Willke x Timly: A toda velocidad hacia la transformación digital
Al mirar hacia los últimos dos siglos, es innegable el papel decisivo que la construcción ferroviaria ha tenido en la transformación y configuración de nuestro mundo. Hoy en día, uno de los principales impulsores de este cambio en la industria ferroviaria europea es el Grupo Willke un innovador y líder en la construcción ferroviaria. Acompáñanos mientras exploramos cómo Willke ha implementado con éxito el seguimiento de activos en la nube con Timly para mantenerse en la vía rápida hacia la digitalización.
Grupo Willke
Fundación
1979
Sede central
Países
3 (en 13 lugares)
Sector
Construcción ferroviaria
Número de empleados
500
Inventario
6,000 unidades
El reto: Hacer un seguimiento del inventario en todas las ubicaciones
Willke cuenta con un amplio y moderno parque de maquinaria equipado para afrontar los proyectos de construcción ferroviaria más exigentes.
Fundada hace casi 50 años, Willke ha pasado de ser una empresa familiar a un grupo empresarial con múltiples divisiones especializadas y un equipo de 500 personas. La tecnología siempre ha sido fundamental para su visión y crecimiento. En lo que respecta a la gestión de sus inventarios, como muchas empresas, Willke se basó en una combinación de hojas de cálculo y sistemas ERP, y durante muchos años este enfoque funcionó bien. Sin embargo, con la expansión del Grupo a 7 divisiones especializadas de construcción ferroviaria, la gestión de su amplio inventario de maquinaria, herramientas y equipos se hizo cada vez más compleja. La ejecución de proyectos en múltiples ubicaciones, donde los artículos debían desplegarse y devolverse a diario, no hizo sino aumentar esta complejidad.
En la construcción ferroviaria, donde las herramientas y la maquinaria son fundamentales para las operaciones cotidianas, cualquier retraso en la localización, salida y devolución de artículos puede pasar rápidamente de ser un inconveniente a convertirse en un grave obstáculo, que afecte a los flujos de trabajo y a la productividad. A largo plazo, un sistema de gestión de inventarios inadecuado puede incluso impedir significativamente la capacidad de una empresa para crecer y escalar. Esta consideración, unida a la necesidad de garantizar unos datos de inventario precisos, accesibles y siempre actualizados, llevó a Willke a Timly en 2021. Como explica Jost Cors, Director de Digitalización del Grupo Willke:
“Los sistemas ERP son potentes, pero a menudo difíciles de aprender y requieren costosas licencias. Las hojas de cálculo de Excel ofrecen diversas funciones útiles, pero sin una lógica empresarial sólida son propensas a cometer errores, y el personal clave es un recurso que supone un cuello de botella.”
No te pierdas nuestra conversación con el Director de Digitalización de Willke, Jost Cors de Willke, y conoce su valiosa perspectiva sobre el impacto transformador y las ventajas de adoptar un software de seguimiento de activos en el sector de la construcción ferroviaria.
La solución: Una plataforma para el seguimiento único del inventario
Lo que se necesitaba era un solución de gestión de inventarios que estuviera en consonancia con la visión de futuro y la trayectoria de crecimiento del Grupo. Para ello, el nuevo sistema de seguimiento de activos debía ser robusto y flexible a la vez. Esto permitiría a Willke organizar, rastrear y gestionar su amplia gama de activos en múltiples ubicaciones, al tiempo que facultaría a sus usuarios para adoptar fácilmente la herramienta y acceder a ella y utilizarla desde cualquier lugar. Cors afirma:
“Nuestro primer caso de uso fue y sigue siendo la gestión de datos maestros de activos en un sistema de seguimiento de activos dedicado, fácil de aprender y utilizar. Esto se debe a que hemos llegado a reconocer que unos datos maestros limpios son el requisito previo para otros casos de uso en nuestra empresa” .
Timly destacó por sus funcionalidades intuitivas, accesibilidad basada en la nube y un alto nivel de personalización. Esto permite a Willke organizar sus datos de activos de la forma que tenga más sentido para el Grupo, y extender la solución a otras áreas a medida que evolucionen las necesidades empresariales. La tecnología de código de barras hace que registrar y devolver artículos sea tan fácil y rápido como unos pocos clics. Las etiquetas con códigos QR se pegan directamente en los equipos, lo que permite a los usuarios de Willke escanear los artículos directamente con sus teléfonos móviles y actualizar al instante el paradero de los equipos en el sistema de gestión de inventarios.
Además, los usuarios pueden informar directamente en Timly de cualquier avería en los equipos y pueden solicitar ayuda para otros problemas relacionados con los activos. Esto es posible porque Willke utiliza la función ticketing system de Timly para integrar las actividades del servicio de asistencia con la gestión del inventario. Esto, unido a la capacidad de planificar, ejecutar y documentar tanto el mantenimiento rutinario como el ad hoc y los programas de inspección, significa que Willke puede garantizar que sus equipos estén siempre operativos y en condiciones óptimas.
Con las etiquetas QR de Timly, Willke se asegura de que la entrada y salida de artículos sea fácil, rápida y fiable.
Funciones más utilizadas:
Planificación del mantenimiento
Willke cuenta con una amplia y moderna flota de maquinaria, herramientas y equipos que requieren mantenimiento e inspecciones periódicas. Con el programador de mantenimiento de Timly, pueden planificar, ejecutar y documentar todas las actividades relacionadas.
Registros de formación del personal
Al operar en un sector muy regulado en el que la seguridad en el trabajo es primordial, Willke hace un gran uso de las capacidades de registro de formación de personal de Timly para asegurarse de que su personal está formado, cualificado y certificado.
El resultado: Supervisión completa y perspectivas estratégicas
Las estrictas normas de seguridad de Willke incluyen el mantenimiento regular y las inspecciones rutinarias de su maquinaria.
Además, Willke pudo mantenerse al mando y al frente de importantes cuestiones de seguridad y cumplimiento, desde el mantenimiento y las inspecciones hasta la formación y las certificaciones del personal. En lo que se refiere específicamente a esto último, Willke ofrece un gran ejemplo de cómo aprovechar eficazmente la función gestión de registros de formación y habilidades de los empleados de Timly. Al programar la formación del personal directamente en Timly, Willke puede mantener una visión completa de los eventos de formación pasados y futuros para individuos y grupos de personal. El Grupo organiza meticulosamente las certificaciones y cualificaciones de su personal en categorías, dando a los directores una visión simplificada de cuántos empleados han recibido qué formación, qué formación está pendiente, etc. Al preguntarle por las funciones más útiles de Timly para el caso de uso de Willke, la respuesta de Cor fue:
“Los resúmenes de plazos y cualificaciones porque facilitan enormemente el seguimiento de los plazos y cualificaciones que vencen, la programación del mantenimiento, las medidas de inspección y los cursos de formación mucho antes de que venzan, y podemos proporcionar a los gestores toda la información que necesitan sobre el estado actual de una forma realmente sencilla y resumida.”
El planteamiento de Willke sobre su seguimiento digital de activos habla de su enfoque basado en pruebas y de su gran valor para que los datos impulsen su planificación y sus acciones. La visibilidad de sus activos en Timly les permite tomar decisiones informadas sobre el mantenimiento, la adquisición y el despliegue de activos, y así pueden optimizar el rendimiento de la inversión de su amplio inventario de equipos.
El cambio a un sistema de gestión de inventario en la nube hizo algo más que proporcionar a Willke una herramienta para gestionar su inventario desde cualquier lugar: Willke pudo decidir exactamente cómo implementar Timly para su caso de uso y sus necesidades únicas. Como señala Cors, otro descubrimiento positivo con Timly fue “las posibilidades de personalización y tengo que decir que la excelente usabilidad a pesar de las amplias funcionalidades en básicamente todas las partes del software, eso fue una sorpresa”.
Willke es muy valorado en Timly, apreciado por el equipo no sólo por la gran relación de trabajo, sino también por el impulso del Grupo para innovar y abrir nuevos caminos. Estamos orgullosos de apoyar sus esfuerzos de seguimiento de activos y gestión de inventarios y esperamos continuar este exitoso viaje con ellos.
Derechos de imagen: ©Grupo Willke