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Sobre la empresa

Cada edición del Turnfest Internacional Alemán, celebrada cada cuatro años, alcanza cifras extraordinarias:

  • 80.000 participantes
  • 5.000 objetos (p. ej., vigas, colchonetas, barras…) que gestionar — todas prestadas por escuelas locales
  • 40 escuelas visitadas para la recogida y devolución del equipo
  • 47 ubicaciones de alquiler
  • 23 deportes representados

Esta organización permite mantener estándares de competición de alta calidad, pero también exige un alto nivel de coordinación y responsabilidad.

El reto

Antes de Timly, la gestión del equipo durante el Turnfest dependía en gran medida de Excel, bajo alta presión y con visibilidad limitada. El sistema anterior tenía varios problemas importantes:

  • Complejidad logística: todo el material se tomaba prestado de 40 escuelas diferentes, lo que generaba un alto riesgo de confusión al devolverlo.
  • Sin visión general fiable: era difícil saber dónde estaba cada objeto, especialmente si se utilizaba en varias competiciones en días distintos.
  • Planificación compleja: a veces el mismo objeto se necesitaba para dos eventos muy seguidos, sin una herramienta centralizada para comprobar disponibilidad y asignaciones.
  • Estrés durante las devoluciones: los equipos debían asegurar que cada objeto regresara a la escuela correcta, con poca información sobre su estado inicial y final.

Objetivos clave:

  1. Identificar con precisión la escuela de origen de cada objeto y devolverla sin errores.
  2. Distribuir el equipo entre múltiples ubicaciones (gimnasios, almacenes, sedes de competición) sin perder el control.
  3. Gestionar casos de daños con pruebas del estado inicial y final del objeto.

El objetivo principal era claro: encontrar una solución para inventariar, rastrear, planificar y devolver los objetos prestados de manera eficiente, sin errores ni pérdida de tiempo.

La solución

Los equipos del Turnfest eligieron Timly para estructurar todo el proceso de gestión del equipo. Cada objeto se rastrea desde el préstamo inicial hasta su devolución a la escuela de origen.

Funciones clave:

  • Inventario completo: todos los objetos prestados por las escuelas se inventarió en Timly con ubicación, estado, fotos y más —todo centralizado en el perfil de cada objeto
  • Trazabilidad: los objetos se escanearon en Timly al ser retirados, registrando la ubicación en el momento del escaneo, lo que permitió seguir con precisión de qué escuela provenía cada artículo y dónde debía volver.
  • Identificación del objeto: se aplicaron códigos QR de Timly y se integraron tarjetas RFID en las colchonetas de gimnasia.
  • Asignación: cada objeto se asignó digitalmente a una ubicación o persona responsable, lo que facilitó la responsabilidad y las búsquedas.
  • Planificación del equipo: la función de planificación de Timly estableció ubicaciones exactas para cada artículo en cada momento crítico de la competición, teniendo en cuenta las necesidades de los distintos eventos.
  • Gestión de incidentes: en caso de daños, los equipos los documentaron inmediatamente en Timly con fotos del antes y después y detalles de la ubicación.

Los resultados

El uso de Timly y sus funciones aportó una transparencia sin precedentes a la logística del Turnfest.

  1. Menos estrés para los equipos logísticos: ahora tienen una visión clara y en tiempo real de la ubicación y el calendario de cada objeto.
  2. Inventario y devoluciones simplificados: es fácil ver qué artículos deben volver a qué escuela y verificar que todo haya sido devuelto.
  3. Mejor coordinación de la competición: la planificación garantiza que el equipo esté disponible cuando se necesita, evitando doble reservas o improvisaciones de último minuto.
  4. Gestión eficaz de incidentes: los daños se documentan de forma centralizada, con pruebas visuales y geolocalización.
  5. Gestión totalmente móvil: todo se realiza a través de la app de Timly, sin reintroducción manual ni duplicación de datos.

Principales aprendizajes

  • Las soluciones de gestión de inventario como Timly no solo rastrean objetos: estructuran toda la organización alrededor de él.
  • Centralizar los datos (p. ej., escuela de origen, estado, ubicación, historial de uso) permite un seguimiento preciso incluso en decenas de sitios.
  • Las funciones de asignación, planificación y GPS convierten un quebradero de cabeza logístico en un proceso controlado y transparente.
  • Timly adapta la tecnología de identificación (códigos QR, RFID) al tipo de objeto, incluso cuando las restricciones de seguridad o materiales hacen que las soluciones estándar no sean viables.
  • Una aplicación móvil como Timly permite una gestión en tiempo real y sobre el terreno sin sobrecargar a los equipos.

Al orquestar la gestión del equipo con Timly, el Turnfest pudo centrarse en lo que más importa: ofrecer una experiencia deportiva fluida y memorable que esté a la altura de su excepcional reputación mundial.

Fotos: Internationales Deutsches Turnfest