Cómo elegir una aplicación de gestión de inventarios para tu empresa

En este artículo:

La gestión de activos es crucial para cualquier empresa u organización de cualquier tamaño, y la mejor aplicación de gestión de inventario puede hacer que seguir y gestionar el inventario sea más fácil, seguro y eficaz que nunca. Algunas de las principales ventajas son:

∗ Operaciones optimizadas y mayor productividad

∗ Mejora de la visibilidad, el cumplimiento y la responsabilidad

∗ Mejor toma de decisiones

∗ Prolongación de la vida útil de los activos y mejora del mantenimiento

∗ Reducción de costes y aumento del valor

Veamos estas ventajas un poco más de cerca, sobre todo porque pueden aplicarse a tu caso de uso particular.

Aumento de la productividad – Conocer la ubicación y disponibilidad de los activos significa que puedes distribuirlos y coordinar su uso de forma mucho más eficaz, mejorando la productividad y reduciendo o eliminando ralentizaciones o paradas en tu flujo de trabajo.

Ahorro de dinero en mantenimiento y sustitución – Disponer de un informe completo de la antigüedad o versión de un activo, su estado y su historial de mantenimiento/actualización permite un mantenimiento óptimo de los activos físicos y una actualización oportuna de los activos digitales, aumentando su usabilidad y alargando su vida útil.

Eliminación de duplicidades – Una app completa de gestión de inventarios facilitará una mejor distribución, programación y coordinación del uso de los activos, eliminando duplicidades cuando un único artículo -una herramienta, un vehículo, una pieza de maquinaria o un programa informático- podría compartirse fácilmente.

Mejorar la visibilidad – Los inversores, las agencias gubernamentales y otros organismos reguladores, los clientes y, a menudo, incluso el público en general, insisten en una mayor visibilidad de los activos y las operaciones, y un sistema de gestión holístico puede proporcionar una valoración más precisa, garantizar el adecuado cumplimiento de la normativa y aumentar la confianza de inversores y clientes.

Por supuesto, para muchos de nosotros lo más importante de un sistema de gestión de inventarios completo, flexible y escalable es el dinero que ahorrarás, lo que se pone de manifiesto en todos los puntos anteriores y de muchas otras formas.

Para aprovechar plenamente las ventajas del mejor sistema de seguimiento de inventario, lo que realmente quieres es un paquete de software que sea complejo y completo en sus capacidades, pero totalmente sencillo e intuitivo en su uso.

The best inventory management app will allow you to easily record, update and access every single important detail of any particular asset, as well as guiding you in knowing what exactly is important – both in initial data capture and in ongoing monitoring, data processing and relationships.

De hecho, elegir la aplicación de inventario adecuada es tan importante que deberíamos analizar más específicamente qué es exactamente lo que debes buscar en un software de gestión de activos.

Facilidad de uso – Una interfaz de usuario debe ser sencilla, intuitiva y comprensible, eliminando la necesidad de una formación exhaustiva, acelerando la integración total y fomentando el uso continuado.

Universalidad – Los empleados deben poder acceder a tu nueva aplicación de inventario con teléfonos, tabletas, portátiles, ordenadores de sobremesa u otros dispositivos, y utilizando cualquier sistema operativo. A menudo se eligen sistemas basados en la nube precisamente por esta razón, junto con las muchas otras ventajas que ofrecen.

Funcionalidad – La aplicación ideal debe permitirte almacenar todos y cada uno de los datos relevantes, como la ubicación de un activo físico o digital, su antigüedad y versión, el historial de uso y utilización, el estado y el historial de mantenimiento, el acceso y los permisos, el valor, la documentación de apoyo y mucho más.

Flexibilidad, adaptabilidad y escalabilidad – La aplicación de inventario ideal tiene que ajustarse a las necesidades únicas de tu organización o empresa, y también tener la capacidad de cambiar y crecer a medida que tu negocio evoluciona y prospera.

Facilidad de puesta en marcha y migración – Debes asegurarte de que el software de inventario pueda implantarse de forma rápida y sencilla, con poca o ninguna interrupción del flujo de trabajo, y de que los datos de cualquier servicio o base de datos existente puedan migrarse fácilmente.

Valor – Es casi seguro que la mejor aplicación de gestión de inventarios ofrecerá un valor real, no sólo en el retorno de la inversión, sino en mejoras de tus procesos, operaciones y flujo de trabajo. Sin embargo, no hay que olvidar que algunas aplicaciones son sencillamente más asequibles y pueden reducir significativamente el desembolso de capital inicial.

Soporte y servicio – Una empresa de software o un proveedor de servicios que te ayude con la toma de decisiones, la instalación, la personalización y la configuración, así como con todas tus necesidades continuas, de forma integral y atenta, tiene un valor incalculable.

Incluso teniendo en cuenta la potencia y el valor de una solución de software de gestión total de inventarios bien diseñada, cuidadosamente implantada y plenamente capaz, aún podríamos sentirnos tentados a hacernos un par de preguntas, como:

∗ ¿Deberías utilizar Microsoft Excel o Google Sheets para la gestión de inventarios?

…y…

∗ ¿Vale la pena un software de gestión de inventarios gratuito o de código abierto?

Y en ambos casos -según nuestra experiencia, y como consenso aparentemente fuerte entre quienes han probado cualquiera de los dos- la respuesta es un no bastante rotundo.

Tan potentes como pueden ser Excel y Google Sheets, es extremadamente difícil convertirlos en un sistema de gestión de inventarios completo y totalmente funcional, que proporcione una interfaz de usuario sencilla y fácilmente adaptable y que realmente tenga en cuenta cada tipo de activo, cada atributo importante, las cuestiones legales y de cumplimiento, y mucho, mucho más.

Y, por supuesto, lo mismo puede decirse de las aplicaciones de gestión de activos gratuitas o de código abierto, que rara vez son completas “listas para usar” y pueden requerir grandes inversiones en tiempo y desarrollo, así como unos niveles de conocimientos elevados y poco realistas, para ser realmente útiles a tu empresa u organización.

Una solución completa de software desarrollada, implantada y respaldada profesionalmente, especialmente por una empresa que conozca a fondo y tenga experiencia en las complejidades y la importancia de la gestión holística del inventario, es en cualquier caso no sólo una idea mucho mejor, sino que puede ahorrarte mucho tiempo, esfuerzo y dinero.

Así que puede que todo se reduzca a decidir qué enfoque del software de control de inventario profesional es mejor: el software local o en la nube.

Y aunque las aplicaciones basadas en la nube están aumentando rápidamente en popularidad, implantación y saturación del mercado, y parecen claramente el camino a seguir -para la gestión de inventarios y en casi cualquier otra área o aplicación-, todavía puede ser útil enumerar las ventajas del software de inventario basado en la nube:

Los datos en la nube son más seguros – Si tus procesos, tu flujo de trabajo, tu situación legal y tus resultados dependen de la disponibilidad, exactitud y verificabilidad de los datos de inventario, esto es crucial.

Las aplicaciones en la nube se actualizan con más frecuencia – Esto significa que las aplicaciones no sólo se actualizan, sino que evolucionan para reflejar las necesidades cambiantes y emergentes tuyas y de otros clientes.

Mayor coherencia – Con las soluciones de inventario basadas en la nube, todos los empleados y contratistas verán y utilizarán las mismas versiones del software y los mismos conjuntos de datos, gracias al almacenamiento y procesamiento centralizados.

Sin plataforma específica – Los usuarios nunca experimentarán problemas o incompatibilidades relacionados con el sistema operativo o el procesador/hardware, y el trabajo a distancia o el uso in situ son más accesibles y fiables.

Más rápido y fiable – Los fallos del hardware local, los procesadores o servidores de datos obsoletos, los fallos del sistema y de la red no afectarán a la disponibilidad de los datos, y en general el procesamiento de datos basado en la nube es más rápido de lo que puede gestionar el software local.

E, incluso con todas estas, y muchas otras, importantes ventajas, las soluciones de gestión de activos basadas en la nube pueden ser Menos Caras, tanto en inversión inicial como en costes a lo largo del tiempo.