Software de Inventario Profesional – Imprescindible para toda empresa

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Utilizar un software de inventario específico no es algo habitual en todas las empresas. A menudo se siguen utilizando tablas de Excel o incluso listas impresas. En casos concretos, esto puede tener una buena razón. Sin embargo, la experiencia demuestra que registrar sistemáticamente todo el inventario y los equipos de trabajo aporta ventajas insospechadas.

El moderno software de inventario de Timly garantiza que siempre sea posible ver dónde está cada activo y en qué condiciones se encuentra. Los equipos de trabajo imposibles de localizar y las “piezas de coche” descartadas hace tiempo en listas obsoletas son cosa del pasado. Timly también simplifica numerosos procesos de trabajo al proporcionar toda la información necesaria en tiempo real allí donde se necesita.

Lo que se le exige a un software de inventario profesional es que en él se pueda mapear intuitivamente una gran variedad de objetos. El stock de datos debe gestionarse de forma centralizada y poder ser editado por varios usuarios al mismo tiempo. Lo ideal es que el acceso pueda realizarse a través de Internet, para que no sea necesario abrir la propia red de la empresa. En este punto, como muy tarde, las alternativas gratuitas o ya existentes, como las tablas Excel de creación propia, suelen “decir adiós”.

El software de gestión de inventarios de Timly, por otra parte, permite registrar de forma útil activos que van desde muebles hasta vehículos y máquinas complejas mediante categorías personalizables de forma flexible. El software de inventario está basado en la nube y, además de garantizar el cumplimiento de la DSGVO, ofrece un concepto de autorización muy preciso. Todos los empleados de una empresa tienen acceso a los datos necesarios, ya sea en la oficina, en la obra o en casa.

El software de inventario sólo puede ser tan bueno como lo permitan los datos almacenados en él. Una información actualizada requiere que los empleados introduzcan adiciones y cambios actuales todos los días. Para que esto sea posible sin grandes esfuerzos, Timly ha desarrollado una aplicación optimizada para smartphones y tablets. Se trata de una solución práctica, ya que la mayoría de los empleados de una empresa llevan consigo un smartphone de todos modos y están familiarizados con su funcionamiento.

Si se cuestiona el uso de dispositivos privados, no hay peligro de mezclar datos profesionales y privados, ya que la aplicación de inventario Timly guarda toda la información en el almacenamiento seguro en la nube. La asignación de máquinas in situ a la responsabilidad personal, así como las rutinas de entrada y salida de consumibles, pueden implementarse fácilmente con Timly. La documentación de daños o un informe de defectos al taller es posible directamente desde la app y está disponible para los responsables en tiempo real.

El uso de Timly puede integrarse en la rutina diaria de trabajo a través de la app sin generar una molesta carga administrativa.

Bien mirado, el software de inventario gratuito tiene desventajas en comparación con una solución profesional como Timly. El objetivo de un inventario digital es necesitar un único software uniforme para todos los problemas relativos a la gestión de inventarios. Esto significa poder almacenar todos los bienes imaginables con los parámetros y documentos necesarios. Para ello, Timly ha creado el modelo de contenedor. Así, los objetos pueden contener otros activos. Así, un vehículo de atención al cliente y las herramientas que contiene se convierten en una unidad coherente.

El software y las máquinas virtuales pueden vincularse al hardware en el que se ejecutan físicamente. Esto garantiza la claridad. Timly también integra la gestión de citas. Cada objeto tiene su propio calendario en el que se pueden introducir las fechas de mantenimiento e inspección, pero también la duración de las licencias. Si hay que concertar una cita, se avisa a tiempo a las personas responsables. Estas son sólo algunas de las funciones que el software libre normalmente no puede ofrecer.

Para acceder al perfil de un activo inventariado lo más fácilmente posible, Timly utiliza códigos QR. Éstos se generan cuando se registra un activo y pueden adherirse a él con una pegatina que ocupa poco espacio. Después, la cámara del dispositivo móvil utilizado es suficiente para llamarlos. Especialmente en condiciones meteorológicas y de visibilidad deficientes, de este modo es posible leer los documentos necesarios, como las instrucciones de funcionamiento. Además, ya no es un problema añadir información in situ.

El esfuerzo necesario para configurar desde cero el software de gestión de inventarios de una empresa y etiquetar todos los activos es un factor importante. Una vez que los responsables se han decidido por una solución, ésta debe funcionar de forma fiable durante años. Esto requiere un trabajo permanente sobre el software. Hay que corregir errores, adaptar funciones o complementarlas. En los proyectos de software libre, esta fiabilidad no suele existir. Además, allí buscas en vano apoyo profesional.

Esto es diferente con Timly. Allí, la atención se centra en el intercambio con los clientes. Muchas funciones se desarrollaron directamente a partir de requisitos prácticos.

El uso de software de código abierto tiene su atractivo. Los programas de código abierto son muy populares, sobre todo en entornos informáticos. Sin embargo, cuando se utilizan en un entorno profesional, hay que tener en cuenta que normalmente sólo cubren una parte de las funciones necesarias. Además, la aparente ventaja de la gratuidad se ve mermada por el hecho de que se requiere personal propio para su uso y funcionamiento, por ejemplo para implantar y asegurar la red.

Para que un software de inventario obtenga la aceptación necesaria entre el propio personal, deben observarse algunos requisitos previos. No hay que descuidar el idioma de orientación al usuario. No todos los empleados están acostumbrados a utilizar la lengua inglesa en el trabajo diario. Las traducciones inexistentes o confusas, como suele tener el software gratuito, no deben darse en un entorno profesional. Timly sólo utiliza traducciones cuidadosamente preparadas por hablantes nativos. Así se evitan errores y consultas innecesarias.

Timly permite gestionar los activos de una empresa de forma integral. Las asignaciones personales y el almacenamiento de ubicaciones no suponen ningún problema. Además, la aplicación del código QR garantiza una identificación sin confusiones. Esto evita dificultades cuando se utilizan equipos de trabajo en un entorno privado.

La identificación y el acceso a toda la información necesaria sobre un artículo del inventario es posible con Timly. Queda claro en todo momento dónde se encuentran los activos. Los empleados, a su vez, no tienen que preocuparse de gestionar los activos de trabajo asignados. Obtienen toda la información necesaria a través del software de inventario Timly.