Solución basada en la nube en lugar de la herramienta de gestión Excel
(No se requiere tarjeta de crédito)
En esta página encontrarás información sobre los siguientes temas:
- Por qué las empresas no deberían utilizar una plantilla Excel de gestión de herramientas
- Utilizar programas gratuitos de gestión de herramientas: ¿tiene sentido?
- Las ventajas de la gestión de herramientas en la nube
- Más de 250 empresas, escuelas y ciudades confían en Timly
- El software en la nube como solución para ahorrar costes y recursos
- Gestiona tus activos de forma intuitiva
![tool management excel main Management Excel on three devices](https://timly.com/wp-content/uploads/2022/10/tool-management-excel-main.webp)
Conoce siempre exactamente dónde están tus herramientas y en qué estado – disponible en cualquier dispositivo
Por qué las empresas no deberían utilizar una plantilla Excel de gestión de herramientas
Pasar del inventario analógico con, por ejemplo, pizarras magnéticas en el departamento de equipos a gestión digital de herramientas ya supone una gran ventaja para las empresas. Algunos problemas también pueden resolverse con la gestión de herramientas en Excel, pero las hojas de cálculo conllevan muchas fuentes de error.
Además, las fórmulas utilizadas en el Excel de gestión de herramientas son difíciles de entender para los nuevos empleados. Incluso si utilizas una plantilla para ellos, el programa Excel puede actualizarse una y otra vez hasta que, con el tiempo, tu plantilla no sólo se llene en exceso de datos de tablas, sino que además deje de coincidir con la última versión.
En consecuencia, lo que habla claramente en contra de la herramienta Gestión Excel son los elevados costes administrativos que existen debido a los empleados que tienen que mantener al día esta lista. Trabajar con Excel resulta confuso y rápidamente incompleto. Además, no tienes la posibilidad de hacer un seguimiento de dónde se encuentran actualmente los dispositivos.
La gestión de herramientas en Excel conlleva riesgos y costes adicionales que no son sostenibles para ti ni para tu empresa a largo plazo. Por supuesto, pasar de la gestión analógica de herramientas a Excel tiene sentido a pesar de todo, pero las deficiencias que tienes que soportar al utilizarlo de esta forma no son, por desgracia, insignificantes.
Utilizar programas gratuitos de gestión de herramientas: ¿tiene sentido?
En general, se plantea la cuestión de si el software gratuito es útil o no para la gestión de herramientas. El problema con estos proveedores suele ser que la cantidad de equipos, máquinas, vehículos y también herramientas de una empresa es muy superior a la que se puede procesar con software libre. En muchos casos, estás limitado a unos pocos dispositivos que puedes registrar.
Por tanto, posiblemente sea una buena solución para los autónomos, pero no vale la pena para las empresas con muchos empleados. En consecuencia, no es aconsejable trabajar con el programa gratuito de gestión de herramientas. Carece de funciones significativas para poder registrar el número de tu inventario de bienes muebles ahorrando recursos.
En comparación con Excel, a menudo tienes una representación gráfica más clara, pero puedes introducir menos productos. Como resultado, al comparar la herramienta de gestión Excel y el programa gratuito, normalmente tendrías que decidir si quieres una representación más clara o un gran número de dispositivos que se puedan introducir.
Los costes que supuestamente ahorras utilizando el software gratuito de gestión de herramientas vuelven a perseguirte en cuanto te das cuenta de sus desventajas. Porque no puedes evitar permanentemente problemas como la búsqueda de dispositivos perdidos, la doble asignación o el esfuerzo constante de los empleados por darse de alta en los dispositivos lo antes posible con la gestión de herramientas gratuita, ni siquiera con Excel.
Necesitas una estructura clara en tu empresa con una solución sencilla y eficaz para tu inventario. Timly Inventory Software te ofrece una herramienta de gestión basada en la nube que también puedes utilizar a través de una aplicación móvil.
El software de gestión de herramientas Timly en uso en la gran obra “Zukunft Bahnhof Bern” (Futura estación de ferrocarril de Berna) 🚧 ⛓ 🛠
![Management Excel on a smartphone Management Excel on a smartphone](https://timly.com/wp-content/uploads/2022/10/IT-Inventory-Software-Screens.png)
Ahorra costes eficazmente con una solución digital
(No se requiere tarjeta de crédito)
Las ventajas de la gestión de herramientas en la nube
Un sistema de gestión de herramientas en la nube (comparado con la gestión en Excel) puede ser la solución para tu empresa. Timly te ofrece a ti y a tus empleados una serie de ventajas para que las herramientas estén claramente distribuidas. Con Timly, puedes asignar herramientas individuales o similares directamente en el sistema a empleados, obras o incluso proyectos.
De este modo, tú y tus empleados siempre sabréis exactamente dónde está la herramienta. Para una mejor planificación, tus empleados pueden reservar equipos para los próximos proyectos en una fase temprana. Tienes todo tu inventario en un solo lugar y así alivias también a tus empleados, que no tienen que correr a la oficina de administración varias veces al día gracias a la aplicación móvil de gestión de herramientas vía app.
Cada máquina, cada pieza de equipo y también cada obra o vehículo puede llevar simplemente un código de barras y registrarse así en la app Timly. También se puede hacer un seguimiento del inventario en la obra para que no se pierda nada. En cada lugar, siempre sabrás exactamente lo que necesitas saber en ese momento a través de la versión móvil.
Más de 250 empresas, escuelas y ciudades confían en Timly
El software en la nube como solución para ahorrar costes y recursos
Como puedes crear un perfil distinto para cada empleado con Timly, puedes ver automáticamente qué empleado está con quién y para qué proyecto.
El hecho de que puedas minimizar significativamente la pérdida de equipos y de que los daños puedan documentarse directamente a través de la app hace que la adquisición de nuevo inventario sea planificable y calculable.
![Management Excel - an example Management Excel - an example](https://timly.com/wp-content/uploads/2021/12/Inventarisierung-Software-Image-2.png)
La gestión de herramientas Excel puede volverse confusa rápidamente
En caso de informes de daños, el aparato permanece con el empleado que lo utilizó por última vez. También puedes registrar con precisión los datos de rendimiento de cada aparato. El hecho de que puedas introducir el próximo mantenimiento de los respectivos dispositivos hace posible que cada empleado y también tú planifiquéis específicamente cuándo debe realizarse el próximo mantenimiento del dispositivo.
Documenta los resultados y los posibles puntos débiles del dispositivo correspondiente, para que cada empleado sepa exactamente a qué debe prestar atención. Esta solución, que ahorra costes y recursos, no sólo te ahorra mucho tiempo a ti, sino también a tus empleados. Sobre todo porque ya no tienen que buscar la herramienta adecuada.
Mira también en el vídeo de arriba cómo se utiliza el software de gestión de herramientas Timly en una de las mayores obras de Suiza (como sustituto del Excel de gestión de herramientas).
El seguimiento sin fisuras de los equipos garantiza que todas las personas autorizadas sepan casi en tiempo real dónde se encuentra en cada momento una máquina o la herramienta que necesitan para el próximo proyecto. Nuestro software de inventario te ofrece todas las funciones que te faltan en la gestión de herramientas de Excel. No dudes en probarlo y ponte en contacto con nosotros para una demostración gratuita en línea.
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Gestiona tus activos de forma intuitiva
Nuestro software de inventario te ofrece una amplia gama de sofisticadas funciones. De este modo, tu inventario se digitaliza de forma fácil y fiable.
Gestiona todo tu inventario
Ya sea que necesites gestionar recursos informáticos, herramientas, máquinas, flota de vehículos, mobiliario o contratos, Timly lo hace posible.
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Localiza tus objetos con el escáner de códigos de barras integrado para dispositivos móviles.
Asignación eficaz
Asigna con facilidad recursos a personas, proyectos, dependencias, ubicaciones o proveedores de servicios externos.
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Registra digitalmente información importante, archivos, documentos, auditorías y contactos relacionados con tus inventario.
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Registra la ubicación GPS precisa de tus recursos con un solo escaneo. Todos los datos GPS son verificables y se guardan históricamente.