Warum bei der Arbeitssicherheit Dokumentation so wichtig ist

Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz: Definition und Umsetzung in der Praxis

Eine Definition für den Arbeitsschutz ergibt sich direkt aus §2 ArbSchG. Dabei handelt es sich um alle Maßnahmen zur Verhütung von Unfällen bei der Arbeit und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren. Zu den sogenannten Grundpflichten, neben der Dokumentation im Arbeitsschutz, zählt es:

– eine geeignete Organisation zu erstellen,

– erforderliche Mittel bereitzustellen und

– Vorkehrungen zu treffen, dass Maßnahmen zum Gesundheitsschutz bei allen Tätigkeiten im Unternehmen beachtet werden.

Bei der Arbeitssicherheit Dokumentation zu führen, ist daher an mehrere Voraussetzungen geknüpft. Die Unterlagen müssen an die jeweiligen Bedingungen im Unternehmen angepasst und stets aktuell sein. Mitarbeitern, aber auch Fachkräften für Arbeitssicherheit sollte jederzeit der Zugriff auf für den Arbeitsschutz notwendige Informationen möglich sein.

Timly vereint die ganzheitliche Personalverwaltung mit der Administration sämtlichen Inventars. Wichtige Hinweise im Umgang mit Arbeitsmitteln können direkt über die Software zur Verfügung gestellt werden. Qualifikationen und durchgeführte Einweisungen der Mitarbeiter sind in der digitalen Personalakte von Timly ersichtlich. Damit erfüllen Sie die Anforderungen aus dem ArbSchG und geben Ihren Mitarbeitern ein praxistaugliches Werkzeug an die Hand, um vor Ort erforderliche Unterlagen griffbereit zu haben.

Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz als Pflichtaufgabe für Unternehmen

Wirksamer Arbeitsschutz benötigt ein unternehmensweites Konzept. Compliance-Richtlinien und Hilfestellungen wie die Arbeitsschutz-Pyramide sehen entsprechende generische Regelungen vor. Diese setzen bei der Einarbeitung und regelmäßigen Unterweisung der eigenen Mitarbeiter an. So darf nur ausreichend qualifiziertes und für eine Tätigkeit eingearbeitetes Personal eingesetzt werden.

Timly bietet mit seiner digitalen Personalakte maximale Transparenz – bei gleichzeitiger Beachtung des notwendigen Datenschutzes. Vorgesetzte können feingranular berechtigt werden, um für ihren Verantwortungsbereich einzusehen, ob vorgesehene Mitarbeiter über notwendige Qualifikationen verfügen. Einarbeitungspläne lassen sich für ganze Arbeitsbereiche strukturiert ablegen und digital dokumentieren.

Ebenso wichtig sind jedoch auch die Betrachtung der eingesetzten Arbeitsmittel und die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung. Eine regelmäßige Wartung und die Einhaltung vorgeschriebener sicherheitstechnischer Kontrollen sind Grundvoraussetzungen für den optimalen Schutz der Belegschaft. Der integrierte Wartungsplaner von Timly behält anstehende Termine im Blick und weist Verantwortliche zeitgerecht darauf hin. Die Planung von Inspektionen und Instandhaltungsmaßnahmen erleichtert eine praktische Übersicht in Timly.

Die digitale Geräteakte von Timly ermöglicht es zudem, dass Mitarbeiter bei der Übernahme von Werkzeugen und Maschinen nachsehen können, ob das Arbeitsmittel im ordnungsgemäßen Zustand ist, wenn bei der Arbeitssicherheit Dokumentation digital erfolgt. Mängel lassen sich umgehend erfassen und über die Timly-App melden. Sicherheitstechnische Hinweise und Checklisten, die vor Arbeitsaufnahme abzuarbeiten sind, werden fest im Profil eines Assets hinterlegt. Der dadurch garantierte Informationsaustausch ist wichtigster Baustein zur Verbesserung von Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz.

Arbeitssicherheit im Betrieb mit Software organisieren

Um einen ganzheitlichen Arbeits- und Gesundheitsschutz mit Software zu organisieren, ist eine gewisse IT-Infrastruktur erforderlich. Timly bringt diese bereits Out-of-the-Box mit. Die Software funktioniert als cloudbasierter Service. Ihre Mitarbeiter benötigen lediglich internetfähige Endgeräte. Die Timly-App ist webbasiert umgesetzt. Für den Datenschutz und die Datensicherheit sorgen die Experten von Timly. Es kommen nur abgesicherte, DSGVO-konforme Cloud-Server zum Einsatz. Das Berechtigungssystem innerhalb der App verhindert unautorisierte Zugriffe auf Datensätze.

Arbeitsmittel lassen sich zur einfacheren Verarbeitung mit QR-Codes kennzeichnen. In der Timly-App ist ein Barcode-Scanner integriert, sodass Ihre Mitarbeiter ohne manuelle Eingaben das Profil eines zugeteilten Arbeitsmittels aufrufen können. Der Zugriff auf Arbeitsanweisungen und andere wichtige Hinweise kann ohne nennenswerten Aufwand in die Arbeitsabläufe integriert werden.

Ganz nebenbei sorgt die praxisgerechte Umsetzung mit der modernen Timly-App und dem Aufruf per QR-Code an Smartphone oder Tablet erfahrungsgemäß für die notwendige Akzeptanz, bei der Arbeitssicherheit Dokumentation aktiv zu gestalten.

Die EKAS: Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz in der Schweiz

Eine Rolle, die in Deutschland der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) mit der Herausgabe der Unfallverhütungsvorschriften zukommt, füllt in der Schweiz die Eidgenössische Koordinationskommission für Arbeitssicherheit (EKAS) aus. Sie gibt beispielsweise Ausarbeitungen wie die „Basics in Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz“ und etliche branchenspezifische Dokumente heraus.

Auch bei den gesetzlichen Regelungen gibt es im Ergebnis kaum Unterschiede. Artikel 6 des Arbeitsgesetzes (ArG) schreibt analog zum ArbSchG die generelle Verpflichtung, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz in Unternehmen zu beachten, vor. Der Abschnitt V des Gesetzes verpflichtet Unternehmer zur Aufstellung einer Betriebsordnung, in der Gesundheitsschutz und Unfallverhütung festgeschrieben werden.

Die Pflicht bei der Arbeitssicherheit Dokumentation zu führen, ergibt sich ebenfalls aus dem ArG. Der Arbeitgeber hat Verzeichnisse und Unterlagen zu führen, die Angaben enthalten, aus denen die Einhaltung der Vorschriften hervorgeht.

Mit Timly wird die komplexe Anforderung, permanent bei der Arbeitssicherheit Dokumentation zu führen, einfach und praxisgerecht.

Arbeitssicherheit Dokumentation in der Praxis: Drei Beispiele

Timly ist bei zahlreichen Unternehmen und Behörden unterschiedlicher Größe im Einsatz. Die konkrete Nutzung der Software-Lösung erfolgt entsprechend der jeweiligen Anforderungen.

Der Reifen- und Autoservice Euromaster nutzt Timly unter anderem, um an seinen über 300 Niederlassungen Wartungen und Sicherheitsüberprüfungen zu koordinieren. Ein weiteres Einsatzgebiet ist die ganzheitliche Dokumentenverwaltung eingesetzter Assets in der digitalen Gerätakte.

Der Logistikdienstleister Fiege setzt in seinen Schweizer Niederlassungen Timly für das Gebäude- und Wartungsmanagement ein. Erfasst werden neben klassischen Arbeitsmitteln auch Brandmeldeanlagen und Erste-Hilfe-Zubehör. Wartungen und sicherheitstechnische Überprüfungen lassen sich so effektiv einhalten.

Der Spezialist für Kälteanlagenbau Hauser verwendet die digitale Personalakte von Timly auch, um Fortbildungen und Zertifikate seiner über 1000 Mitarbeiter zentral zu verwalten. Dadurch wird gewährleistet, dass nur ausreichend qualifiziertes Personal eingesetzt wird und befristete Zertifizierungen rechtzeitig aufgefrischt werden können.