Timly führt die Organisation vom Turnfest zum Erfolg
Das Turnfest ist das größte Wettkampf-Sportereignis der Welt und kombiniert offizielle Wettkämpfe mit offenen Mitmachangeboten. Die Verwaltung der Geräte, die aus umliegenden Schulen ausgeliehen werden, stellt eine große logistische Herausforderung dar. Durch die Einführung von Timly verwandelten die Turnfest-Teams 2025 diese Herausforderung in einen reibungslosen Prozess: Jedes Gerät wurde effizient verwaltet – vom Aufbautag bis zur finalen Rückgabe.
Tatjana Lietz, verantwortlich für die Sports Equipment Logistics, erklärt, wie die Timly Software die Inventarisierung der Sportgeräte auf dem Turnfest 2025 erheblich vereinfachte.
Das Turnfest
Teilnehmer
80.000
Sportarten
23 vertretene Disziplinen
Besuchte Schulen
40 Schulen
Inventarisierung
Einsatzorte
47 Standorte
Die Herausforderung
Vor Timly stützte sich die Geräteverwaltung beim Turnfest hauptsächlich auf die Arbeit mit Excel – unter hohem Druck und mit begrenzter Übersicht.
Die veraltete Vorgehensweise brachte mehrere große Herausforderungen mit sich:
- Logistische Komplexität: Das gesamte Equipment stammte aus 40 Schulen – mit hohem Risiko von Verwechslungen bei der Rückgabe.
- Keine verlässliche Übersicht: Es war schwierig zu wissen, wo sich jedes Gerät gerade befand – besonders wenn es an mehreren Tagen in verschiedenen Wettbewerben genutzt wurde.
- Komplexe Planung: Ein Gerät wurde manchmal für zwei eng aufeinanderfolgende Veranstaltungen benötigt, ohne ein zentrales Tool zur Prüfung von Verfügbarkeit und Zuweisung.
- Stress bei der Rückgabe: Die Teams mussten sicherstellen, dass jedes Gerät an die richtige Schule zurückging – mit wenig Einblick in den ursprünglichen und finalen Zustand.
Das Hauptziel
Das Hauptziel bestand darin, eine Lösung zu finden, um ausgeliehenes Equipment effizient zu inventarisieren, zu verfolgen, zu planen und zurückzugeben – ohne Fehler, Plannungschaos und ohne Zeitverlust.
Somit entschieden sich die Turnfest-Teams für Timly, um den gesamten Prozess der Geräteverwaltung zu strukturieren.
Weitere Ziele
- Eine exakte Identifikation der Schule, aus der jedes Gerät stammt – und eine fehlerfreie Rückgabe.
- Verteilung der Geräte über mehrere Standorte (Sporthallen, Lager, Wettkampforte), ohne den Überblick zu verlieren.
- Schadensfälle korrekt und mit Nachweis des ursprünglichen und finalen Zustands einfach und zentral zu dokumentieren.
Die Lösung
Die Turnfest-Teams entschieden sich für Timly, um den gesamten Prozess der Geräteverwaltung zu strukturieren. Jedes Gerät wurde vom ersten Ausleihen bis zur Rückgabe an die Ursprungsschule nachverfolgt.
„Wir haben über 40 Schulen besucht, jedes Gerät ausgewählt, gekennzeichnet, in Timly inventarisiert und anschließend eingesammelt. Dank Timly wissen wir genau, welches Equipment aus welcher Schule stammt und in welchem Zustand es sich befindet. Wenn jemand sagt: ‚Das ist nicht meine Matte‘, können wir sofort den Barcode prüfen und bestätigen, dass es die richtige ist. Und wenn ein Gerät beschädigt wird, können wir das Problem exakt dokumentieren, ein Foto machen und planen, wann der Artikel wo sein muss.“
– Tatjana Lietz, verantwortlich für die Sports Equipment Logistics
Zentrale Funktionen im Überblick
Überwiegend genutzt:
- Vollständige Inventarisierung: Alle ausgeliehenen Geräte wurden in Timly erfasst – mit Standort, Zustand, Fotos und weiteren Informationen – alles zentral im jeweiligen Geräteprofil.
- Nachverfolgbarkeit: Geräte wurden beim Check-out in Timly gescannt, wobei der Standort im Scanmoment dokumentiert wurde – so ließ sich genau nachvollziehen, aus welcher Schule jedes Gerät stammte und wohin es zurück musste.
- Geräteidentifikation: Timly-QR-Codes wurden angebracht, RFID-Karten in Turnmatten integriert.
- Zuweisung: Jedes Gerät wurde digital einem Standort oder einer verantwortlichen Person zugewiesen – für klare Zuständigkeiten und einfachere Suche.
- Geräteplanung: Mit der Planungsfunktion wurden exakte Einsatzorte für jedes Gerät zu jedem kritischen Zeitpunkt des Wettkampfs hinterlegt – je nach Anforderungen der einzelnen Sportarten.
- Schadensmanagement: Im Schadensfall dokumentierten die Teams alles sofort in Timly – inklusive Vorher-/Nachher-Fotos und Standortdetails.
Die Ergebnisse
Der Einsatz von Timly brachte nie dagewesene Transparenz in die Logistik des Turnfests.
- Weniger Stress für die Logistikteams: Alle Geräte und deren Zeitpläne waren klar und in Echtzeit einsehbar.
- Vereinfachte Inventuren und Rückgaben: Es war leicht zu erkennen, welche Geräte wohin zurück mussten und ob alles noch vorhanden war.
- Bessere Wettkampfkoordination: Die Planung stellte sicher, dass Equipment verfügbar war, sobald es benötigt wurde – keine Doppelbuchungen oder spontanen Notlösungen.
- Effektives Schadensmanagement: Schäden wurden zentral dokumentiert – mit Bildnachweis und Geolokalisierung.
- Vollständig mobile Verwaltung: Alles lief über die Timly-App – ohne manuelle Nachbearbeitung oder doppelte Datenpflege.
Wichtigste Erkenntnisse
Die Lösung für Inventarisierung wie Timly verfolgt nicht nur Geräte – sie strukturiert die gesamte Organisation rundherum.
- Die Zentralisierung von Daten (Herkunftsschule, Zustand, Standort, Nutzungshistorie) ermöglicht präzises Tracking – auch über Dutzende Standorte hinweg.
- Zuweisungs-, Planungs- und GPS-Funktionen verwandeln logistische Herausforderungen in transparente, kontrollierbare Prozesse.
- Timly passt Identifikationstechnologien (QR, RFID) an die Art des Equipments an – auch wenn Sicherheits- oder Materialanforderungen Standardlösungen ausschließen.
- Eine mobile App wie Timly ermöglicht Echtzeitverwaltung direkt vor Ort – ohne Mehraufwand für die Teams.
Durch die effiziente Angleichung des Gerätemanagements mit Timly konnte sich das Turnfest in 2025 auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist: ein reibungsloses, unvergessliches Sporterlebnis auf Weltklasseniveau zu bieten.