Perpetual Inventory: What Is It?
¿Qué es el inventario perpetuo?
El inventario debe hacerse una vez al año. Con el inventario o recuento, se registran sin lagunas el tipo, la cantidad y el valor de todos los bienes y deudas de una empresa. En la mayoría de los casos, también se documenta el estado de los artículos.
El seguimiento del inventario en tiempo real y la gestión de los niveles de existencias es costoso para cualquier empresa, requiere mucho tiempo y cuesta muchos nervios. El inventario permanente es un tipo especial de inventario. El inventario permanente es un tipo especial de inventario en la empresa y permite a ésta repartir el inventario en varios días del año.
Según el artículo 241 (2) del HGB (inventario), el inventario debe realizarse físicamente y en forma de libro. Si el inventario se realiza mediante el inventario permanente, el inventario continúa desde el momento con la cantidad determinada.
Los métodos de inventario perpetuo los utilizan principalmente las empresas con existencias que cambian con frecuencia, incluidas las existencias en efectivo y las existencias de mercancías.
En un ejercicio comercial en curso, la rotación da lugar a actualizaciones del inventario por altas, como entradas de efectivo y entradas de mercancías, y bajas, como pagos en efectivo y salidas de mercancías. El inventario real cambia en consecuencia, pero debe coincidir en todo momento con el valor contable.
¿Cuáles son los requisitos de un inventario permanente?
Si una empresa quiere introducir la variante del inventario permanente, el llamado libro de existencias es imprescindible. Todos los artículos con sus existencias y movimientos de existencias se documentan en el libro de existencias y sólo si todas las altas y bajas se registran allí podrá utilizarse el modelo de inventario simplificado del inventario permanente.
Realización del Inventario Perpetuo
En el inventario, una vez al año debe realizarse un inventario físico de cada artículo conservado y deben contarse las existencias reales del artículo. Este estado real y las desviaciones de existencias asociadas se documentan después en el libro de existencias, incluido el momento de la determinación de las existencias.
Con el inventario permanente, a diferencia del inventario anual, no es necesario que todas las existencias se tomen realmente el mismo día. En el caso del inventario permanente, la toma de existencias puede tener lugar en días diferentes, y la cantidad tomada puede distribuirse en distintas fechas.
Sin embargo, el inventario no debe limitarse a muestras aleatorias o secciones representativas, sino que debe incluir siempre la totalidad de las existencias.
Gestión centralizada de inventarios
Configuración individual
Asignar y programar el inventario
Lector de códigos de barras integrado
Mantenimiento y gestión de servicios
Seguimiento de defectos
Administración de usuarios y roles
Registrar ubicaciones GPS
Un ejemplo de inventario permanente
Una tienda de deportes de invierno dispone de tiempo suficiente durante los meses de verano para realizar un inventario exacto de cada artículo. Todas las entradas y salidas se documentan con recibos en la fecha de balance del 31.12. y se registran en el sistema de gestión de mercancías. Las actualizaciones se incluyen en el balance al final del ejercicio.
Cuando un inventario permanente es inadmisible
Si el inventario se compone de bienes especialmente valiosos, puede no llevarse a cabo el procedimiento de inventario simplificado del inventario permanente. Esto también se aplica a los artículos en los que pueden producirse pérdidas incontrolables (por ejemplo, por contracción, deterioro o evaporación) o que son fácilmente rompibles.
Advantages of this Procedure
Tiempo de libre elección
Probablemente, la mayor ventaja del inventario permanente es que el momento del recuento del inventario físico se puede elegir libremente, por lo que las acciones de inventario se pueden repartir a lo largo de todo el año.
Sin presión de tiempo
Gracias al momento libremente seleccionable del inventario y a la distribución de las acciones de inventario a lo largo del año, no hay presión de tiempo y se puede desplegar personal cualificado, con lo que, en última instancia, se pueden esperar mejores resultados y se reducen los errores.
Menos carga de trabajo
La carga de trabajo del inventario puede minimizarse realizándolo cuando los niveles de existencias son bajos. Es evidente que ahorrarás costes reduciendo la mano de obra.
Sin tiempos muertos en la empresa
El hecho de que las actividades de inventario puedan repartirse a lo largo de todo el año y tener lugar en etapas individuales significa que el negocio no se paraliza y que los procesos de la empresa no se ven tan afectados.
(No se requiere tarjeta de crédito)
Disadvantages of this Procedure
Mayores exigencias contables
High demands are placed on accounting records, which can, however, be minimised by merchandise management systems and other technical solutions such as Timly.
Restricciones en el ámbito del producto
Las posibilidades de aplicación del inventario permanente son ligeramente limitadas y, lamentablemente, no pueden aplicarse a todos los grupos de productos.
Utilizar Timly para gestionar activos todo el año
Como ya se ha mencionado, el inventario permanente también está asociado a grandes exigencias en términos de contabilidad. De todos modos, crear listas de inventario es un gran trabajo, y de la forma convencional hay que crear elaboradas tablas de Excel. En el mejor de los casos, esto se hace según el principio de control dual. Es elaborado y lleva mucho tiempo.
Sin embargo, la digitalización juega aquí a nuestro favor y facilita más que nunca la creación de listas de inventario. Con el software de inventario de Timly, el inventario se puede gestionar fácil y eficazmente, y todo en línea. La gestión del inventario también es totalmente utilizable a través de smartphone y tablet.
Con un software de inventario eficaz, el inventario permanente es fácil para tus empleados
Se pueden crear categorías y campos de entrada libremente definibles, y Timly dispone de amplias páginas de detalles con documentos, servicios, ubicaciones, datos de uso e historial de asignaciones. Los datos pueden almacenarse fácilmente en la nube, con copias de seguridad diarias basadas en sistemas informáticos de última generación y, por supuesto, conformes con la GDPR.
Además, hay disponibles interfaces con sistemas comunes, lo que facilita la integración de Timly en los sistemas de gestión existentes y beneficiarse de los efectos sinérgicos. Conoce el software de gestión de inventarios que simplifica tu inventario permanente:
Visión general del inventario en cualquier momento y desde cualquier lugar
Compatibilidad con dispositivos móviles como teléfonos inteligentes o tabletas
Lector de código de barras / código QR integrado
Simple, posibilidad de inventario masivo
Asignar el inventario a personas o lugares concretos
Almacena archivos, documentos o incluso contactos
Seguimiento de la ubicación por GPS, incluido el historial de ubicaciones
Gestiona tus activos de forma más eficiente: Con soporte de software
(No credit card required)
Cómo funciona la gestión de inventario con Timly
El inventario es sencillo y eficaz con Timly. Por ejemplo, en el sector de la construcción, todas las máquinas y equipos pueden llevar una etiqueta con un código QR, escanearse y así registrarse fácilmente en el sistema de gestión. Si ya existe una lista de inventario, puede importarse fácilmente a Timly y continuar.
El smartphone o la tableta pueden utilizarse en “modo inventario” como una especie de escáner. De este modo, cada empleado puede utilizar fácilmente su teléfono móvil para hacer el inventario y registrar los equipos informáticos, mesas, máquinas, etc. El inventario que está presente con frecuencia en la empresa, como sillas y mesas, puede inventariarse fácilmente en masa con el escáner de Timly. Así se realiza un inventario físico en un abrir y cerrar de ojos.
En la vista general de citas a tiempo, se pueden almacenar las fechas de inventario, inspección y mantenimiento, y registrar con una imagen cualquier daño que se produzca en las máquinas o equipos. De este modo, se pueden establecer varias fechas de inventario para un inventario permanente y que nunca se olviden. La lista de inventario se crea de forma inteligente y eficaz sin mucho esfuerzo.
Gestión intuitiva de tus activos
Con Timly tendrás acceso a un inventario perpetuo más eficiente. Una amplia gama de sofisticadas funciones facilita la digitalización de tu inventario.
Gestiona todo tu inventario
Ya sea que necesites gestionar recursos informáticos, herramientas, máquinas, flota de vehículos, mobiliario o contratos, Timly lo hace posible.
Acceso móvil desde cualquier lugar
Localiza tus objetos con el escáner de códigos de barras integrado para dispositivos móviles.
Asignación eficaz
Asigna con facilidad recursos a personas, proyectos, dependencias, ubicaciones o proveedores de servicios externos.
Gestión de archivos digitales
Registra digitalmente información importante, archivos, documentos, auditorías y contactos relacionados con tus inventario.
Grabación de GPS
Registra la ubicación GPS precisa de tus recursos con un solo escaneo. Todos los datos GPS son verificables y se guardan históricamente.
Gestión de mantenimiento
Con Timly, puedes documentar las reparaciones y el mantenimiento en la ubicación de tu inventario, además de gestionar fechas límite con facilidad.
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