Software de seguimiento de la formación de los empleados: Por qué es importante para tu empresa

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En la era digital actual, el software de seguimiento de la formación de los empleados establece un alto estándar para supervisar el desarrollo del personal y salvaguardar los registros de certificación de los empleados. La formación del personal no sólo es crucial para cultivar una mano de obra cualificada, sino que también se alinea con consideraciones empresariales clave como la salud y la humedad, la seguridad y diversas cuestiones de cumplimiento.

Los registros de formación de tus empleados contienen información sensible que exige protección frente a accesos no autorizados. Cualquier violación de la seguridad de los datos no sólo dañaría la confianza de tus empleados en tu capacidad para mantener sus datos a salvo, sino que también infringiría la normativa de protección de datos.

Y si todavía utilizas los registros de formación tradicionales en papel, estarás familiarizado con los problemas de acceso y actualización de la información, sobre todo si estos registros están archivados de forma segura.

Aquí es donde las herramientas de seguimiento de la formación de los empleados, como la que proporciona Timly, son indispensables. Con un sistema digital de gestión de registros de formación del personal, no sólo puedes organizar la impartición de tus programas de formación del personal, sino también documentarlos. Esto garantiza que los registros de formación completos estén a un solo clic.

Determinar el contenido de un expediente digital de empleado y decidir qué documentos conservar en su forma original no es tan sencillo como cabría suponer. Esto se debe a que las disposiciones legales relativas a los registros de formación de los empleados en papel y digitales varían de un país a otro, y no todas ordenan explícitamente una cosa sobre la otra o, de hecho, qué detalles capturar.

Sin embargo, dentro de una empresa, suele haber varias áreas que pueden requerir o beneficiarse del seguimiento de la formación de los empleados y de la gestión de registros. La legislación fiscal, las nóminas y las cotizaciones sociales son algunos ejemplos.

Tampoco son infrecuentes, por desgracia, las disputas entre empresarios y trabajadores que surgen en relación con las cualificaciones del personal y las medidas de desarrollo. Si alguna de las partes recurre a la vía judicial, resulta crucial tener a mano los registros originales de formación del personal y los documentos asociados, como los contratos de trabajo. En los procedimientos judiciales, prima el principio de libre valoración de las pruebas, lo que significa que un juez puede evaluar la credibilidad de cada una de ellas.

Un software de gestión de registros de formación de empleados como el que ofrece Timly se hace indispensable en estos y otros escenarios. No sólo ofrece precisión y fiabilidad, sino también un alto grado de personalización para tus requisitos de seguimiento de la formación del personal.

Puedes adaptar el software de gestión de la formación Timly para incorporar conjuntos de datos y documentos específicos dentro de los expedientes digitales de los empleados, garantizando que los detalles esenciales queden registrados y sean fácilmente accesibles para la toma de decisiones. Considera aquí las fechas en las que se solicitó y completó una formación específica para un miembro concreto del personal, las cualificaciones y certificaciones que obtuvo, el periodo de validez y las áreas de negocio en las que tu empleado está ahora cualificado para operar. Las funciones de Timly, como el programador de formación de empleados, garantizan que no se pase por alto ningún plazo o fecha de formación.

La necesidad de acceder fácilmente a los registros digitales de formación de los empleados debe equilibrarse perfectamente con las máximas medidas de seguridad para los datos del personal. En este contexto, la herramienta de gestión de formación y certificaciones Timly cumple todos los requisitos y más.

Con Timly, los datos de tu empresa se alojan en un almacenamiento central en la nube, con servidores ubicados exclusivamente en centros de datos en Alemania, lo que garantiza el estricto cumplimiento de las normas GDPR. Todo el intercambio de datos emplea estándares de encriptación reconocidos y seguros.

Además, dentro de la aplicación Timly, los usuarios autorizados sólo pueden acceder a los datos para los que tienen permiso. Esta granularidad es posible gracias a los permisos basados en roles de Timly, que tu administrador puede adaptar a tus especificaciones. Por ejemplo, a los empleados se les puede conceder un acceso limitado para ver sus propios registros de formación, mientras que roles como los directivos y los representantes de RR.HH. pueden tener permisos más amplios. La información sensible está compartimentada y sólo pueden acceder a ella las personas con mayores privilegios de acceso.

Como se ha destacado, con Timly, los empleados pueden ver sus propios registros de formación. Vale la pena mencionar que la solución Timly admite un número ilimitado de usuarios sin coste adicional. Esto significa que puedes permitir que tus empleados vean y actualicen sus registros digitales si lo deseas. Esto contribuye a la transparencia de los datos de formación asociados a su expediente, y también les permite tomar las riendas de su desarrollo profesional. La función que admite documentos escaneados agiliza varias actividades de RRHH, permitiendo al personal cargar archivos digitales de cualquier naturaleza.

Partiendo de la importancia de la seguridad y la transparencia, los expedientes electrónicos de los empleados también deben responder a necesidades prácticas. Los documentos esenciales relativos a una relación laboral deben almacenarse de forma segura, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de las estipulaciones legales.

Una de las ventajas destacadas de digitalizar los registros es que los supervisores pueden confirmar rápida y claramente las cualificaciones de sus empleados. Los procesos de incorporación y el papeleo asociado son igualmente importantes. Y en el caso de las sesiones de formación acreditadas, es imperativo destacar las que tengan fechas de caducidad próximas.

Con Timly en tu caja de herramientas, integrar la gestión de la formación del personal en tu estrategia de RR.HH. no supone ningún esfuerzo. Por ejemplo, utilizando categorías personalizadas en Timly, puedes establecer planes de formación y enviar notificaciones automáticas a todas las personas implicadas. Una vez completada una sesión de formación, la habilidad o certificación recién adquirida se integra perfectamente en el expediente del empleado dentro de Timly.

Para los directivos, una instantánea en tiempo real de la progresión de la formación de cada empleado y sus cualificaciones para realizar tareas específicas o manejar determinados equipos está a un solo clic. Esto reduce los riesgos para tu organización asociados a personal con formación inadecuada o no cualificado para las tareas o proyectos que se les han asignado.

En Timly, también puedes registrar habilidades o cualificaciones específicas como obligatorias para un área operativa concreta. Esto garantiza que los gestores estén siempre informados sobre los conocimientos necesarios del personal y puedan identificar en el mismo registro qué personas cumplen los requisitos. Esta función es especialmente valiosa cuando los gestores necesitan personal para proyectos específicos o garantizar operaciones ininterrumpidas. Además, te permite maximizar el potencial de tu reserva actual de talentos, especialmente en épocas en las que atraer personal cualificado puede resultar difícil.

Además, el acceso a estos registros no se limita sólo al entorno de la oficina. Con la intuitiva aplicación móvil de Timly, todos los datos de formación de tu personal están fácilmente disponibles, estés donde estés. Esto permite a los supervisores comprobar rápidamente in situ si un empleado posee las cualificaciones necesarias para las tareas que se le han asignado.

Aunque la transición a los expedientes digitales de los empleados puede no ser obligatoria en la actualidad, es muy ventajosa para las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Timly proporciona un marco informático plug-and-play que es escalable. En Timly, la catalogación sistemática de formación-empleados, cualificaciones y certificaciones encaja perfectamente con la gestión de activos.

Puede que la transición a los expedientes digitales de los empleados no sea obligatoria en tu país, pero como se ha ilustrado anteriormente, las ventajas son numerosas. Para las pequeñas y medianas empresas (PYMES), una solución de software inteligente como Timly puede ser transformadora. Las empresas con recursos y personal de RRHH limitados utilizan este tipo de herramientas para agilizar los flujos de trabajo y los procesos, garantizando que los recursos se utilicen de forma más eficiente.

Además, las capacidades de Timly no se limitan a las funciones de RRHH. Como software de gestión de inventario de 360° altamente personalizable, puedes utilizarlo para el seguimiento y la gestión de prácticamente cualquier tipo de inventario y activos empresariales: desde equipos informáticos y mobiliario de oficina hasta herramientas de trabajo, contratos con proveedores y mucho más. En esencia, Timly puede actuar como tu solución integral para supervisar diversos aspectos de tu empresa, no sólo los registros de formación de los empleados.