Mit QR-Code Inventarisierung vereinfachen

Mit QR-Code Inventarisierung vereinfachen ist sinnvoll. Die Inventarverwaltung rückt immer mehr in den Fokus. Verantwortliche haben erkannt, dass der nachhaltige Umgang mit den vorhandenen Ressourcen lohnend ist. Wartung und Instandhaltung verlängern die Lebensdauer. Zudem sinkt das Risiko ungeplanter Ausfälle. Persönliche Zuordnungen an Mitarbeiter sorgen für einen verantwortungsbewussten Umgang. Das Wissen um Standort und Zustand von Arbeitsmitteln vereinfacht die Verwaltung. Zudem wird die Inventarsoftware immer mehr zum zentralen Informationshub. Dafür sorgen etwa Funktionen wie die digitale Geräteakte oder ein Ticketsystem. Dabei ist die Nutzung keinesfalls nur auf das Lager oder die Verwaltung beschränkt. Innovative Lösungen wie Timly funktionieren cloudbasiert. Mitarbeiter haben von jedem Arbeitsort über ihre Smartphone-App Zugriff auf alle notwendigen Informationen. Dadurch ist es möglich, jegliche Informationen in Echtzeit zu aktualisieren. Das sorgt für einen echten Mehrwert in allen Arbeitsbereichen.

Entscheidend für die Handhabung ist dabei der einfache Aufruf eines Geräteprofils. Sind dafür umständliche Prozeduren erforderlich, stört dies Arbeitsprozesse. Tätigkeiten wie das Ein- und Auschecken von Artikeln müssen in hoher Frequenz erfolgen. Entweder verlieren Mitarbeiter Arbeitszeit oder sie verzichten unter Stress sogar auf Buchungen. Daher ist es gut investierte Zeit, hierfür intuitive Möglichkeiten zu schaffen. Etabliert haben sich Barcodes und Scanner. Doch auch hier gibt es Unterschiede. Werden Barcodes wiederholt nicht erkannt, kann dadurch ein Nadelöhr entstehen. Ist zusätzliche Hardware erforderlich, schränkt dies den Nutzerkreis unnötig ein. Schließlich befinden sich Angestellte häufig an unterschiedlichen Arbeitsorten. Der Trend zum Arbeiten aus dem Homeoffice verstärkt die Problematik. QR-Codes bieten eine praktikable Lösung. Daher sollen die Funktionsweise und die Anwendung näher betrachtet werden.

Die Abkürzung QR steht für „Quick Response“. Es handelt sich um kleine Musterfolgen mit wenigen Zentimetern Durchmesser. Diese lassen sich unter anderem auf Aufkleber und Gegenstände jeder Art drucken. Bei genauer Betrachtung sieht man den Wechsel zwischen schwarzen und weißen Feldern. Jedes Feld wird als Modul bezeichnet. Entwickelt wurde der QR-Code von der japanischen Firma Denso Wave. Die Veröffentlichung erfolgte 1994. Ursprünglich gedacht war der QR-Code zur Nutzung in der Automobilindustrie. Es sollte damit die Logistik verbessert werden.

Kennzeichnend sind drei Elemente:

• An drei der vier Ecken befinden sich rechteckige Symbole, die der Positionsbestimmung dienen.
• Die Wellenlinien im Inneren stellen eine binäre Codierung beliebiger Informationen dar.
• Bitfolgen verfügen jeweils über einen Teil zur Fehlerkorrektur. Dadurch sind abgenutzte oder beschädigte QR-Codes sehr häufig noch lesbar.

Inzwischen hat Denso Wave QR-Codes zur kostenlosen Nutzung freigegeben. Der zugrunde liegende Standard wurde veröffentlicht. Da binäre Zeichenfolgen genutzt werden, können theoretisch beliebige Inhalte codiert werden. So lassen sich Bilder, Webadressen oder einfache Zeichenfolgen darin einbetten. Mit der Komplexität des Inhalts steigt allerdings der Platzbedarf. Es werden dann mehr Module für die Darstellung benötigt. In der Version 1 können 21 × 21 Module untergebracht werden. Das reicht für die Darstellung von 72 bis 152 Bits, abhängig vom Grad der Fehlertoleranz. In der Version 40 hingegen werden 177 × 177 Module eingesetzt. Damit können zwischen ca. 10.000 und 23.000 Bits repräsentiert werden. Letzteres entspricht ca. 2,8 KB. Die verschiedenen Versionen können je nach Bedarf ausgewählt werden. Wird mit dem QR-Code lediglich eine Inventarnummer dargestellt, ist wenig Platz erforderlich. Dadurch können beispielsweise sehr kleine Aufkleber oder Etiketten verwendet werden.

QR-Codes haben sich zu einer Art Standard in vielen Bereichen entwickelt. Gerade in Verbindung mit der Smartphonenutzung sind sie hervorragend geeignet. Komplizierte Zeichenfolgen müssen nicht mehr manuell eingegeben werden. Die Betriebssysteme verfügen meist über die nötige Software zum Lesen und Dekodieren. In der Regel können die Codes einfach mit der Kamera des Geräts eingescannt werden.

QR-Code Inventarisierung bietet zweifellos viele Vorteile. In Einzelfällen kann aber auch eine andere Technik vorteilhaft sein. Zudem können objektive Gründe gegen eine Nutzung sprechen. Etwa fehlende Befestigungsmöglichkeiten, vorhandene Hardware oder die geplante Automatisierung durch Funkempfänger.
Folgende Alternativen sind ebenfalls gängig:

1. Strichcodes: Verbreitet, etwa im Einzelhandel, sind die sogenannten Barcodes. Die European Article Number (EAN) ist auf fast allen Produkten zu finden. Sie dient der Identifizierung. Das System ist deutlich älter. In vielen Bereichen sind die erforderlichen Barcode-Scanner bereits vorhanden. Allerdings dürfen die Strichcodes weder verschmutzt noch beschädigt sein. Zudem müssen sie mit älteren Scannern von der richtigen Seite eingelesen werden.

2. NFC-Tags: Die Near-Field-Communication ist eine kostengünstige Funktechnik. Damit ist die kontaktlose Datenübertragung im Nahbereich möglich. Die Technik basiert auf der Radio Frequency Identification (RFID). Dabei greifen aktive Geräte auf passive Sender zu. Letztere benötigen keine Stromversorgung. In der Inventarverwaltung können Artikel mit NFC-Tags versehen werden. Dadurch lassen sich Bewegungen automatisiert feststellen. Hierfür müssen allerdings entsprechende Lesegeräte vorgehalten werden. Diese müssen an jedem Lagerort aktiv sein. NFC-Tags sind sehr preisgünstig erhältlich. Dennoch sind sie teurer als QR-Codes, die einfach ausgedruckt werden.

3. BLE-Tags: Bluetooth Low Energy (BLE) ist die stromsparende Variante des bekannten Protokolls. Diese kann auch zum Tracken von Waren und Arbeitsmitteln eingesetzt werden. Vorteil ist die im Vergleich zu NFC höhere Reichweite. Nachteilig ist der höhere Preis für die Sender.

4. Data Matrix Codes: Die DMCs sehen QR-Codes sehr ähnlich. Der deutlichste Unterschied sind die fehlenden drei Positionssymbole. Ansonsten funktionieren sie nach dem gleichen Prinzip. Der zugrunde liegende Standard wurde bereits in den 80er-Jahren entwickelt. Verwendet wird er beispielsweise zur Produktverifizierung. Der Code wird dafür in einen Artikel eingelasert. Später kann damit festgestellt werden, dass es sich um ein Original handelt. Im Vergleich spricht für den QR-Code die höhere Verbreitung. Dadurch ist üblicherweise eine bessere Kompatibilität gegeben.

Es gibt gute Gründe, mit QR-Code Inventarisierung zu optimieren. Es lassen sich sehr platzsparende Aufkleber erstellen. Für die Zuordnung ist bei moderner Inventarsoftware lediglich eine Zahlenfolge nötig. Entsprechend können auch sehr kleine Artikel gekennzeichnet werden.

Sehr wichtig ist die Fehlertoleranz. Wird bei der Erstellung die höchste Stufe der Fehlertoleranz gewählt, können ca. 30 Prozent des Datenfelds beschädigt sein. Der QR-Code bleibt lesbar. Manche Anbieter geben sogar noch höhere Toleranzwerte an. Entsprechend sind Verschmutzungen und Abnutzung oft kein Problem. Auch schlechte Lichtverhältnisse werden leichter ausgeglichen.

Ein wesentlicher Vorteil ist die Kompatibilität mit gängigen Smartphones. Es sind unter Android und iOS keine zusätzlichen Apps mehr notwendig, um QR-Codes zu lesen. Als Barcode-Scanner dient die integrierte Kamera. Die Betriebssysteme verfügen über eine native Funktion zum Einlesen. Das sorgt für eine nahezu konkurrenzlos gute Verbreitung geeigneter Lesegeräte. Mitarbeiter können jederzeit auf die verknüpften Profile zugreifen. Je nach Firmenpolitik ist dies auch mit privaten Smartphones möglich.

Der Standard für die Kodierung von QR-Codes wurde veröffentlicht. Entsprechend gibt es ausreichend Software, um die Zeichenfolgen generieren zu lassen. Im einfachsten Fall können die Codes dann auf Klebeetiketten gedruckt werden. Letztlich sind aber alle Verfahren geeignet, mit denen sich Gegenstände kennzeichnen lassen. Dazu zählen etwa Techniken zur Gravur oder zum Lasern. Inventarsoftware wie Timly kann für erfasste Assets QR-Codes erstellen. Zusätzliche Software ist nicht erforderlich. Zudem sind dort innovative Lösungen wie Metall-Etiketten oder Kabelband-Anhänger erhältlich.

Doch moderne Inventarsoftware bietet weitere Möglichkeiten. Der interne Wartungsplaner verwaltet Werkstatttermine. Über das Ticketsystem können Reparaturaufträge angelegt und verfolgt werden. In der digitalen Geräteakte finden sich wichtige Dokumente. Dies können Bedienungsanleitungen, aber auch Wartungshinweise und Prüfprotokolle sein. So besteht maximale Transparenz. Der Aufruf des Geräteprofils bleibt dennoch einfach und sicher.