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Stichtagsinventur: Definition & Einordnung

Die Stichtagsinventur bezeichnet die vollständige Erfassung und Bewertung aller Vermögensgegenstände sowie des sonstigen Kapitals eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag, häufig dem 31. Dezember. Dabei werden materielle Werte physisch gezählt, gewogen oder gemessen, immaterielle Werte und Schulden werden anhand von Belegen dokumentiert. Ziel ist eine exakte Momentaufnahme der finanziellen Unternehmenslage, als Grundlage für den Jahresabschluss.

Abgrenzung zu anderen Inventurarten

Im Gegensatz zur permanenten Inventur, die eine kontinuierliche Bestandsführung über das gesamte Jahr hinweg vorsieht, wird bei der Stichtagsinventur der komplette Bestand zu einem bestimmten Termin erfasst. Die mengenmäßige und wertmäßige Feststellung an einem klar definierten Zeitpunkt kann kombiniert werden mit der Stichprobeninventur oder der verlegten Inventur.

Die Stichprobeninventur erlaubt es, die Menge bestimmter Güter auf Basis repräsentativer Stichproben anhand anerkannter mathematisch-statistischer Verfahren hochzurechnen. Bei der verlegten Inventur kann die körperliche Bestandsaufnahme bis zu drei Monate vorgezogen werden oder zwei Monate später erfolgen. Details hierzu führen wir weiter unten aus.

Wann ist die Stichtagsinventur sinnvoll?

Die Inventur zum Stichtag kommt insbesondere dann zum Einsatz, wenn exakte, stichtagsbezogene Bestandsdaten erforderlich sind – beispielsweise für die Finanzbuchhaltung oder externe Prüfungen. Sie eignet sich für Unternehmen, die keine geeigneten Systeme zur permanenten Erfassung haben oder aus Gründen der Übersichtlichkeit bzw. Prüfungssicherheit eine vollständige Erhebung bevorzugen.

Die konzentrierte Erfassung zum Stichtag ist zudem vorteilhaft, wenn eine kontinuierliche Erhebung zu aufwändig oder nicht praktikabel wäre.

Ablauf der Stichtagsinventur

Die Stichtagsinventur kann eine Mammutaufgabe für Verantwortliche und Mitarbeiter sein. Es müssen alle Arbeitsbereiche abgedeckt werden. Der reguläre Betrieb wird dafür oft gestoppt. Bei sehr großen Beständen sind häufig Aushilfen notwendig, da die Zählung nur mit eigenem Personal zu lange dauern würde. Dies bringt beispielsweise weitere Anforderungen mit sich. Geeignete Inventurkräfte müssen gefunden und eingearbeitet werden.
Stichtagsinventur innerhalb von 10 Tagen

Für die Planung lassen sich drei große Bereiche bestimmen, in denen unterschiedliche Einzelaufgaben zu bewältigen sind:

  1. Zunächst geht es um die zeitgerechte Vorbereitung der Stichtagsinventur. Dazu gehören die Festlegung des Stichtags und die Benennung von Inventurverantwortlichen. Es bietet sich oft an, Bereiche zu unterteilen und Zuständigkeiten zu bestimmen. Danach müssen Inventurlisten erstellt und notwendige Materialien beschafft werden. Wichtig sind auch genaue Anweisungen für die Vorgehensweise sowie die Einweisung der Mitarbeitenden.
  2. Es folgt die Durchführung am Stichtag. Dabei ist die physische oder buchmäßige Erfassung aller Bestände notwendig. Anlagen und Arbeitsmittel werden auch bewertet, beispielsweise nach deren Zustand in Prozent. Besonderer Bedeutung kommt der Dokumentation zu. Diese muss insbesondere nachvollziehbar und inhaltlich korrekt sein.
  3. Abschließend erfolgen Kontrollen und die Nachbereitung. Listen müssen von den Durchführenden abgezeichnet werden. Verantwortliche für die jeweiligen Bereiche sollten diese nach der Abgabe kontrollieren. Es kann auch bereits ein Abgleich mit Buchwerten durchgeführt werden, um erhebliche Abweichungen umgehend nachvollziehen zu können.
  4. Die Ergebnisse müssen in das Buchhaltungssystem überführt werden. Um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, sollten Papierunterlagen aufgehoben werden. Auch eine allgemeine Nachbereitung mit Feedback der Inventurkräfte kann sinnvoll sein. Dadurch lassen sich Abläufe unter Umständen optimieren und die Effizienz in den Folgejahren steigern.

Varianten der Stichtagsinventur

Wie bereits kurz angesprochen, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die Bestandsaufnahme durchzuführen. Dabei geht es in erster Linie um den Zeitraum. § 240 Handelsgesetzbuch (HGB) führt hierzu aus, dass die Inventur „für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs“ zu erfolgen hat.

Der dafür zur Verfügung stehende Zeitraum wird in der weiterführenden Formulierung „Die Aufstellung des Inventars ist innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit zu bewirken“ nicht ausdrücklich benannt. Es wird aber impliziert, dass die Bestandsaufnahme im möglichst engen Rahmen am Bilanzstichtag erfolgen muss. Zudem sind Ausnahmen in § 241 HGB beschrieben.

Zusammengefasst gibt es demnach die folgenden Möglichkeiten:

Zeitnahe Stichtagsinventur

Die zeitnahe Stichtagsinventur geht von der sogenannten 10-Tage-Regelung aus. Unternehmen können die Inventur bis zu 10 Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag durchführen. Bestandsveränderungen im Zeitraum zwischen Zähltag und Bilanzstichtag müssen dennoch lückenlos und belegbar fortgeschrieben oder zurückgerechnet werden.

Ausgeweitete Stichtagsinventur

Die ausgeweitete Stichtagsinventur ist synonym zur zeitnahen Stichtagsinventur zu sehen. Der Begriff wird aber insbesondere dann verwendet, wenn der Zeitraum von 10 Tagen ausgeschöpft wird.

Verlegte Inventur

Die Variante ergibt sich aus § 241 Abs. 3 HGB. Danach ist es zulässig die Bestandsaufnahme bis zu drei Monate vor und zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchzuführen. Es muss dann allerdings den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechendes Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren zur Anwendung kommen. Damit muss der Bestand zum Jahresende möglichst genau bestimmbar sein.

Permanente Inventur

Die permanente Inventur ist eine Alternative zur Inventur am Stichtag. Die Fortschreibung des Bestandes erfolgt dabei kontinuierlich. Oft wird dies softwaregestützt durchgeführt. Unternehmen müssen dabei alle Zu- und Abgänge lückenlos erfassen. Zudem ist einmal jährlich eine körperliche Bestandsaufnahme vorgeschrieben. Diese kann zu einem selbst gewählten Zeitpunkt geschehen.

Stichtagsinventur: rechtliche Rahmenbedingungen

Maßgeblich für die Definition einer Stichtagsinventur sind das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung. Zudem die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, auf die wir aufgrund ihrer Bedeutung nachfolgend gesondert eingehen. Die relevanten Vorschriften sind:
Wichtige Rechtsnormen zur Inventur
Rechtsnorm Inhalt in Kürze
§ 240 HGB – Inventar
  • Pflicht zur Aufstellung des Inventars bei Aufnahme des Geschäftsbetriebs
  • Durchführung der jährlichen Inventur
§ 241 HGB – Inventurvereinfachungsverfahren
  • Stichprobeninventur anhand mathematisch-statistischer Hochrechnung
  • Permanente Inventur
  • Verlegte Inventur
§ 241a HGB – Befreiung von der Inventur Nicht erforderlich, wenn in zwei aufeinanderfolgenden Jahren:
  • Gesamtumsatz nicht höher als 800.000 €
  • Gewinn nicht über 80.000 €
§ 141 Abgabenordnung (AO)
  • Verpflichtung zur jährlichen Bestandsaufnahme aus steuerlichen Gründen
  • Gesamtumsatz über 800.000 € oder Gewinn über 80.000 €
§ 266 HGB – Gliederung der Bilanz Definiert die Gliederung der Bilanz und damit die Kategorien, die auch bei der Inventur zu berücksichtigen sind:
  • Anlagevermögen: immaterielle Vermögensgegenstände, Sachanlagen, Finanzanlagen
  • Umlaufvermögen: Vorräte, Forderungen, Wertpapiere, liquide Mittel (z. B. Bankguthaben)

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Unabhängig von der Art der Inventarverwaltung gelten immer die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) aus § 239 HGB. Darin ist festgelegt, wie die Geschäftsbücher zu führen sind. Entsprechend gelten diese Vorgaben auch, wenn digitale Systeme wie eine Inventarsoftware zum Einsatz kommen.

Wesentliche Voraussetzungen sind:

  • Vollständigkeit in Bezug auf die Bestände und durchgeführte Transaktionen
  • Nachvollziehbarkeit (hergeleitet auch aus § 238 HGB) in der Form, dass ein sachverständiger Dritter in der Lage sein muss, die Geschäftsvorgänge zu prüfen
  • Inhaltliche Richtigkeit bezüglich aller Eintragungen
  • Zeitgerechte Erfassung von Transaktionen
  • Unveränderbarkeit der Eintragungen, sodass immer ursprüngliche Inhalte erkennbar bleiben

Voraussetzungen und Erklärungen zur Stichtagsinventur

Es geht darum, die für ein Unternehmen am besten geeignete Form der Bestandsaufnahme zu finden. Dabei sprechen einige Vorteile für die Inventur an einem festgelegten Stichtag. Dafür sollten allerdings bestimmte Voraussetzungen vorliegen.

Es müssen klare Verantwortlichkeiten für einzelne Bereiche gegeben sein, um die strengen GoB einhalten zu können. Daher ist eine gewissenhafte Vorbereitung notwendig. Es muss möglich sein, Vermögenswerte und immaterielle Werte anhand der örtlichen Gegebenheiten präzise festzustellen.

Wichtig ist auch, dass Bestandsveränderungen innerhalb des 10-Tages-Zeitraums lückenlos dokumentiert werden. Vorgabe ist, den Bestand am Stichtag exakt berechnen zu können.

Gerade bei größeren und unübersichtlicheren Strukturen sollte eine geeignete softwarebasierte Unterstützung vorgesehen werden, um Ungenauigkeiten aus manueller Zusammenführung von Ergebnissen oder Zählung sehr großer Bestände möglichst gering zu halten.

Stichtagsinventur: alle Vorteile

Durchführung der Stichtagsinventur

Trotz des hohen Aufwands und der damit einhergehenden Schwierigkeiten bringt die Inventur zum Stichtag auch Vorteile mit sich. So gewährleistet sie eine hohe Genauigkeit. Der Bestand zum Jahresabschluss wird sehr präzise bestimmt und kann direkt im Jahresabschluss übernommen werden.

Die konzentrierte Durchführung vereinfacht die Arbeitsabläufe im restlichen Jahr. Es ist keine Fortschreibung notwendig, die Berechnungen sind weniger komplex. Zudem ist für Verantwortliche eine optimale Kontrolle bei der Durchführung möglich. Fehlbestände werden zuverlässig entdeckt.

Die Einfachheit der Bestandsaufnahme bietet eine optimale Anpassbarkeit für verschiedene Unternehmensgrößen und Organisationsstrukturen. Es muss nur ein Zugriff auf die Assets gewährleistet werden. Große Bereiche können in beliebig viele Teilkomplexe gesplittet werden. Der Prozess des Zählens wird dadurch nicht aufwändiger.

Softwareunterstützung als moderne Lösung

Mit moderner Inventursoftware, wie etwa Timly lassen sich die aufwändigen Prozesse einer Stichtagsinventur sinnvoll unterstützen. Das Prinzip einer ganzheitlichen Inventarsoftware ist dabei ideal für die Bestandsaufnahme. Denn es werden so alle im Unternehmen verwendeten Assets lückenlos erfasst und getrackt. Logische Zuordnungen zu Arbeitsbereichen und festgelegte Verantwortlichkeiten erhöhen die Übersicht.

Dadurch entfällt ein Großteil der Vorbereitung zur Inventur. Die Inventarlisten lassen sich jederzeit in Echtzeit abrufen. Dabei können Filter für beliebige Arbeitsbereiche gesetzt werden. Für die körperliche Erfassung steht der Inventurmodus zur Verfügung. Ist dieser aktiviert, muss lediglich der QR-Code eines Artikels oder des Lagerplatzes in der Timly-App eingescannt werden. Dennoch wird das Asset rechtssicher erfasst.

Auch die Nachbereitung wird vereinfacht. Die Datenbestände liegen zentral in einer Datenbank. Es gibt keine Listen, die übertragen und zusammengeführt werden müssten. Zudem stehen vorbereitete Schnittstellen zu zahlreichen gängigen Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssystem zur Verfügung. Auf Wunsch lassen sich mit der integrierten REST-API auch eigene Lösungen anbinden.

Tipp: Das Prinzip des Asset Trackings in Echtzeit ermöglicht es zudem, Timly als digitales Lagerbuch für eine permanente Inventur einzusetzen. Die GoB werden durch Funktionen wie die Historie für jedes Asset und die Benutzerverwaltung mit Berechtigungsverwaltung jederzeit beachtet.

Fazit: Für wen lohnt sich die Stichtagsinventur?

Die Stichtagsinventur ist nach wie vor für viele Unternehmen relevant, die eine exakte Bestandsaufnahme zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen oder auf spezielle gesetzliche Anforderungen reagieren müssen. Mit durchdachter Planung und Digitalisierung lässt sich der Aufwand minimieren, während zugleich eine hohe Datenqualität und Rechtssicherheit gewährleistet bleibt.

Die Wahl zwischen den Inventurarten – ob zeitnahe, ausgeweitete, vorgezogene Stichtagsinventur oder permanente – richtet sich nach Unternehmensgröße, Branchenanforderungen und technischen Möglichkeiten.

FAQs: Häufig gestellte Fragen zur Stichtagsinventur

Die Stichtagsinventur ist eine körperliche Bestandsaufnahme, die normalerweise innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag durchgeführt wird.

Diese Inventurarten unterscheiden sich in Bezug auf ihren Zeitpunkt. Die Stichtagsinventur erfolgt zu einem festgelegten Termin, meist zum Ende des Geschäftsjahres. Bei der permanenten Inventur wird der Bestand fortlaufend über das Jahr hinweg geprüft und aktualisiert.

Eine Stichtagsinventur bietet zahlreiche Vorteile: Sie liefert genaue Zahlen und vermeidet komplizierte Rückrechnungen auf den Bilanzstichtag. Kennen Beschäftigte den Ablauf der Stichtagsinventur und ihre Aufgabe, lässt sich selbst ein straffer Zeitplan einhalten, um Kosten zu sparen.