Themen in diesem Beitrag

Unternehmensvorstellung

Jede Ausgabe des Internationalen Deutschen Turnfests, das alle vier Jahre stattfindet, erreicht beeindruckende Dimensionen:

  • 80.000 Teilnehmende
  • 5.000 Sportgeräte (z. B. Balken, Matten, Stangen), alle von örtlichen Schulen ausgeliehen
  • 40 Schulen für Abholung und Rückgabe der Geräte
  • 47 Mietstandorte
  • 23 vertretene Sportarten

Diese Organisation ermöglicht Wettbewerbe auf höchstem Niveau, erfordert jedoch ein hohes Maß an Koordination und Verantwortung.

Die Herausforderung

Vor Timly stützte sich die Geräteverwaltung beim Turnfest hauptsächlich auf die Arbeit mit Excel – unter hohem Druck und mit begrenzter Übersicht.

Die veraltete Vorgehensweise brachte mehrere große Herausforderungen mit sich:

  1. Logistische Komplexität: Das gesamte Equipment stammte aus 40 Schulen – mit hohem Risiko von Verwechslungen bei der Rückgabe.
  2. Keine verlässliche Übersicht: Es war schwierig zu wissen, wo sich jedes Gerät gerade befand – besonders wenn es an mehreren Tagen in verschiedenen Wettbewerben genutzt wurde.
  3. Komplexe Planung: Ein Gerät wurde manchmal für zwei eng aufeinanderfolgende Veranstaltungen benötigt, ohne ein zentrales Tool zur Prüfung von Verfügbarkeit und Zuweisung.
  4. Stress bei der Rückgabe: Die Teams mussten sicherstellen, dass jedes Gerät an die richtige Schule zurückging – mit wenig Einblick in den ursprünglichen und finalen Zustand.

Die Lösung

Das Hauptziel bestand darin, eine Lösung zu finden, um ausgeliehenes Equipment effizient zu inventarisieren, zu verfolgen, zu planen und zurückzugeben – ohne Fehler, Plannungschaos und ohne Zeitverlust.

Die Turnfest-Teams entschieden sich für Timly, um den gesamten Prozess der Geräteverwaltung zu strukturieren. Jedes Gerät wurde vom ersten Ausleihen bis zur Rückgabe an die Ursprungsschule nachverfolgt.

Die Veranstalter haben gemeinsam mit Timly folgende Bereiche optimiert:

  1. Vollständige Inventarisierung: Alle ausgeliehenen Geräte wurden in Timly erfasst – mit Standort, Zustand, Fotos.
  2. Nachverfolgbarkeit: Geräte wurden bei der Abholung in Timly gescannt, wobei der Standort im Scan-Moment dokumentiert wurde. So ließ sich nachvollziehen, wohin es zurück musste.
  3. Geräteidentifikation: Timly QR-Codes wurden angebracht und RFID-Karten in Turnmatten integriert.
  4. Zuweisung: Jedes Gerät wurde digital einem Standort oder einer verantwortlichen Person zugewiesen – für klare Zuständigkeiten und einfachere Suche.
  5. Geräteplanung: Mit der Planungsfunktion wurden exakte Einsatzorte für jedes Gerät zu jedem kritischen Zeitpunkt des Wettkampfs hinterlegt – je nach Anforderungen der einzelnen Sportarten.
  6. Schadensmanagement: Im Schadensfall dokumentierten die Teams alles sofort in Timly, inklusive Vorher-/Nachher-Fotos und Standortdetails. 

Die Ergebnisse

Der Einsatz von Timly brachte nie dagewesene Transparenz in die Logistik des Turnfests.

  • Weniger Stress für die Logistikteams: Alle Geräte und deren Zeitpläne waren klar und in Echtzeit einsehbar.
  • Vereinfachte Inventuren und Rückgaben: Es war leicht zu erkennen, welche Geräte wohin zurück mussten und ob alles noch vorhanden war.
  • Bessere Wettkampfkoordination: Die Planung stellte sicher, dass Equipment verfügbar war, sobald es benötigt wurde – keine Doppelbuchungen oder spontane Notlösungen.
  • Effektives Schadensmanagement: Schäden wurden zentral dokumentiert, mit Bildnachweis und Geolokalisierung.
  • Vollständig mobile Verwaltung: Alles lief über die Timly App: ohne manuelle Nachbearbeitung oder doppelte Datenpflege.

Wichtige Erkenntnisse

Eine Inventarisierungslösung wie Timly verfolgt nicht nur Geräte, sondern strukturiert die gesamte Organisation rundherum. Durch die zentrale Erfassung von Herkunft, Zustand, Standort und Nutzungshistorie wird ein präzises Tracking über zahlreiche Standorte hinweg möglich. Zuweisungs-, Planungs- und GPS-Funktionen machen komplexe Logistikprozesse transparent und kontrollierbar, während flexible Identifikationstechnologien wie QR oder RFID optimal an das jeweilige Equipment angepasst werden.

Mit der mobilen App lassen sich alle Daten direkt vor Ort in Echtzeit verwalten, ohne zusätzlichen Aufwand für die Teams. So konnte sich das Turnfest 2025 auf das Wesentliche konzentrieren: ein reibungsloses und unvergessliches Sporterlebnis auf Weltklasseniveau.