Aplicación de Gestión de Dispositivos: Ventajas y desventajas de una solución digital para empresas

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El software en la nube para procesos de inventario es un tema bastante nuevo. Muchas empresas aún no han adquirido experiencia con esta tecnología, pero las que ya han dado el paso hacia la gestión de inventarios mediante software pueden informar de sus ventajas.

Especialmente si la solución también es móvil (por ejemplo, una aplicación de gestión de dispositivos), el esfuerzo para gestionar el inventario puede reducirse significativamente. Sin embargo, también hay desventajas, ¿cuáles exactamente? Lo explicaremos a continuación.

🖥️ ✅ Menos esfuerzo durante la instalación / no es necesario ningún trabajo de mantenimiento

Mientras que la solución convencional suele seguir basándose en una instalación local, con la app de gestión de dispositivos en la nube, puedes conectarte cómodamente a través de Internet. Esto reduce al mínimo el esfuerzo de instalación del software y las empresas no suelen necesitar contratar a su propio departamento informático, ya que una buena app de gestión de dispositivos puede ser utilizada intuitivamente por el empleado medio.

Además, las actualizaciones sólo se realizan a través de Internet y ya no requieren instalación manual. El proveedor de la solución en la nube suele organizar automáticamente en segundo plano las transferencias de datos necesarias. Esto ahorra tiempo y esfuerzo, y siempre puedes estar seguro de que utilizas la versión más reciente y segura del software.

📲 ✅ El software en la nube es utilizable desde el móvil

Otra ventaja de una herramienta de gestión de dispositivos como software en la nube es que el software está disponible inmediatamente online, lo que permite utilizarlo como sistema de gestión de dispositivos móviles. Además de en un ordenador de sobremesa, también se puede utilizar en un smartphone o una tableta. Ya no es necesario instalar el software localmente; todo lo que se necesita es una conexión a Internet y un navegador.

Con una versión moderna del software de inventario, los objetos se pueden llamar fácilmente en el dispositivo móvil mediante un escáner de código de barras integrado (código de barras de gestión de dispositivos) y se pueden llevar a cabo acciones.

Esto significa que las empresas ya no tienen que prescindir del software, ni siquiera en distintos lugares. También se pueden realizar trabajos de inventario o comprobaciones de existencias sobre la marcha sin ningún problema, lo que a su vez aumenta la productividad laboral. De este modo, uno está siempre y en todas partes conectado y puede continuar su trabajo incluso cuando viaja.

💳 ✅ Fácil adaptabilidad a las posibilidades de precios de la empresa (también adecuado para PYMES)

Hoy en día, una aplicación de gestión de dispositivos desde la nube suele ser muy sencilla y rápidamente personalizable. Además, permite a las pequeñas empresas ahorrar tiempo y les sigue ofreciendo todas las funciones. Por supuesto, hay que distinguir entre distintos paquetes de precios. Para las empresas más pequeñas, suele haber un modelo “básico”.
Si la demanda crece con el tiempo, se pueden activar fácilmente más funciones con una actualización.

También suele haber disponible una demostración gratuita, para que las empresas más pequeñas, en particular, puedan probar de antemano y sin riesgos si el software aporta valor añadido a sus necesidades actuales.

La app de gestión óptima de dispositivos ofrece, entre otras cosas:

📉 ❌ A menudo algo más caro que en las instalaciones

Las soluciones in situ, es decir, las instaladas localmente y las autoalojadas, siguen siendo populares entre la mayoría de las empresas, sobre todo si disponen de muchos recursos (por ejemplo, un departamento informático propio). Una de las principales razones es la seguridad, ya que las empresas suelen confiar en sus propios cortafuegos y en la seguridad informática para tomar las precauciones adecuadas contra el acceso de terceros. De este modo, los datos sobre el inventario de la empresa y las actividades de los empleados con el inventario permanecen siempre dentro de la empresa.

Otro punto importante es el control sobre el sistema. Dado que con las soluciones in situ todavía se puede configurar y administrar mediante una interfaz de administración, un miembro del personal informático bien formado debe encargarse del mantenimiento de la solución de inventario. La instalación del software en la infraestructura existente, la formación interna, así como los conceptos de mantenimiento y seguridad cuestan entonces inicialmente a la empresa un esfuerzo aparentemente interminable hasta que el software de inventario funciona realmente en todos los sistemas.

El desarrollo de una solución móvil adicional para poder acceder a la app de gestión de dispositivos en la carretera o in situ (donde se encuentra el inventario) es posible con un esfuerzo adicional considerable.

🔒 ⚠️ Selección del proveedor adecuado (seguridad de los datos)

Por supuesto, siempre hay que tener en cuenta este punto. Si eliges la empresa equivocada para el alojamiento en la nube, los datos sensibles de la empresa pueden quedar accesibles al público por error. Para evitarlo, debes informarte de antemano sobre las normas de seguridad y el tratamiento de los datos. Las ubicaciones de servidores en Alemania y bajo estrictos requisitos EU-GDPR se consideran especialmente seguras.

Algunos proveedores de nube para una aplicación de gestión de dispositivos ofrecen evaluaciones gratuitas en línea, para que puedas comentar de antemano cualquier duda que tengas sobre la protección de datos. De este modo, también puedes decidir de antemano si la empresa es la opción adecuada. No te fíes sólo de tu instinto, sino formula preguntas concretas sobre la seguridad de tus datos.