Vor- und Nachteile permanente Inventur: mit Timly die ideale Lösung finden 

Permanente Inventur: Gesetzliche Vorschriften als Grundlage 

Das Handelsgesetzbuch (HGB) schreibt im § 240 für Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, grundsätzlich vor, dass einmal im Jahr eine Inventur durchgeführt werden muss. Dabei sind Vermögensgegenstände und Schulden zu erheben, zu aktualisieren und mit dem tatsächlichen Bestand abzugleichen. Um den Geschäftsbetrieb nicht unnötig zu stören, sieht §241 HGB sogenannte Inventurvereinfachungsverfahren vor, die im Einzelfall besser geeignet sein können und wichtig für die Fragestellung sind, ob Vor- und Nachteile permanente Inventur als geeignete Lösung erscheinen lassen.  

Dazu zählt etwa die verlegte Inventur, die eine Durchführung der körperlichen Bestandsaufnahme im Zeitraum von drei Monaten vor und zwei Monaten nach dem Jahresende ermöglicht. In diesem Fall muss allerdings anhand einer permanenten Fortschreibung vom aktuellen Bestand eine Rückrechnung auf das Ende des Geschäftsjahres möglich bleiben.  

Ebenfalls ergibt sich aus §241 HGB die Möglichkeit, eine permanente Inventur durchführen zu können. Diese erlaubt es, die körperliche Bestandsaufnahme irgendwann im Jahr durchzuführen, sofern Zu- und Abgänge jederzeit anhand eines Lagebuchs nach Tag, Art und Menge nachvollziehbar bleiben. Für besonders hochwertige Assets ist die permanente Inventur allerdings nicht gestattet, was die Frage, welche Vor- und Nachteile permanente Inventur mit sich bringt, für manche Anwendungszwecke obsolet macht. 

Für die permanente Inventur Voraussetzungen schaffen 

Um beurteilen zu können, welche Vor- und Nachteile permanente Inventur mit sich bringt, sollte die notwendige Infrastruktur näher betrachtet werden. Die permanente Inventur bietet zwar eine erhebliche Erleichterung durch den Wegfall einer Stichtagsinventur. Nachteile sind aber die strengen Anforderungen an die Rückrechenbarkeit des Bestandes auf das Ende des Geschäftsjahres. Kurz gesagt müssen Inventar und Lagerhaltung permanent einen tagesaktuellen Stand aufweisen und die Historie des Verbrauchs muss nachvollziehbar sein.

Damit diese bürokratische Herausforderung nicht Arbeitsabläufe unnötig stört, sind innovative Lösungen gefragt. Timlys Inventur Software ist auf diesen Anwendungszweck zugeschnitten. Die Software ist dafür ausgelegt, Inventar und Verbrauchsmaterialien aller Art zu erfassen. Durch die Umsetzung als cloudbasierter Dienst steht sie ohne weitere Voraussetzungen an jedem Arbeitsort zur Verfügung, an dem ein internetfähiges Mobilgerät vorhanden ist. Ein- und Ausbuchungen sind damit jederzeit ohne nennenswerten Aufwand möglich. 

Permanente Inventur: Durchführung mit Timly  

Alle Assets einzeln nach Tag, Art und Menge zu verfolgen, ist eine logistische Herausforderung. Mit Timly lässt sich die Umsetzung dennoch in den Arbeitsalltag integrieren. Grundlage ist die Timly-App, die es allen berechtigten Mitarbeitern ermöglicht, mit einem Smartphone oder Tablet auf die Inventarverwaltung zuzugreifen. Dafür müssen Sie lediglich den QR-Code eines Assets oder eines Lageplatzes einscannen.

Standorte, Zustand und Materialverbrauch können auf diese Weise direkt vor Ort in Echtzeit erfasst werden. Der zentrale Datenbestand erfüllt die Anforderungen an ein Lagerbuch – das auch digital geführt werden darf.  Mit Timly stellt sich die Frage, ob Vor- und Nachteile permanente Inventur effektiv erscheinen lassen, nur noch bedingt. Das Inventar wird ohnehin tagesaktuell getrackt. 

Welche Vorteile permanente Inventur bringt 

Welche Vor- und Nachteile permanente Inventur mit sich bringt, dürfte maßgeblich davon abhängen, ob ein Lagerbuch mit vertretbarem Aufwand geführt werden kann. Ist dies möglich, so gewinnen Verantwortliche mehr Flexibilität, um die körperliche Bestandsaufnahme in geschäftsärmeren Zeiten durchzuführen oder gleichmäßig auf das gesamte Jahr zu verteilen. Zusätzliches Personal für die Durchführung ist dann nicht notwendig, da für die permanente Inventur Software verwendet werden kann. In der Regel steigt auch die Qualität der Erfassung, wenn nur feste Mitarbeiter mit der Aufgabe betraut werden. 

Permanente Bestandsaufnahme: Beispiel für die Durchführung 

Voraussetzung für die permanente Inventur ist, dass irgendwann im Jahr die Buchbestände mit den tatsächlichen Beständen abgeglichen werden. Timly bietet hierfür den Inventur-Modus. Ist dieser aktiviert, genügt es, den QR-Code eines Assets einzuscannen, um diesen rechtssicher zu registrieren.

Gerade wenn im Unternehmen bestimmte Zeiten für Wartungs– oder Reinigungsarbeiten reserviert sind, lassen sich derartige Tätigkeiten einfach in die Abläufe integrieren. Bei der Zählung von Lagerbeständen können gezielt Zeiträume ausgewählt werden, in denen diese besonders niedrig sind, was Aufwand und damit Zeit spart. Die Rückrechenbarkeit ist mit Timlys Inventarverwaltung stets gewährleistet, da alle Ein- und Ausbuchungen in der Historie dauerhaft hinterlegt bleiben – was die Fragestellung, welche Vor- und Nachteile permanente Inventur mit sich bringt, entscheidend beeinflussen kann. 

Vor- und Nachteile permanente Inventur im Überblick 

Hier nochmal eine Zusammenfassung, welche Vor- und Nachteile permanente Inventur mit sich bringt. 

Vorteile der permanenten Inventur: 

– Mehr Flexibilität 

– Einbindung von externen Mitarbeitern nicht notwendig 

– Kein Zeitdruck 

– Weniger Beeinträchtigung des Geschäftsbetriebs 

Nachteile der permanenten Inventur: 

– Nicht für alle Inventararten geeignet und zulässig 

– Aufwand für die Rückrechnung zum Geschäftsjahresende 

– Stichprobenartige Erfassung nicht gestattet 

Mögliche Alternative: Stichprobeninventur – Vor- und Nachteile

Ob mögliche Vor- und Nachteile permanente Inventur sinnvoll für ein Unternehmen erscheinen lassen, hängt maßgeblich von zur Verfügung stehenden Alternativen ab. Die Stichprobeninventur erlaubt es, den aktuellen Bestand nach Art, Menge und Wert durch anerkannte mathematisch-statistische Verfahren auf Grundlage von Stichproben zu erheben. Dabei sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu beachten. Das kleinteilige Zählen, Messen und Wiegen von Artikeln entfällt somit.

Mögliche Vor- und Nachteile hängen hier stark von der Qualität der zugrunde liegenden Stichprobe ab. Ist diese ungenau, wird auch das Gesamtergebnis fehlerhaft sein. Zudem gibt es etliche Artikelgruppen, die für statistische Hochrechnungsverfahren nicht geeignet sind. Dies ist umso mehr bei wertvollen Gegenständen, wie Maschinen und Werkzeugen, der Fall. Hier dürfte die ganzheitliche Inventarverwaltung – also das lückenlose Tracking über die Nutzungsdauer im Unternehmen – eine verlässlichere Basis bieten.