Inventaire informatique Excel : une solution efficace ?

Dans cet article :

• Inventaire informatique Excel : gratuit mais limité
• L’inadéquation d’une gestion de matériel sur Excel dans l’environnement actuel
• La liste d’inventaire informatique Excel
• Quelle solution pour la gestion de matériel ?
• Une solution en open source

Inventaire informatique Excel : gratuit mais limité

Souhaitez-vous vous éloigner de la gestion des appareils réalisée “à l’ancienne” ? Vous n’avez pas encore une vue structurée et documentée de votre matériel ? Un inventaire informatique Excel peut vous sembler être attrayant. Voyons voir ce qu’il en est.

Pour décider si l’inventaire informatique Excel est approprié, il s’agit de vérifier les besoins concrets et particuliers de chaque entreprise. Nombreuses sont les entreprises à disposer d’un abonnement à Microsoft Office360, lequel comprend le logiciel Excel. Il est donc judicieux de demander à certains membres du personnel administratif de créer des listes à l’aide de ce logiciel.

L’inventaire informatique Excel existait avant le passage dees entreprises au digital et permettait de raccourcir les canaux de communication entre les départements. De nos jours, cependant, les processus d’inventaire et d’emprunts peuvent être documentés sans avoir recours à des formulaires imprimés. Dans les petites entreprises avec très peu d’appareils, une courte liste peut parfois suffire. Elle pourrait être disponible sur l’intranet en tant que document partagé dans lequel deux ou trois personnes autorisées peuvent écrire.

Cependant, un temps précieux est souvent gaspillé lorsque les employés doivent se rendre auprès des personnes autorisées à traiter les données Excel pour emprunter du matériel informatique, signaler des défauts ou demander des rendez-vous d’inspection.

L’inadéquation d’une gestion de matériel sur Excel dans l’environnement actuel

L’utilisation d’un logiciel plus complet présente des avantages non seulement pour les moyennes et grandes entreprises. La répartition des responsabilités entre plusieurs personnes, qui peuvent enregistrer les modifications de l’état de l’inventaire indépendamment de leur emplacement, augmente la précision des données enregistrées. Un inventaire informatique Excel, en revanche, dépend toujours de la création de lignes et de colonnes de manière réellement significative et compréhensible par les employés.

Si les équipements sont enregistrés directement à l’endroit où ils se trouvent, les personnes sont plus susceptibles de se rappeler de signaler les changements de lieu ou les dommages. Enfin, grâce aux codes QR visibles sur les étiquettes des ordinateurs, imprimantes, etc., l’application d’inventaire n’est qu’à un scan du téléphone ou de la tablette. En conséquence, un logiciel d’inventaire moderne soulage la charge de travail de vos employés, qui n’ont ainsi plus besoin de communiquer plusieurs fois par jour avec le bureau d’administration.

La liste d’inventaire informatique Excel

Lors de l’inventaire annuel (au plus tard) il est nécessaire d’avoir une vue d’ensemble du matériel informatique existant et des licences de logiciel. Si aucun travail préparatoire n’est disponible, un inventaire informatique Excel à court terme peut entraîner de la frustration et du stress pour tous les intervenants. Pour éviter de longues discussions avec les collègues sur les noms de colonnes dans la liste d’inventaire, il est recommandé d’utiliser en permanence un logiciel de gestion d’inventaire reconnu.

Celui-ci s’adapte aux besoins individuels lors de l’introduction. Les champs de la base de données affichés et utilisés peuvent également être modifiés en cours d’utilisation.

Contrairement à l’inventaire informatique Excel, une liste d’inventaire dans un logiciel d’inventaire informatique basé sur une base de données ne devient pas confuse ni incomplète. Elle peut également être mise à jour régulièrement et facilement après l’inventaire, de sorte que tous les employés autorisés soient informés du nombre, des emplacements et de l’état du matériel informatique.

Une solution en open source

Si vous avez décidé de ne pas opter pour un inventaire informatique Excel, mais que vous souhaitez quand même réaliser des économies, la solution d’un logiciel open source peut vous venir à l’esprit. Il est important de garder à l’esprit qu’un programme dont le code est accessible au public n’est pas automatiquement un logiciel gratuit.

Il existe également des développeurs de logiciels qui reçoivent de l’aide de la communauté de programmeurs, mais qui demandent tout de même de l’argent pour leur produit. Un logiciel d’inventaire qui est réellement gratuit ne peut pas offrir la même qualité qu’un produit logiciel pour lequel des frais d’utilisation sont facturés.

Évidemment, un logiciel d’inventaire informatique gratuit ne peut avoir que quelques fonctions. De même, personne ne souhaitera fournir un support approfondi ou effectuer des ajustements logiciels personnalisés pour d’autres entreprises gratuitement.

Les entreprises et les institutions qui ont plus d’employés et d’appareils que ce qui serait pratique pour un inventaire informatique Excel devraient opter pour une solution logicielle de haute qualité et éprouvée comme Timly. Un tel investissement porte ses fruits après un court laps de temps – également parce que non seulement les appareils informatiques, mais l’ensemble des ressources opérationnelles peuvent être gérées avec celui-ci.