Prüfprotokoll elektrische Anlagen digitalisieren

Prüfprotokoll – Muster fest mit elektrischen Anlagen verknüpfen

Die Inventarisierungssoftware von Timly ist so konzipiert, dass damit jegliches Inventar sinnvoll erfasst werden kann. Hierfür sorgen die integrierten flexiblen Kategorien, die vom Anwender an die jeweiligen Gegebenheiten in einem Unternehmen angepasst werden können. Nach der erstmaligen Erfassung erhält jeder Gegenstand einen QR-Code, über den in der Folge sein Profil aufrufbar ist.

Da der Datenbestand in einem von Timly administrierten Cloudspeicher abgelegt wird, kann jedes Endgerät mit Internetverbindung genutzt werden, um Informationen für ein Arbeitsmittel aufzurufen oder zu aktualisieren. Am einfachsten geht dies mit der für Smartphones und Tablets optimierten App. Bei dieser fungiert die Kamera des Gerätes als Barcode-Scanner. Auf diese Weise kann auch auf Baustellen oder in Produktionshallen problemlos der Datensatz eines elektrischen Gerätes aufgerufen werden.

Dies ist hilfreich, um den unterschiedlichen Anforderungen und Vorschriften im Umgang mit elektrischen Geräten gerecht zu werden. Das Prüfprotokoll elektrische Anlagen und andere Vorlagen lassen sich als Muster auf den verwendeten Endgeräten hinterlegen und nach durchgeführter Prüfung im Profil eines Arbeitsmittels speichern. In Kombination mit dem integrierten Fristenmanagement entsteht die Möglichkeit, eine Historie der notwendigen Prüfungen zu integrieren und zu dokumentieren:

➟ Bei Inbetriebnahme muss eine Erstprüfung gem. DIN VDE 0100-600 erfolgen. Diese umfasst das Besichtigen, Erproben und Messen des elektrischen Gerätes. Nach Durchführung dieser Prüfung kann das Protokoll für die gesamte Nutzungsdauer im Profil des Arbeitsmittels verbleiben.

➟ Die regelmäßige Wiederholungsprüfung nach DIN VDE 0105-100 sollte im Wartungsplaner hinterlegt werden. Dies insbesondere, weil die Intervalle bei unterschiedlichen Geräten abweichend sind und von diversen Bestimmungen abhängig sein können. Die Gefahr, falsche Fristen zu verwenden, lässt sich minimieren. Die Protokollierung wird ebenfalls nach Durchführung unter Leitung und Aufsicht einer Elektrofachkraft im Profil des Gerätes ergänzt.

➟ Die Vorschriften der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) schreiben Grundpflichten wie eine ordnungsgemäße Unterweisung von Mitarbeitern sowie die wiederkehrende Überprüfung von Anlagen vor. Entsprechende Checklisten und Informationsblätter finden gesammelt ihren Platz in der digitalen Geräteakte von Timly. Als besondere Komfort-Funktion ist eine Verknüpfung mit personenbezogenen Informationen möglich – etwa um notwendige Einweisungen und Zertifizierungen zu hinterlegen und bei der Disposition zu berücksichtigen.

➟ Auch die DGUV-Vorschrift 3, die früher als sogenannter E-Check bekannt war, schreibt die wiederkehrende Prüfung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel vor.
Durch die permanente Verfügbarkeit des Datenbestandes macht es Timly Mitarbeitern leicht, sich vor Arbeitsbeginn vom ordnungsgemäßen Zustand ihrer Maschinen zu überzeugen. Sie müssen hierzu lediglich den QR-Code ihrer Maschine oder des Werkzeugs mit dem Smartphone einscannen.

Genauso vermeidet die Software-Lösung unnötige Bürokratie, indem jede durchgeführte Prüfung unkompliziert und ohne ausgedrucktes Prüfprotokoll elektrische Anlagen mit dem Smartphone dokumentiert werden kann.

Prüfprotokoll: PDF ausfüllen und ablegen

Mit einem ausgedruckten Protokoll für Ihre Anlagen zu arbeiten, ist in vielen Arbeitsbereichen nicht sinnvoll. Staub, Schmutz und Witterungseinflüsse machen es Mitarbeitern unnötig schwer, Eintragungen vor Ort vorzunehmen. Die Verordnungen zur Betriebssicherheit haben in der Regel eines gemeinsam, die Form der Dokumentation ist nicht vorgeschrieben. Daher erweist es sich in der Praxis als zweckmäßig, eine digital ausfüllbare PDF-Vorlage zu verwenden.

Jeder Mitarbeiter kann diese vor Arbeitsbeginn oder bei Durchführung einer vorgeschriebenen Prüfung direkt am Mobilgerät ausfüllen und danach in Echtzeit dem Profil des Gerätes hinzufügen. In diesem Moment liegen die Protokolle auch Verantwortlichen vor und können durch diese verarbeitet oder kontrolliert werden.

Insbesondere wenn ein Gerät nicht den Anforderungen entspricht, kann das Problem direkt aus der Timly-App gemeldet werden. Auf Wunsch lässt sich umgehend ein Reparatur-Auftrag generieren, der auch an externe Dienstleister versendet werden kann. Das integrierte Ticketing-System erleichtert die Kontrolle des Reparaturstatus. Hier zahlt sich der ganzheitliche Ansatz von Timly aus, der den Anspruch verfolgt, singulärer Sammelpunkt aller für einen Inventargegenstand relevanten Informationen zu sein. Die cloudbasierte Speicherung sorgt zudem dafür, dass der Informationsstand bei allen Beteiligten in Echtzeit aktualisiert wird.

Mess- und Prüfprotokoll: Excel ist doch nur eine Liste

Excel ist in vielen Unternehmen das Standard-Programm, wenn es um die Sammlung und Ablage von Informationen geht. Die Software wurde allerdings für eine Nutzung im Büro entworfen und setzt für eine sinnvolle Bedienung die entsprechende Büro-Ausstattung mit großem Monitor und Zugriff auf das Firmennetzwerk voraus.

Für die Verwendung als Vorlage vor Ort ist Excel eher ungeeignet, sofern nicht zusätzliche Ausstattung oder das Nachbearbeiten der erfassten Daten eingeplant werden sollen. Auch lassen sich natürlich einzelne Dokumente aus einer Liste heraus verknüpfen. Ein Zugriff darauf und eine problemlose Einsichtnahme am Arbeitsort sind damit aber nicht leistbar. Hierfür wären entweder redundante Datenbestände oder eine Handakte für die Sammlung der ausgedruckten Prüfprotokolle notwendig.

Sinnvoller ist das Konzept von Timly, das Datensätze dort zur Verfügung stellt, wo damit gearbeitet werden soll. Dies erleichtert Arbeitsabläufe und verringert die Fehleranfälligkeit. Eine einfache und intuitive Handhabung per App und Smartphone erhöht zudem die Bereitschaft der Mitarbeiter, eher als lästig empfundene Arbeitsschritte wie das Abarbeiten von Checklisten vor Arbeitsbeginn auch wirklich durchzuführen.

Prüfprotokoll elektrische Anlagen: PDF-Download

Das Prüfprotokoll elektrische Anlagen muss die wichtigen Bestandteile der Prüfung dokumentieren:

Zudem müssen Zeit, Ort und beteiligte Personen erfasst werden. Eine geeignete Vorlage für das Prüfprotokoll elektrische Anlagen stellen wir hier als PDF-Download zur Verfügung.