Solución basada en la nube en lugar de la herramienta de gestión Excel

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Pasar del inventario analógico con, por ejemplo, pizarras magnéticas en el departamento de equipos a gestión digital de herramientas ya supone una gran ventaja para las empresas. Algunos problemas también pueden resolverse con la gestión de herramientas en Excel, pero las hojas de cálculo conllevan muchas fuentes de error.

Además, las fórmulas utilizadas en el Excel de gestión de herramientas son difíciles de entender para los nuevos empleados. Incluso si utilizas una plantilla para ellos, el programa Excel puede actualizarse una y otra vez hasta que, con el tiempo, tu plantilla no sólo se llene en exceso de datos de tablas, sino que además deje de coincidir con la última versión.

En consecuencia, lo que habla claramente en contra de la herramienta Gestión Excel son los elevados costes administrativos que existen debido a los empleados que tienen que mantener al día esta lista. Trabajar con Excel resulta confuso y rápidamente incompleto. Además, no tienes la posibilidad de hacer un seguimiento de dónde se encuentran actualmente los dispositivos.

La gestión de herramientas en Excel conlleva riesgos y costes adicionales que no son sostenibles para ti ni para tu empresa a largo plazo. Por supuesto, pasar de la gestión analógica de herramientas a Excel tiene sentido a pesar de todo, pero las deficiencias que tienes que soportar al utilizarlo de esta forma no son, por desgracia, insignificantes.

En general, se plantea la cuestión de si el software gratuito es útil o no para la gestión de herramientas. El problema con estos proveedores suele ser que la cantidad de equipos, máquinas, vehículos y también herramientas de una empresa es muy superior a la que se puede procesar con software libre. En muchos casos, estás limitado a unos pocos dispositivos que puedes registrar.

Por tanto, posiblemente sea una buena solución para los autónomos, pero no vale la pena para las empresas con muchos empleados. En consecuencia, no es aconsejable trabajar con el programa gratuito de gestión de herramientas. Carece de funciones significativas para poder registrar el número de tu inventario de bienes muebles ahorrando recursos.

En comparación con Excel, a menudo tienes una representación gráfica más clara, pero puedes introducir menos productos. Como resultado, al comparar la herramienta de gestión Excel y el programa gratuito, normalmente tendrías que decidir si quieres una representación más clara o un gran número de dispositivos que se puedan introducir.

Los costes que supuestamente ahorras utilizando el software gratuito de gestión de herramientas vuelven a perseguirte en cuanto te das cuenta de sus desventajas. Porque no puedes evitar permanentemente problemas como la búsqueda de dispositivos perdidos, la doble asignación o el esfuerzo constante de los empleados por darse de alta en los dispositivos lo antes posible con la gestión de herramientas gratuita, ni siquiera con Excel.

Necesitas una estructura clara en tu empresa con una solución sencilla y eficaz para tu inventario. Timly Inventory Software te ofrece una herramienta de gestión basada en la nube que también puedes utilizar a través de una aplicación móvil.

Un sistema de gestión de herramientas en la nube (comparado con la gestión en Excel) puede ser la solución para tu empresa. Timly te ofrece a ti y a tus empleados una serie de ventajas para que las herramientas estén claramente distribuidas. Con Timly, puedes asignar herramientas individuales o similares directamente en el sistema a empleados, obras o incluso proyectos.

De este modo, tú y tus empleados siempre sabréis exactamente dónde está la herramienta. Para una mejor planificación, tus empleados pueden reservar equipos para los próximos proyectos en una fase temprana. Tienes todo tu inventario en un solo lugar y así alivias también a tus empleados, que no tienen que correr a la oficina de administración varias veces al día gracias a la aplicación móvil de gestión de herramientas vía app.

Cada máquina, cada pieza de equipo y también cada obra o vehículo puede llevar simplemente un código de barras y registrarse así en la app Timly. También se puede hacer un seguimiento del inventario en la obra para que no se pierda nada. En cada lugar, siempre sabrás exactamente lo que necesitas saber en ese momento a través de la versión móvil.