Seguimiento de activos informáticos: Qué es y cómo elegir el software adecuado

En el vertiginoso entorno digital actual, el seguimiento de activos informáticos es esencial, ya que las empresas navegan por una amplia gama de activos tecnológicos, desde hardware tangible a activos intangibles como licencias de software y servicios digitales. En el centro de todo ello está la gestión del inventario informático. Con un sistema sólido, las empresas pueden localizar con precisión cada elemento tecnológico, determinar su estado y hacer un seguimiento de su ciclo de vida. No se trata sólo de catalogar, sino de optimizar el valor de cada activo y evitar gastos imprevistos.

La naturaleza del trabajo ha evolucionado y va más allá de la oficina tradicional. Con una mezcla de tareas in situ, escenarios de trabajo a distancia y proyectos externos, es imprescindible contar con un sistema informático cohesionado. En este contexto, el seguimiento de los activos informáticos no se limita a supervisar los equipos: es una herramienta vital que mejora la eficiencia, reduce los costes e impulsa el crecimiento empresarial. A medida que aumenta nuestra dependencia de las TI, vigilar estos activos no sólo es práctico, sino esencial para un funcionamiento eficaz.

En el mundo actual, centrado en la tecnología, una sólida gestión de los activos informáticos no es sólo una buena práctica: es indispensable. Descuídala, y esto es lo que está en juego:

1. Gasto inútil: Costes asociados a la sustitución prematura de activos o al mantenimiento de los obsoletos.

2. Disminución de la productividad: Problemas técnicos no resueltos que provocan paradas innecesarias y los consiguientes retrasos.

3. Lagunas de seguridad: El uso de software o hardware obsoletos se convierte en un imán para los ciberataques, poniendo en peligro los datos y la reputación de la empresa.

4. Incumplimientos normativos: Incumplimiento de licencias y protocolos de datos.

5. Decisiones ineficaces: Asignación de recursos y compras mal informadas debido a la inexactitud de los datos sobre activos informáticos.

6. Extravío de activos: La ausencia de seguimiento puede provocar la pérdida o el robo de elementos valiosos, como ordenadores portátiles, con las consiguientes pérdidas económicas y riesgo de exposición de datos.

7. Soporte de TI tenso: Una gestión inadecuada de los activos complica la resolución de problemas a los equipos de TI, lo que provoca tiempos de respuesta más largos y usuarios descontentos.

Adoptar una Gestión de activos informáticos protege a las empresas de estos peligros potenciales.

En una época rebosante de avances tecnológicos, es lógico utilizar software para gestionar los equipos informáticos. Aprovechar el software para supervisar los activos tecnológicos no sólo es lógico, sino indispensable. Sin embargo, el software de gestión de equipos informáticos ideal no es sólo cuestión de funciones. Se trata de seleccionar un sistema que se integre perfectamente en tu infraestructura actual. Al considerar las opciones, esto es lo que debes priorizar:

1. Inventario centralizado: Busca un sistema que te permita catalogar todos los activos informáticos, asegurándote de que puedes hacer un seguimiento de detalles esenciales como fechas de compra, garantías y vencimientos.

2. Capacidad de escaneado de códigos de barras/RFID: Asegúrate de que la solución permite un etiquetado sencillo y actualizaciones en tiempo real para una gestión eficaz de los activos.

3. Funciones de programación del mantenimiento: Opta por un software que te mantenga al día de los plazos de mantenimiento y las renovaciones de las licencias de software.

4. Alertas y notificaciones oportunas: Un sistema que ofrezca recordatorios sobre mantenimiento, renovación de licencias y medidas de seguridad mantendrá todo en orden.

5. Almacenamiento exhaustivo de archivos: Busca opciones que te permitan adjuntar documentos relevantes a cada registro de activos informáticos, desde manuales de usuario hasta imágenes de defectos.

6. Acceso sobre la marcha: La flexibilidad es clave: asegúrate de que el software permite gestionar los activos desde cualquier lugar.

7. Prueba gratuita sin compromiso: Es crucial poder probar si el software se adapta a tu empresa antes de tomar una decisión definitiva.

En resumen, no se trata sólo de seleccionar el software con más funciones, sino de encontrar uno que se adapte óptimamente a las necesidades de tu empresa y se integre a la perfección.

Timly es algo más que un sistema de seguimiento de activos. Está diseñado con funciones completas para satisfacer todas tus necesidades. Con Timly, el seguimiento de activos no sólo se simplifica, sino que se transforma por completo. Estas son algunas de las funcionalidades clave que nuestros clientes valoran mucho de nuestra solución de gestión de activos.

Accesibilidad basada en la nube: Funcionalidad completa en cualquier dispositivo, ya sea un ordenador de sobremesa, un smartphone o una tableta. Todo lo que se necesita es una conexión a Internet y, si utilizas la función de escaneado de códigos de barras, una cámara integrada.

Personalización: Adapta Timly a la dinámica de tu negocio. Tienes las riendas de las categorías y variables para un seguimiento meticuloso.

Modularidad: Elige los módulos de Timly que mejor se adapten a tus necesidades organizativas.

Definición de atributos: Para cada activo, tienes la libertad de determinar sus atributos únicos, asegurándote de que no se pasa por alto ningún detalle.

Tecnología QR: Un simple escaneo de un código QR con la cámara integrada de tu teléfono te dirige al registro del activo o te incita a crear uno nuevo. Es el seguimiento de activos al toque de una pantalla.

Información sobre la ubicación: Asigna ubicaciones específicas a herramientas y otros recursos, proporcionando una visión transparente de dónde reside cada cosa, incluso los intangibles como las licencias de software.

Designación de funciones: Asigna personas para supervisar los defectos o los programas de mantenimiento, garantizando una intervención oportuna.

Programador de activos: Reserva equipos informáticos para personal o proyectos concretos, o simplemente comprueba su disponibilidad.

Gestión eficaz de tickets: Genera automáticamente tickets para las averías notificadas, dirigiéndolos a la persona responsable.

Gestión de documentos: Adjunta un número ilimitado de archivos a cada activo, desde recibos de compra y certificados de garantía hasta registros de reparaciones e imágenes.

Seguimiento holístico: Combina la supervisión de tus activos informáticos con una gestión de inventario más amplia, permitiendo el seguimiento de diversos activos, desde mobiliario hasta cualificaciones del personal. De este modo, Timly se convierte en tu solución integral para todas las necesidades de seguimiento.

Usuarios ilimitados: Defendemos la inclusión permitiendo usuarios ilimitados. Todos los miembros de tu equipo, desde el personal fijo hasta los contratistas, tienen acceso, lo que agiliza la gestión de activos.

Bonus Insight – El elemento humano: Aunque la tecnología se encarga de la mayor parte del trabajo, el papel de tu equipo es indispensable. Fomenta una cultura en la que todos comprendan la importancia de la gestión de activos informáticos. Fomentar hábitos como registrar la entrada y salida de los equipos, informar de los problemas y solicitar artículos con antelación no sólo infunde propiedad y responsabilidad entre el personal, sino que también refuerza enormemente la eficacia de tus esfuerzos de gestión de activos informáticos.

En el panorama de los activos informáticos, en constante evolución, la comodidad y la eficiencia son primordiales. Con un enfoque que da prioridad a la nube, Timly funciona de forma consistente en cualquier dispositivo preparado para Internet, ya sea un ordenador de sobremesa, un móvil o una tableta. Nuestros servidores, que cumplen la GDPR, están ubicados en Europa, y nuestro sistema de permisos granulares garantiza que los usuarios sólo accedan a la información que les corresponde.

Además, la aplicación Timly, integrada con códigos QR para cada activo, permite al personal recuperar sin esfuerzo datos cruciales de los activos con un simple escaneo del smartphone. Tanto si estás registrando la ubicación de un activo, delegando tareas o gestionando otros datos del equipo, actualizar tus registros de activos informáticos es tan sencillo como unos pocos clics.

Como se deduce de lo anterior, los activos informáticos no son un inventario común y corriente. Su naturaleza dinámica -actualizaciones frecuentes de software, componentes de red en constante evolución- hace que el seguimiento manual quede obsoleto en muy poco tiempo.

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Aprovechando la potencia de los protocolos de red estándar y los programas cliente integrados, Lansweeper discierne sin esfuerzo los dispositivos activos en tu red y su software correspondiente.

Con la sinergia entre asociación entre Lansweeper y Timly, estas herramientas no sólo coexisten, sino que están interrelacionadas. Timly accede a la API de Lansweeper, canalizando datos esenciales directamente a su gestión de inventario. ¿Y dentro de los perfiles individuales de Timly? Un puente directo a la reserva de datos de Lansweeper, tejiendo a la perfección el seguimiento de los activos informáticos en la supervisión holística del inventario.

En un mundo de tendencias tecnológicas pasajeras, Timly y Lansweeper anclan la gestión de activos informáticos en una sólida fiabilidad.

El atractivo del software de código abierto es innegable. Con sus funcionalidades transparentes gracias al código fuente expuesto y los costes de licencia cero, los equipos informáticos especializados suelen gravitar hacia él. Sin embargo, cuando se trata de la gestión de activos informáticos, esta vía “libre” puede tener un precio.

Configurar y personalizar software de código abierto para satisfacer las necesidades de gestión de activos informáticos suele exigir un gran esfuerzo, lo que a veces eclipsa su atractivo gratuito. Comparado con plataformas profesionales y racionalizadas como Timly, que están listas para usar desde el principio, el software libre puede parecer más problemático de lo que vale.

También está el software gratuito, una opción habitual para diversas necesidades digitales. Pero recuerda: “gratuito” no garantiza “libre de problemas”. Sin la promesa de soporte por parte del desarrollador o de corrección de errores, confiar en el software gratuito puede ser una apuesta arriesgada. Si surgen fallos en tu sistema de gestión de activos informáticos, el efecto dominó puede ser perturbador, si no paralizante.

Timly destaca en este panorama. Con el respaldo de un equipo dedicado y actualizaciones constantes, no sólo ofrece una solución, sino una promesa: una gestión de activos informáticos fiable, eficaz y profesional. No vayas por libre: elige sabiamente.