Gestion de la sécurité en entreprise avec Timly
Optimisez vos processus et votre sécurité en entreprise avec le logiciel Timly.
Dans cet article :
- Gestion des approvisionnements et sécurité en entreprise
- TSM – Une base qualitative pour une sécurité en entreprise durable
- BMS – La qualité pour la construction
- Sécurité en entreprise : LANG a choisi Timly
- Sécurité en entreprise : une gestion facile et mobile
- Des audits fluides grâce à la centralisation des données et une grande transparence
- Courte interview croisée : Lang et Timly
Gestion des approvisionnements et sécurité en entreprise
Afin de toujours répondre à toutes les exigences de certification et de qualification nécessaires pour une alimentation en gaz et en eau responsable, les entreprises de construction de fourniture et de canalisation doivent gérer de manière sécurisée un grand nombre de processus organisationnels et administratifs complexes.
Actuellement, les informations sur l’état de qualification des employés ainsi que sur les formations à venir ou les intervalles d’inspection des machines et des équipements sont stockées de manière décentralisée dans de nombreuses entreprises et ne peuvent être surveillées de manière fiable qu’avec un très grand investissement en temps et en personnel.
Afin de mettre en œuvre les tâches essentielles d’un système de sécurité en entreprise, le groupe LANG, en collaboration avec Timly, a développé une solution personnalisée adaptée aux exigences du secteur de la construction. Cela centralise les informations dans l’entreprise et crée de la transparence et une efficacité de coût.
Surtout, dans un contexte de gestion de la sécurité en entreprise, les processus de prise de décision peuvent être raccourcis et des structures claires créées, de sorte que, en plus des entreprises, les services municipaux utilisent aussi avec succès la solution.
Les processus organisationnels dans la construction de canalisations deviennent également de plus en plus complexes lorsqu’il s’agit de suivre toutes les exigences et données associées à ces systèmes de manière sûre et fiable en tout temps. Pour une gestion d’entreprise adaptée à l’avenir dans ce contexte, les outils numériques offrent un grand potentiel pour optimiser de nombreux processus ainsi que pour gérer les ressources les plus importantes de l’entreprise.
Cependant, cela fonctionne mieux avec une solution logicielle spécialement adaptée aux exigences de l’industrie. De l’industrie pour l’industrie : c’était également l’approche de développement du logiciel cloud basé sur le cloud Timly – avec divers modules dont la gestion du personnel et des stocks – développé conjointement par le groupe LANG de Bodenheim près de Mayence et Timly à Zurich. Tout pour une gestion de la sécurité en entreprise 2.0…
TSM – Une base qualitative pour une sécurité en entreprise durable
En Allemagne, la sécurité en entreprise est assurée notamment par la TSM (gestion technique de la sécurité). Cette dernière a été spécialement adaptée aux besoins des entreprises de services publics par l’Association technique et scientifique allemande pour le gaz et l’eau (DVGW), à Bonn, en tant que système de gestion de la qualité. La certification réussie garantit la plus haute qualité d’approvisionnement et certifie que l’entreprise de services publics dispose d’une gestion opérationnelle ordonnée, efficace et axée sur la qualité.
La tâche principale de la TSM est de soutenir l’action indépendante des entreprises tout en renforçant la compétence de l’auto-administration technique de la distribution publique de gaz et d’eau. De cette manière, la TSM contribue également à minimiser les risques de responsabilité et à garantir la sécurité d’action pour les employés et les gestionnaires.
Toutes les exigences techniquement pertinentes en matière de qualification et d’organisation ont été résumées par la DVGW dans les fiches techniques G 1000 (gaz) et W 1000 (eau).
Pour les entreprises de services publics, la certification TSM est donc une confirmation qu’elles disposent d’une organisation d’entreprise qui répond à toutes les exigences techniques en matière d’approvisionnement, ainsi que de processus appropriés qui doivent être continuellement surveillés et documentés.
BMS – La qualité pour la construction
Toujours dans un contexte de sécurité en entreprise, un autre élément d’un approvisionnement sûr en gaz et en eau est la pose techniquement sans faille des conduites. Les entreprises de services publics ne peuvent remplir cette tâche que si des entreprises efficaces et fiables sont chargées de la construction et de la maintenance des infrastructures liées aux conduites.
La certification selon la norme GW 301 de la DVGW s’est avérée depuis de nombreuses années être une preuve de la qualification des entreprises de construction de pipelines. Pour les clients du secteur de la distribution de gaz et d’eau, la GW 301 représente une excellente procédure de présélection pour la sélection d’entreprises spécialisées.
Un élément essentiel de cette inspection et certification des entreprises de construction de pipelines est le système de gestion d’entreprise (BMS). Dans ce processus, les entreprises actives dans la construction de pipelines sont auditées, certifiées et régulièrement surveillées en ce qui concerne les exigences formelles, personnelles et factuelles.
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Sécurité en entreprise : LANG a choisi Timly
Le TSM ainsi que le BMS garantissent la sécurité en entreprise. En effet, une documentation étendue doit être tenue en ce qui concerne la planification et le suivi, ainsi que la mise en œuvre en temps voulu de la formation ou le respect des intervalles de maintenance et d’inspection des machines et équipements, et bien plus encore. Les entreprises de services publics ainsi que les entreprises actives dans la construction de pipelines utilisent principalement un système compliqué de fichiers Excel, de systèmes de classement et également de solutions SharePoint autodéveloppées pour la surveillance et la documentation.
Ces systèmes sont généralement liés à des personnes, coûteux à maintenir et souvent sujets à des erreurs. C’était également la situation initiale du groupe LANG, du moins jusqu’au début de 2019. Le système complexe de fichiers Excel était fastidieux à maintenir et les documents étaient distribués de manière décentralisée dans toute l’entreprise. Dans le contexte de la numérisation croissante des processus internes de l’entreprise, il était clair chez LANG que les voies traditionnelles de documentation n’étaient plus conformes aux exigences d’une gestion d’entreprise moderne et durable.
Une nouvelle solution logicielle devait automatiser les processus, centraliser les informations et les documents dans l’entreprise, mais également apporter un soutien à la gestion sous la forme de chiffres clés et d’options d’évaluation ainsi qu’un soulagement administratif. Comme aucune solution répondant à ce profil de besoins n’a été trouvée sur le marché, LANG a décidé pour accroître sa sécurité en entreprise de développer une solution basée sur le cloud avec Timly.
Le développement intelligent a été configuré pour soutenir à la fois les services publics et les entreprises de construction dans l’assurance qualité et la mise en œuvre d’une variété d’exigences de sécurité en entreprise. Ainsi, il s’agit d’une solution “de l’industrie – pour l’industrie”.
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Sécurité en entreprise : une gestion facile et mobile
Comment fonctionne concrètement notre logiciel pour permettre la gestion de la sécurité en entreprise ?
Timly permet la gestion de ces thèmes :
- Personnel et compétences
- Équipement technique
- Prestataires
Timly est conçu sur mesure pour garantir la sécurité en entreprise
Contrôle automatique et documentation des compétences du personnel
La sécurité en entreprise via la TSM prescrit un contrôle continu des qualifications du personnel qualifié et une supervision professionnelle. Timly soutient les entreprises tout au long du processus de formation, qui peut être divisé en quatre étapes :
Aperçu des qualifications dans l’entreprise :
Les compétences, qualifications et certifications des employés deviennent transparentes grâce aux profils des employés. Avec la solution de personnel Timly, les questions suivantes, par exemple, trouvent rapidement une réponse :
➠ Combien d’employés sont qualifiés pour telle tâche ?
➠ Qui est formé en tant qu’échantillonneur d’eau ?
➠ Qui a été formé à la manipulation de la tronçonneuse ?
Aperçu des compétences d’un employé de chez LANG
Suivi et notification automatisés :
Timly prend en charge le suivi des qualifications et rappelle automatiquement aux personnes responsables, de manière proactive et en temps utile (par notification mail) quand les formations doivent être renouvelées. En outre, la vue d’ensemble fournie simplifie la planification de la formation. Les besoins des qualifications peuvent être détectés à un stade précoce et des mesures correctives peuvent être prises. Hashtag sécurité en entreprise.
Soutien administratif à la formation et à l’enseignement :
Lors de la création d’une formation dans Timly, le système génère les invitations pour les employés et la liste des participants. Une fois la formation terminée, le système peut se charger automatiquement de la documentation.
Documentation automatisée :
Le système ajoute automatiquement les aptitudes et compétences ajoutées ou renouvelées dans le profil de l’employé après l’achèvement d’une mesure de formation ou de perfectionnement.
Équipement technique approprié
Les entreprises certifiées selon les normes GW 301 et TSM de sécurité en entreprise doivent constamment assurer la fonctionnalité et la sécurité fonctionnelle de leur équipement technique et en documenter les résultats. Timly Inventory Management offre les prérequis systémiques pour cela. Avec Timly Inventory, l’équipement et l’inventaire d’une entreprise sont gérés de manière centralisée.
Pour une identification précise, chaque objet est doté d’un code QR unique qui peut être scanné avec n’importe quel smartphone. De cette façon, le dossier numérique est également disponible sur le chantier et peut être complété avec des documents importants tels que des instructions d’utilisation, des manuels d’utilisateur et des certificats. Cette information est donc disponible partout où l’équipement est utilisé.
La sécurité en entreprise depuis mobile avec Timly
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La réglementation et les intervalles d’inspection peuvent être enregistrés dans Timly pour chaque élément ou équipement. Le système prend en charge la surveillance des délais et informe proactivement la personne responsable par e-mail, afin d’assurer la sécurité en entreprise.
Les inspections, les réparations et la maintenance de l’objet ou de l’équipement sont facilement stockés dans notre logiciel de gestion de la sécurité en entreprise. En plus des fonctions de suivi, notre solution logicielle de gestion d’inventaire matériel offre de nombreuses autres fonctionnalités qui simplifient la gestion des stocks et les processus opérationnels.
Attribution des équipements à des employés ou des lieux spécifiques
Un équipement peut être attribué à un chantier de construction ou à un lieu tel qu’une pièce dans Timly. En outre, les stocks individuels peuvent être attribués à des employés, de sorte qu’il est possible de retracer historiquement qui a utilisé quel équipement. Vous gardez vous gardez une vue d’ensemble et maintenez la sécurité en entreprise. C’est ainsi que fonctionne la gestion des outils avec Timly.
Suivi de la géolocalisation
En un clic, il est possible de saisir et d’enregistrer la position d’un appareil ou d’un véhicule sur place à l’aide d’un smartphone.
Gestion de l’inventaire depuis smartphone
Le lecteur de code-barres intégré dans l’application Timly permet de réaliser l’inventaire à l’aide d’un smartphone.
Monitorage des partenaires
Les réglementations TSM stipulent que les entreprises doivent régulièrement vérifier leurs partenaires contractuels et prestataires de services pour s’assurer qu’ils sont en mesure de fournir le service offert dans la qualité requise. Si le partenaire est certifié de manière appropriée, on peut supposer qu’il est capable, mais on est toujours obligé de vérifier la validité du certificat à intervalles réguliers.
Timly offre la possibilité d’un suivi automatique des partenaires et de leur certification, ainsi que la documentation de la vérification dans le système. Votre sécurité en entreprise est la priorité de notre logiciel.
Des audits fluides grâce à la centralisation des données et une grande transparence
En utilisant la solution Timly, le groupe LANG a réussi à regrouper de manière structurée les données stockées à de nombreux endroits dans l’entreprise. Cela a permis de créer un haut degré de transparence, de soulager l’administration, de réduire les coûts et surtout de garantir la sécurité en entreprise. Grâce à cette centralisation des données, l’accès aux données et aux évaluations a également été simplifié pour la direction, ce qui a entraîné des processus décisionnels plus rapides et plus efficaces basés sur les données.
Grâce au stockage de données organisé et centralisé par le Cloud Timly, le processus a déjà pu être considérablement raccourci lors du dernier audit. Avec les fonctions de recherche et de filtrage intégrées, les informations et les documents peuvent désormais être consultés de manière ad hoc pendant la procédure d’audit et présentés numériquement à l’auditeur. Le groupe LANG est maintenant assez détendu quant aux prochains audits.
Gestion intuitive de votre inventaire matériel
Avec Timly, vous avez accès à un logiciel de gestion d’inventaire efficace. Un large éventail de fonctionnalités sophistiquées vous permet d’assurer la sécurité en entreprise.
Gérez vos actifs
Qu'il s'agisse de ressources informatiques, d'outils, de machines, de parc automobile, de mobilier ou bien de contrats : tout est dans Timly.
Accessible partout depuis mobile
Localisez les actifs de votre inventaire avec le scanner de codes-barres intégré à l'app, accessible depuis tout appareil mobile (smartphone, tablette).
Attribution intelligente
Attribuez facilement vos actifs à des personnes, des projets, des locaux, des structures ou encore des prestataires externes.
Gestion numérique des fichiers
Stockez numériquement les informations importantes : fichiers, documents, pistes d'audit et contacts de vos actifs.
Suivi GPS
Enregistrez la localisation GPS exacte de vos biens en un seul scan. Toutes les données GPS sont historiquement vérifiables.
Gestion de la maintenance
Documents liés aux réparations, à la maintenance et à la gestion des délais : tout est connecté à l'actif.
Courte interview croisée : Lang et Timly
“La gestion des données de l’inventaire matériel avec des solutions bricolées maison, ce n’était plus possible !”
Les performances extraordinaires de Timly, adaptées aux exigences de la construction de tuyauteries, sont notamment le résultat d’un échange constructif et d’une initiative de développement commune entre Timly et le groupe LANG, actif dans la construction de tuyauteries depuis plusieurs générations.
Dans cette courte interview, les deux auteurs de l’article, Philipp Baumann, directeur général et fondateur de Timly, et Sebastian Lang, directeur général de LANG GmbH, s’expriment sur cette coopération fructueuse.
Monsieur Baumann, quel a été le point de départ du développement du logiciel Timly ?
Philipp Baumann, Co-Fondateur & CEO de Timly
Cette approche nous a mis en contact avec le groupe LANG de Bodenheim. Nous avons alors commencé à aborder avec eux une approche de documentation puissante basée sur le cloud pour les qualifications et certifications des employés.”
Monsieur Baumann était-il enclin à l’idée de travailler avec vous, Monsieur Lang ?
“L’impulsion initiale est venue de nous. M. Baumann a apporté son expertise numérique, et nous avons apporté notre expertise de l’industrie de la construction. En combinant ces deux domaines d’expertise complémentaires, nous avons créé un produit véritablement innovant, adapté aux besoins de notre industrie.
Permettez-moi cependant d’expliquer brièvement le contexte de notre initiative. Le groupe LANG détient divers certificats et approbations, notamment ceux selon les normes (allemandes) GW 301, GW 302, la marque de qualité RAL 961 Construction de réseaux d’assainissement et la marque de qualité RAL 962/2 Génie civil de câblage.
Le travail axé sur la qualité fait partie de l’ADN de notre entreprise. C’est pourquoi nous sommes régulièrement soumis à ces procédures d’inspection reconnues et nous assurons ainsi la qualité constante de nos services de construction et des normes définies. Les conditions préalables essentielles dans ce contexte sont la formation professionnelle et la formation continue de nos employés ainsi que l’équipement technique irréprochable de notre entreprise.
Sebastian Lang, Directeur général du groupe LANG
Une gestion fiable de toutes ces tâches partielles est liée à un grand effort d’organisation et de documentation. Nous avons clairement compris qu’une gestion rapide et fiable de ces données importantes n’était plus possible sur la base de tableaux Excel faits maison”.
Qu’est-ce qui a changé grâce à Timly ?
“Dans le Cloud Timly, nous avons installé un outil extrêmement bénéfique qui est adapté exactement à nos besoins, réduit considérablement notre charge administrative et prend en charge de nombreuses fonctions de surveillance nécessaires. Nous sommes convaincus qu’avec la solution logicielle Timly, nous répondons désormais encore mieux à nos obligations de diligence raisonnable d’entreprise et que nous avons amélioré l’assurance qualité afin de remplir nos responsabilités d’entreprise dans ces domaines de manière juridiquement sécurisée.
“
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