zu identifizieren.

Abgerundet wird der Funktionsfang durch Optionen wie den Wartungskalender und die digitale Geräteakte, in der alle Dokumente mit Relevanz für ein Arbeitsmittel abgelegt werden können. Filterfunktionen helfen bei der Generierung notwendiger Übersichten, die Disposition aber auch betriebswirtschaftliche Entscheidungen erleichtern. 

GPS-Software als vielfältiges Werkzeug

GPS-Tracker lassen sich für verschiedene Anwendungszwecke bei der Inventarverwaltung nutzen. Über die genutzte GPS-Software kann jederzeit der aktuelle Standort eines Sensors und damit des Assets festgestellt werden. Bei der Disposition von Arbeitsmitteln ist das eine gute Hilfestellung, um diese Informationen nicht manuell zusammentragen zu müssen.

Dadurch, dass ein GPS-Gerät Bewegungen jeder Art aufzeichnet, lassen sich auch zurückgelegte Distanzen und Betriebsstunden messen. Ein nützliches Feature im Bereich der Vermietung, aber auch bei der Werkstattverwaltung und Wartungsplanung.

Es besteht zudem die Möglichkeit, GPS-Daten einzugeben, die einen Radius beschreiben. Mit diesem virtuellen „Zaun“, Geo-Fence genannt, sind die Voraussetzungen gegeben, einen erlaubten Bereich für Arbeitsmaschinen und Werkzeuge festzulegen. Wird das Asset aus dem Bereich entfernt, veranlasst die GPS-Software eine Warnmeldung. Kommt es tatsächlich zum Diebstahl, erhöht sich die Chance, dass der Verbleib eines entwendeten Geräts durch die Feststellung des aktuellen Standortes geklärt werden kann.  

IoT-Funktechnik und GPS-Software – eine Übersicht

Für die Funktionsfähigkeit einer GPS-Software sind drei Voraussetzungen notwendig: 

– der Empfang des GPS-Signals 

– eine Stromzufuhr für den GPS-Tracker 

– die Funkverbindung zur Weiterleitung der Daten  

Im Außenbereich stellt der Empfang eines GPS-Signals in der Praxis kein Problem dar. Bei der Stromzufuhr gibt es unterschiedliche Varianten. In Fahrzeugen mit eigener Stromversorgung lässt sich beispielsweise die Diagnose-Schnittstelle OBD verwenden. Ansonsten ist die Nutzung von Batterien als Stromquelle ebenfalls möglich. Laufzeiten von über zehn Jahren sind mit professionellen, stromsparenden Geräten möglich. Für die Funkverbindung ist die Auswahl etwas eingeschränkter.

Verfahren wie LoRaWAN und Mioty eignen sich nicht, da ein Tracking nicht mehr möglich wäre, wenn ein Gerät aus dem Funkbereich des Gateways entfernt wird. Daher stellt das vorhandene LTE-Netz eine geeignete Alternative dar. Standards wie NB-IoT und Cat. M1 sind energieeffizient und sicher. Für die Einwahl in das Netz werden SIM-Karten benötigt, die in entsprechenden Sensoren üblicherweise bereits enthalten sind. Mit Timly und adnexo besteht die Auswahl aus verschiedenen GPS-Sensoren, die auf den genannten Techniken basieren. 

GPS-Tracker-Software kostenlos zu nutzen ist, ist nicht empfehlenswert

Bei der Nutzung von GPS-Software im professionellen Bereich kommt es auf Präzision und Sicherheit an. Wenn sich Mitarbeiter auf die Messdaten eines Sensors verlassen, können fehlerhafte Daten für Schwierigkeiten sorgen. Daher ist es nicht empfehlenswert, auf kostenlose Alternativen etwa von Smartphone-Herstellern zu setzen.

Ein weiteres Problem ist, dass bei Verknüpfung mit personenbezogenen Daten, beispielsweise einem Fahrzeugführer, die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden müssen. Timlys Partnerunternehmen adnexo verwendet eine eigene Plattform mit der Bezeichnung ax-Track für den Empfang und die Verarbeitung der Daten. Dadurch ist gewährleistet, dass kein Datenmissbrauch möglich ist. Zudem kümmern sich permanent Fachleute um den sicheren Betrieb und stehen zur Verfügung, wenn es Probleme oder Fragen gibt. 

Was sonst noch möglich ist: flexible IoT-Sensoren für unterschiedliche Zwecke

IoT-Tracker können auch mit anderer Zielrichtung sinnvoll bei der Inventarverwaltung sein. So lassen sich optische Distanzsensoren für die automatisierte Füllstandkontrolle von Betriebsmitteln oder loser Lagerware nutzen. Weitere Möglichkeiten sind die Überwachung der Umgebungstemperatur und des aktuellen Feuchtigkeitsgehalts. In Verbindung mit einer smarten Inventarsoftware ist es dadurch möglich, manuelle Kontrollen überflüssig zu machen und Prozesse zu automatisieren.