Transformación digital para pequeñas empresas: Retos y oportunidades

En este artículo:

La transformación digital de la pequeña empresa es una de las tendencias más emocionantes y prometedoras de la empresa actual. Un estudio tras otro demuestran claramente que la adopción eficaz de tecnologías digitales, como:

∗ Soluciones SaaS basadas en la nube

∗ IoT (Internet de las cosas)

∗ IA (inteligencia artificial) y análisis de datos

∗ Gestión de inventarios y activos

∗ Gestión automatizada del mantenimiento

…y similares pueden aumentar la productividad, la eficacia y los ingresos de cualquier empresa, mejorar la toma de decisiones, la planificación y el cumplimiento. Todo ello con efectos positivos similares en cualidades más intangibles como la reputación de la empresa en el sector o ante la opinión pública, la satisfacción del cliente, la felicidad de los empleados e incluso la RSC. Hoy examinaremos los retos para lograr la plena transformación digital en las PYME, el papel que desempeñan el miedo y la resistencia, y las iniciativas de apoyo disponibles para las pequeñas empresas y más allá.

Sin embargo, en comparación con las grandes empresas, las pequeñas tienen muchas menos probabilidades de adoptar tecnologías, servicios y procesos digitales, y esto es tan cierto en el Reino Unido como en otros países europeos. Demasiadas pequeñas o medianas empresas tardan en hacer cambios clave o en avanzar en una transformación digital enormemente beneficiosa y se conforman con la tecnología y los procesos existentes. ¿Y la razón principal? El miedo.

Gran parte de esta resistencia proviene de preocupaciones a menudo totalmente infundadas o sólo parcialmente ciertas, como:

∗ La transformación digital es demasiado costosa

∗ Los responsables de la toma de decisiones de la empresa no tienen los conocimientos o la comprensión necesarios

∗ Las soluciones digitales no se adaptan a las operaciones de la empresa

∗ La aplicación sería demasiado perturbadora

∗ Los cambios no serán compatibles con el hardware heredado (ordenadores y tecnología existentes) o con los procesos/flujo de trabajo existentes

∗ Los empleados no tienen la formación adecuada

Aunque todas estas pueden ser consideraciones válidas, en realidad con un enfoque adecuado de la transformación digital se puede ganar mucho y perder casi nada. La nube software de seguimiento de activos es un buen ejemplo: Muchas organizaciones luchan con sistemas manuales como las hojas de cálculo Excel y se sorprenden cuando descubren el poder de una solución digital, como nos cuenta Sodastream, cliente de Timly, en relación con optimización y gestión de activos informáticos.

Sin embargo, el viento sopla a favor de la digitalización de las empresas. La reciente publicación de las políticas Estrategia Digital del Reino Unido en torno a la tecnología digital, la innovación, la inversión y el acceso en el Reino Unido muestra claramente la comprensión y el compromiso del Gobierno de Su Majestad para hacer del Reino Unido una, como dice la Estrategia, “superpotencia mundial de la ciencia y la tecnología”.

Aunque las políticas se centran claramente en cuestiones de mayor envergadura, al menos algunas de las principales preocupaciones de las pequeñas empresas sobre la implantación digital -en concreto, el conocimiento y el coste- se abordan de algún modo.

Uno de los principales temores de muchas pequeñas y medianas empresas es que la dirección y los responsables de la toma de decisiones no conozcan o no comprendan la Industria 4.0, las nuevas innovaciones y movimientos, o incluso la tecnología en general lo suficientemente bien como para tomar las decisiones correctas o formar estrategias significativas y realizables.

La política de Estrategia Digital del Reino Unido pone a tu disposición un interesante programa de mentores, Digital Boost, que permite a empresarios, ejecutivos, directivos y responsables de la toma de decisiones en las PYME reunirse con líderes de opinión establecidos y empresarios de éxito en tecnología, para aprender más sobre lo que la transformación digital puede hacer por tu empresa.

Otras preocupaciones se centran en la preparación de los empleados para el cambio, concretamente en su falta de formación adecuada en tecnologías avanzadas, procesos y procedimientos digitales y otros métodos y enfoques nuevos.

Con este fin, el gobierno británico, junto con la Carta de la Pequeña Empresa, ha puesto a disposición de las PYME un programa de formación: Ayuda para Crecer: Gestión. Este curso de doce semanas no forma realmente a los empleados en el uso de las nuevas tecnologías y modalidades, sino que enseña las mejores prácticas de gestión para la formación, la implementación y el liderazgo en la transformación digital, preparándoles para que a su vez preparen a su personal para los cambios y los nuevos enfoques.

Este programa está financiado hasta en un 90% por el gobierno británico, y también incluye un componente de tutoría.

La principal preocupación de muchos empresarios y directivos sobre la transformación digital es el coste de la nueva tecnología, los nuevos servicios, la implantación, la transición y la formación.

Pero aunque éste es un punto importante de resistencia en tantas empresas, y aunque los estudios privados y gubernamentales demuestran una y otra vez lo beneficiosa que puede ser la transformación digital, el gobierno británico no es el único que proporciona muy poca financiación, o en la mayoría de los casos reales ninguna, para apoyar a las PYME en sus propios esfuerzos de modernización.

Dicho esto, las políticas de Estrategia Digital del Reino Unido ofrecen algunas pequeñas oportunidades de financiación para que las pequeñas y medianas empresas y organizaciones adquieran software de CRM (gestión de las relaciones con los clientes) y de contabilidad digital, a través del Curso de Ayuda al Crecimiento: Curso de Gestión, que puede cubrir hasta el 50 por ciento de los costes, hasta un importe máximo de 5.000 £.

Pero puede haber otra forma de llevar a cabo una transformación digital completa, significativa y beneficiosa, que aborde todas las preocupaciones de una empresa siendo sorprendentemente asequible, rápida y sin dolor en su implantación, fácil e intuitiva en su uso real y aplicable esencialmente a cualquier tipo o tamaño de empresa u organización.

A lo que nos referimos concretamente es a un enfoque SaaS de la modernización digital, en el que una empresa utiliza un proveedor de servicios que opera una plataforma basada en la web para digitalizar el inventario y los activos, la información y los procesos, el mantenimiento, las operaciones, la gestión del personal y mucho más.

Como ejemplo (y, según nuestra experiencia, claramente uno de los más significativos y completos), una pequeña empresa acudirá a un proveedor de servicios como Timly para que le proporcionemos servicios basados en la nube para registrar y contabilizar todos y cada uno de los activos físicos y digitales de su empresa, lo que permitirá a ejecutivos, directivos y personal ver, comprender y utilizar mejor todos sus activos, contextualizar e interrelacionar la información y tomar decisiones y estrategias más eficaces y significativas.

Es sorprendente hasta qué punto una transformación digital básica pero completa, como la gestión de activos, puede modernizar tu empresa, ahorrar dinero y aumentar los ingresos, hacer el trabajo más fácil y menos estresante para tu personal y mejorar la experiencia del cliente, pero los beneficios son bastante evidentes tanto en las operaciones cotidianas como en el rendimiento de la empresa a largo plazo.

Por ejemplo, los sensores en tiempo real de IoT, la IA y el Big Data pueden proporcionar análisis de gestión del mantenimiento que prolongarán enormemente la vida útil de la maquinaria y reducirán los costes operativos, de mantenimiento y de sustitución, y sensores similares utilizan la tecnología GPS para rastrear los vehículos o equipos móviles de una empresa, aumentando también la vida útil y optimizando el mantenimiento, además de mejorar la seguridad, aumentar la productividad, garantizar la seguridad de los trabajadores e incluso mejorar el cumplimiento interno o legal.

Aunque puede que estas cosas no se apliquen hoy a tu empresa, las mejores soluciones SaaS basadas en la nube te permitirán añadir más tecnología y funcionalidades avanzadas de transformación digital -o al menos explorarlas- en el futuro.

Al registrar cada aspecto de todos los activos digitales y físicos de tu empresa, el sistema de seguimiento de inventarios de Timly te permite comprender y utilizar mejor esos activos, tomar decisiones más firmes y formar estrategias más significativas, mejorar los procesos y flujos de trabajo, aumentar la eficacia de los empleados y disminuir el estrés y el trabajo malgastado, y de innumerables maneras disminuir los costes y aumentar los ingresos.

Así pues, la verdadera promesa de la transformación digital se cumple plenamente, y con una solución de software basada en la nube potente y extraordinariamente asequible que cualquiera y todo el mundo puede entender y utilizar.