Digitalisation des écoles avec le logiciel Timly
La digitalisation des écoles et de leur gestion de matériel est devenue essentielle
Pourquoi choisir la digitalisation des écoles ?
Pour gérer l’inventaire dans les écoles, une solution numérique est grandement nécessaire. Bien qu’en Allemagne, il y ait déjà plusieurs écoles gérant leur inventaire de manière numérique, la digitalisation des écoles s’est accélérée en France durant la pandémie de Covid-19.
Dans de nombreuses municipalités allemandes, les infrastructures et les appareils informatiques supplémentaires sont gérés de façon numérique. Les premiers succès se font sentir. Maintenant, de nombreux conseils scolaires et administrations municipales sont confrontés à de nouveaux défis : les programmes de financement nécessitent une administration pour laquelle beaucoup ne sont pas encore préparés.
Après avoir soumis la demande, de nombreux administrateurs ou directeurs d’école se rendent compte que les nouveaux appareils, réseaux, licences et contrats entraînent également des besoins de gestion étendus. Il faut donc une bonne stratégie de gestion pour suivre les commandes d’équipement et les engagements de financement.
Après tout, chaque agence de financement veut savoir à quoi ont été spécifiquement utilisées les finances. De plus, les bénéficiaires de subventions sont tenus de soutenir l’évaluation du financement (c’est-à-dire ce à quoi il sert et comment il améliore les processus quotidiens). Pour cela, des rapports et des documents doivent être rédigés et soumis. Ainsi, ceux qui gèrent leurs ressources numériques de manière administrativement conforme dès le début sont du bon côté de la digitalisation des écoles.
La digitalisation des écoles en Allemagne
Le Ministère de l’Éducation, de la Jeunesse et des Sports de Bade-Wurtemberg a développé des réglementations dans le cadre de la digitalisation des écoles. Les bénéficiaires de financement peuvent soumettre une preuve simplifiée d’utilisation à la Landesinvestitionsbank dans les trois mois suivant l’achèvement de la mesure. Tout ce qui est nécessaire est une confirmation dans la preuve que les subventions approuvées ont été utilisées à des fins prévues.
Pour garantir cela légalement, une documentation continue sur l’inventaire, son utilisation, son état et sa maintenance éventuelle doit être préparée. De plus, une preuve d’utilisation et des rapports factuels sont nécessaires. Investir dans un logiciel d’inventaire moderne et sécurisé peut donc être judicieux. Un exemple en provenance d’Allemagne illustre le fonctionnement d’un logiciel de gestion des actifs comme Timly.
La ville de Remseck am Neckar, au nord-est de Stuttgart, a planifié une demande de financement pour l’achat de nouveaux équipements informatiques pour les étudiants, après avoir mené un inventaire dans toutes les écoles en mai 2019. La ville a conclu un contrat avec la société suisse Timly Software AG pour la gestion sécurisée et traçable des ressources informatiques. Timly est un système de documentation moderne qui catalogue virtuellement des objets numériques et physiques.
Comment faciliter la digitalisation des écoles ? Avec la gestion numérique des équipements scolaires
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Suivi des équipements scolaires avec un logiciel de gestion d’inventaire
Il est utile pour les autorités scolaires municipales et les écoles de réfléchir dès le début à la gestion des ressources informatiques. Même pendant la période de financement, un logiciel de gestion d’inventaire évite les efforts inutiles. Que ce soit pour les statistiques sur l’historique d’utilisation de l’équipement, les contrats de support, les licences de logiciels ou les réparations : un logiciel de gestion d’inventaire tel que Timly documente toutes les informations sur l’inventaire numérique scolaire en un seul endroit et réduit la charge de travail manuelle qui résulte des listes Excel conventionnelles.
Cela signifie que des questions telles que “Qui a quel équipemennt en ce moment ?”, “Dans quel état se trouve-t-il ?” ou “Quels sont les frais de licence ?” peuvent être répondues en appuyant sur un bouton. Ainsi, les directeurs d’école et les administrateurs municipaux obtiennent une vue d’ensemble centrale des dispositifs électroniques, des accessoires informatiques et des accords de licence. L’application en pratique est très simple : des étiquettes avec des QR codes contenant un numéro d’inventaire unique sont collées sur les objets achetés avec le financement.
Ces codes peuvent être scannés avec un smartphone ou une tablette standard. Maintenant, le logiciel permet diverses actions qui peuvent être attribuées individuellement à chaque partie de l’inventaire numérisé. Que ce soit pour interroger l’emplacement actuel, l’historique d’utilisation ou les besoins de réparation : les utilisateurs autorisés peuvent appeler ou mettre à jour toutes les informations à tout moment et depuis n’importe quel endroit. Hashtag digitalisation des écoles.
Plus de 600 entreprises, écoles et villes font confiance à Timly
Amélioration de la vie scolaire quotidienne grâce à des matériels et logiciels subventionnés
Le 19 janvier 2022, une journée de conversation, appelée “Conversation Day”, a eu lieu à l’école secondaire de Remseck, en Allemagne. Elle a servi de préparation à l’examen de communication en anglais. En collaboration avec le Centre germano-américain (DAZ), les élèves des dernières années devaient acquérir de la confiance dans l’utilisation de la langue.
Un réseau WLAN stable et des ordinateurs portables performants avec des casques ont permis un temps de pratique efficace : les élèves ont pu mener des conversations de quinze minutes avec des locuteurs natifs américains en ligne et obtenir des informations authentiques provenant du monde de leurs partenaires de conversation américains.
Avec le logiciel de gestion des actifs Timly, la direction peut accéder à tout moment aux informations importantes
Les ressources numériques le permettent même en temps de Covid : les jeunes acquièrent leurs compétences linguistiques de manière intéressante et acquièrent une expérience précieuse qui a un impact positif sur leur confiance en eux. En 2019, un inventaire réalisé par la ville de Remseck a révélé que les écoles de la commune disposaient de ressources numériques très différentes. L’objectif était maintenant de les harmoniser entre elles. L’administration a créé un nouveau poste pour soutenir les écoles et le personnel administratif dans la numérisation.
Le poste a été établi comme interface entre l’administration de la ville et les écoles. Avec l’aide du logiciel Timly, la digitalisation des écoles est douce et efficace. Le personnel est constamment informé de la disponibilité et de l’état du matériel. La gestion des consommables (comme les masques par exemple) est claire, nette et précise. Timly soutient la digitalisation des écoles.
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