Comment gérer l’inventaire des actifs informatiques : Processus étape par étape

Comment gérer l’inventaire des actifs informatiques

Pour apprendre à gérer l’inventaire des actifs informatiques, il est utile de savoir de quoi il s’agit. L’inventaire des actifs informatiques est le processus de suivi, de maintenance et de gestion des ressources technologiques d’une entreprise. Son champ d’application est vaste, puisqu’il couvre tout, depuis le matériel, comme les serveurs informatiques, jusqu’aux achats et aux licences de logiciels. Alors que la technologie continue de faire progresser notre façon de travailler, l’inventaire des actifs informatiques est devenu plus complexe – et plus important – que jamais. Connaître les actifs informatiques dont vous disposez, ainsi que leurs fonctionnalités, vous permet d’en faire plus avec la technologie dont vous disposez.

La gestion de l’inventaire des actifs informatiques va au-delà de la gestion et du maintien des opérations de l’entreprise. Elle constitue également un élément important de la planification stratégique et de la prise de décision. Grâce à ce type de gestion, vous pouvez faire des choix plus éclairés sur les investissements technologiques à réaliser, ce qui vous permet d’atteindre vos objectifs commerciaux de manière plus optimisée.

Le champ d’application de la gestion des actifs informatiques

La gestion des actifs informatiques (ITAM) est extrêmement utile pour les entreprises qui cherchent à tirer le meilleur parti de leurs ressources informatiques existantes. Elle va au-delà de la simple gestion d’inventaire et couvre l’achat, la maintenance, l’utilisation, la mise au rebut et bien plus encore. Le champ d’application de l’ITAM comprend :

• Gestion du matériel : l’ITAM aide à suivre les actifs informatiques physiques tels que le matériel comme les serveurs ou les composants informatiques. Il surveille la manière dont ces actifs sont utilisés et gère chaque actif tout au long de sa durée de vie. Ce faisant, l’ITAM peut même aider à planifier les mises à niveau et les remplacements.
• Gestion des logiciels : l’ITAM peut également prendre en charge la gestion des logiciels pour s’assurer que toutes les applications sont à jour et qu’elles disposent d’une licence. Il peut également recueillir des informations sur la manière dont les logiciels sont utilisés afin de les optimiser.
• Ressources supplémentaires : Dans certains cas, l’ITAM peut couvrir des ressources supplémentaires qui vont au-delà du matériel et des logiciels. Par exemple, il peut être en mesure de gérer les services en nuage ou les appareils mobiles.

L’importance d’un inventaire efficace des actifs informatiques

• Réduction des coûts : Un inventaire précis des actifs informatiques permet d’éviter les achats excessifs ou inutiles. Les budgets sont ainsi rationalisés, ce qui permet de maintenir les coûts opérationnels à un niveau aussi bas que possible.
• Conformité : En tenant des registres d’inventaire précis, votre entreprise restera en conformité avec les problèmes de licences de logiciels ou les changements de réglementation. Elle sera ainsi à l’abri de tout problème juridique potentiel ou de toute pénalité associée à la non-conformité.
• Efficacité : La mise en place d’une gestion précise des actifs informatiques permet d’améliorer l’efficacité des activités de l’entreprise. Les problèmes seront identifiés beaucoup plus tôt, ce qui permettra de réduire au minimum les temps d’arrêt. La gestion des actifs informatiques peut également contribuer à l’allocation des ressources et à l’optimisation de l’utilisation des actifs existants.
• Sécurisé : Un inventaire précis des actifs informatiques permettra également à votre entreprise d’être plus sûre et de se prémunir contre les failles de sécurité liées à des logiciels ou du matériel obsolètes.

Gestion de l’inventaire matériel : comment simplifier les opérations

Le processus de gestion de l’inventaire des actifs informatiques fournit une vue d’ensemble des cycles de vie des actifs, depuis l’achat initial jusqu’à la mise au rebut finale. En adoptant ce type de processus, votre entreprise peut apprendre à utiliser, entretenir et mettre au rebut les actifs informatiques de la manière la plus optimale possible. Cela permet de s’assurer que les objectifs de votre organisation sont constamment atteints. Passons donc en revue les étapes de ce processus ci-dessous :

• Acquisition : Il s’agit de la première étape de la gestion de l’inventaire des actifs et elle contribue à l’acquisition des actifs informatiques. Elle vous aidera à identifier vos besoins essentiels, à effectuer des recherches sur les meilleures options disponibles et à prendre une décision d’achat. Cette étape vous donnera également une bonne idée de la manière dont vous intégrerez les nouveaux actifs à l’infrastructure existante.
• Le déploiement : Après la phase d’acquisition, vous voudrez déployer votre nouveau bien informatique. Cette étape vous aidera à intégrer le nouveau bien dans un environnement de travail et devrait comprendre les tests, la configuration et l’évaluation de l’opérationnalité du nouveau bien.
• Exploitation et maintenance : Il s’agit d’une étape continue du processus qui vise à contrôler en permanence les actifs informatiques pour s’assurer qu’ils fonctionnent comme prévu. Si ce n’est pas le cas, cette étape est importante car elle permet de détecter les problèmes potentiels.
• Le déclassement : Tout bien informatique finit par atteindre le point de déclassement – soit parce qu’il est devenu obsolète, soit parce qu’il est devenu redondant. Cette étape vise à mettre hors service en toute sécurité les anciens actifs informatiques, par exemple en effaçant les données sensibles des disques durs ou en les recyclant conformément à la réglementation.
• Mise au rebut : La dernière étape est la mise au rebut, qui vise à retirer le bien informatique mis hors service de la manière la plus appropriée. Pour ce faire, il faut généralement respecter les réglementations légales ou environnementales.

5 bonnes pratiques pour la gestion de l’inventaire informatique

La gestion de l’inventaire des actifs peut apporter le plus d’avantages et d’utilité lorsqu’elle est mise en place de manière optimale. Pour ce faire, vous devez intégrer certaines bonnes pratiques afin de vous assurer que chaque étape fonctionne au mieux pour votre entreprise. Pour vous aider, nous allons passer en revue ci-dessous quelques conseils pour chaque étape :

• Acquisition : Au stade de l’acquisition, veillez à effectuer une analyse approfondie des besoins et à établir un budget pour vos actifs informatiques. Vous éviterez ainsi de dépenser trop ou de faire de mauvais investissements. Vous devrez également travailler avec les fournisseurs et choisir des produits qui répondent à vos besoins organisationnels tout en respectant les normes industrielles les plus récentes. Enfin, veillez à conserver une documentation appropriée pour vos nouveaux actifs dès leur achat, car cela vous permettra de disposer d’un historique clair de chaque actif.
• Le déploiement : Pour s’assurer que la phase de déploiement se déroule sans accroc, mettez en place un processus standardisé pour l’installation et la configuration. Le déploiement devrait ainsi se dérouler en douceur et sans problème. Vous pouvez également documenter le processus ainsi que les paramètres de configuration pour référence ultérieure.
• Exploitation et maintenance : Une bonne pratique à respecter au cours de la phase d’exploitation et de maintenance consiste à mettre régulièrement à jour vos dossiers. Cela vous permettra de rester informé tout au long du processus et de réduire au minimum les temps d’arrêt. Vous pouvez également mettre en place un calendrier d’entretien proactif et un système de surveillance afin de détecter les problèmes le plus tôt possible.
• Mise hors service : Une bonne règle de base pour la mise hors service d’anciens actifs informatiques est de sauvegarder toutes les données. Pour s’assurer que cette règle est respectée, il faut envisager d’utiliser un processus normalisé pour effacer les données et procéder à la mise hors service afin de ne rien perdre d’important.
• Élimination : Avant de procéder à la mise au rebut, vérifiez toujours les dernières réglementations en matière de conformité et d’environnement. Vous devez également conserver un registre détaillé de tous les actifs cédés en cas d’audit.

Qu’est-ce que la gestion de l’inventaire des actifs informatiques ?

La gestion de l’inventaire des actifs informatiques est un cadre permettant de gérer et d’optimiser les actifs informatiques au sein d’une entreprise. Elle couvre à la fois le matériel et les logiciels, ainsi que toutes les ressources adjacentes nécessaires aux opérations informatiques. Ce cadre vise non seulement à faciliter les opérations quotidiennes et la fonctionnalité informatique, mais aussi à fournir aux entreprises davantage d’informations pour améliorer la planification stratégique. Les principaux objectifs de la gestion de l’inventaire des actifs informatiques sont les suivants :

• Suivi des actifs : Maintenir une vue d’ensemble de tous les actifs informatiques de l’entreprise, y compris les spécifications, les emplacements, l’utilisation et le cycle de vie.
• Utilisation des actifs : Veiller à ce que tous les actifs informatiques utilisés le soient le plus efficacement possible, en réduisant les temps d’arrêt et le gaspillage.
• Gestion du cycle de vie : Couvrir l’ensemble du cycle de vie des actifs informatiques, de l’acquisition à la mise au rebut.
• Conformité : Veiller à ce que les actifs informatiques soient conformes à la législation et bénéficient d’une licence complète, ce qui permet d’atténuer les risques associés à la gestion des actifs.
• Gestion des coûts : Contrôle et optimisation des dépenses liées aux actifs informatiques, telles que les achats et les réparations.
• Planification stratégique : Offrir des informations utiles pour faciliter les investissements futurs dans les actifs informatiques et orienter la stratégie en fonction de l’utilisation actuelle des actifs et de leur rendement.

Pourquoi est-il important de disposer d’un processus clair pour la gestion de l’inventaire des actifs informatiques ?

Il est important de disposer d’un processus clair pour la gestion des actifs informatiques, car cela contribue à l’efficacité, à la sécurité et au succès de l’entreprise. L’intégration d’un processus structuré dans la gestion des actifs informatiques permet d’utiliser toutes les ressources de manière optimale. Cela permet de réduire les temps d’arrêt et de maintenir la productivité. Cela permet également d’identifier les actifs redondants et d’atténuer le risque de faire des achats inutiles.

L’adoption d’une approche structurée de la gestion des actifs informatiques peut également vous permettre d’obtenir des informations vraiment intéressantes. Vous pouvez savoir quel est le bon moment pour investir dans une nouvelle technologie ou trouver des moyens de réaffecter les actifs existants afin de générer davantage de revenus. En fin de compte, il s’agit d’optimiser les ressources pour l’entreprise – en veillant à ce que tout fonctionne au mieux et à ce que le retour sur investissement soit le plus élevé possible.

La différence entre la gestion des actifs et la gestion des stocks

Bien que la gestion des actifs et la gestion des stocks puissent sembler similaires, elles ont des objectifs très différents. La gestion des stocks vise à superviser les niveaux de stock, l’emplacement et l’état des produits présents dans une organisation. Il peut s’agir de pièces de matériel ou de licences logicielles spécifiques. Il s’agit d’un processus axé sur le court et le moyen terme, qui consiste essentiellement à vérifier que l’entreprise dispose de ressources suffisantes.

La gestion des actifs informatiques vise à gérer l’ensemble du cycle de vie des actifs informatiques d’une entreprise. Il s’agit d’une approche à plus long terme qui permet aux entreprises de tirer le meilleur parti de leurs actifs tout au long de leur durée de vie. La gestion des actifs incorpore le matériel comme les serveurs, les licences de logiciels et même l’infrastructure associée aux actifs informatiques.

En termes d’implications pratiques, la gestion des actifs vise à utiliser une approche stratégique pour la planification, l’utilisation, l’investissement et le retrait des actifs à long terme. La gestion des stocks se concentre davantage sur la prise de décision opérationnelle pour l’entreprise, comme le nombre d’actifs à conserver pour le stockage.

Comment gérez-vous vos actifs et vos stocks ?

La gestion efficace de vos biens et de votre inventaire nécessite un peu de planification et l’utilisation d’une technologie comme Timly. Pour vous aider à apprendre à gérer vos biens et votre inventaire le plus efficacement possible, nous allons passer en revue quelques conseils pratiques ci-dessous :

• Logiciel de gestion des actifs : Un logiciel de gestion des actifs tel que Timly peut simplifier considérablement le processus de gestion des actifs informatiques. Vous pouvez suivre chaque bien tout au long de son cycle de vie, planifier les travaux de maintenance, mettre à jour les licences logicielles et faciliter la prise de décision.
• Audits d’inventaire : Effectuer des audits programmés des actifs pour s’assurer qu’ils fonctionnent comme prévu et qu’ils sont en bon état.
• Formez votre équipe : Veillez à ce que vos employés soient bien formés à l’utilisation d’outils tels que Timly pour la gestion des biens, car cela facilitera l’adoption du logiciel et le rendra plus efficace.

Quels sont les risques liés à l’absence d’inventaire des biens ?

Ne pas tenir d’inventaire des actifs n’est rien d’autre qu’une mauvaise nouvelle pour votre entreprise. De nombreux problèmes peuvent survenir si vous décidez de ne pas tenir votre inventaire des actifs :

• Mauvaise affectation des budgets : Le manque de visibilité sur les actifs existants peut conduire à une mauvaise affectation des budgets, soit à des dépenses excessives dans certains domaines, soit à un financement insuffisant dans d’autres.
• Mauvais achats : En l’absence d’un inventaire clair, l’organisation risque d’acheter des biens qu’elle possède déjà mais dont elle n’a pas connaissance, ce qui entraîne des dépenses inutiles.
• Augmentation des temps d’arrêt : Si vous ne suivez pas vos actifs, vous risquez d’être confronté à une augmentation des temps d’arrêt, car vous ne les réparez pas ou ne les remplacez pas en fonction des besoins.
• Licences de logiciels : Si le logiciel que vous utilisez possède une licence et que celle-ci devient caduque, vous risquez d’avoir des problèmes juridiques.
• Ressources gaspillées : Des actifs mal gérés peuvent être à l’origine d’inefficacités dans l’ensemble de vos opérations, qu’il s’agisse d’une surconsommation d’énergie ou d’un ralentissement de la production.
• Les problèmes d’échelle : Vous aurez du mal à faire évoluer votre entreprise si vous ne savez pas ce que vos activités peuvent supporter.

Questions fréquemment posées sur la gestion de l’inventaire des actifs informatiques