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Die digitale Personalakte wird für Unternehmen jeder Größe zum Standard und ersetzt zunehmend die klassische Papierakte. Gründe für diese Entwicklung sind klare Vorteile bezüglich Effizienz, Transparenz und Rechtskonformität. Immer mehr Unternehmen erkennen, wie wertvoll der Digitalisierungsschritt für die tägliche HR-Arbeit ist und wie spürbar der Aufwand für Verwaltung und Aktenablage sinkt.

Doch was macht die elektronische Personalakte aus, wie ist sie aufgebaut und welche rechtlichen Anforderungen – etwa im Hinblick auf die DSGVO – gilt es zu erfüllen? In diesem Ratgeber werden alle Fragen zum Thema Personalakte digitalisieren beantwortet und sowohl Aufbau als auch die wichtigsten Vorteile verständlich erklärt: damit der Einstieg in die digitale Personalaktenführung zum Erfolg wird.

Definition: Was ist eine digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist die elektronische Version der klassischen Personalakte, in der alle personalrelevanten Dokumente wie Verträge, Stammdaten, Zeugnisse, Abmahnungen oder Weiterbildungsnachweise gesammelt und strukturiert gespeichert werden.

Anders als bei der Papierform bietet die digitale Mitarbeiterakte zahlreiche Vorzüge:

  • Daten werden zentral, sicher, jederzeit verfügbar und standortunabhängig gespeichert.
  • Die Personalabteilung kann gezielt Zugriffsrechte vergeben, sodass nur berechtigte Personen Dokumente einsehen.
  • Der Verzicht auf Papier sorgt für nachhaltig weniger Verwaltungsaufwand und bietet erhebliche Effizienzsteigerungen.
  • Automatisierte Fristen- und Erinnerungsfunktionen erhöhen die Transparenz und Prozesssicherheit.

Aufbau und Struktur einer Personalakte

Die Struktur der digitalen Personalakte orientiert sich meist an bewährten Vorbildern der klassischen Akte, wird jedoch durch Such-, Filter- und Sortierfunktionen digital optimiert.

Typischerweise umfasst die (digitale) Personalakte folgende Informationen:

  • Stammdaten: Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Sozialversicherungsnummer
  • Beschäftigungsverhältnisse: Arbeitsvertrag, Änderungsverträge, Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen, Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen
  • Abwesenheiten: Urlaubstage, Krankheitszeiten, Sonderurlaub, Mutterschutz, Elternzeit
  • Aus- und Weiterbildungen: Nachweise über absolvierte Maßnahmen, Zertifikate
  • Sonstige Dokumente: Abmahnungen, Mitarbeitergespräche, Austrittsunterlagen, betriebliche Altersvorsorge, Notfallkontakte

Dank zahlreicher Zusatzfunktionen können Akten individuell angepasst und verschiedene Dokumentarten beliebig ergänzt werden. Besonders wichtig ist die schnelle und individuelle Rechtevergabe – nicht jeder Nutzer sieht alle Dokumente, sondern nur die, die für seine Aufgaben relevant sind.

Im Vergleich zur ursprünglichen Papierakte werden zudem alle Daten revisionssicher archiviert und können von Personalsachbearbeitern remote per Webzugang, z. B. im Homeoffice, abgerufen werden.

Vorteile der digitalen Personalakte

Vorteile der digitalen Personalakte

Die Einführung einer digitalen Personalakte bringt zahlreiche handfeste Vorteile für Unternehmen mit sich:

  1. Mitarbeiterdaten und Dokumente können in Sekunden auffindbar gemacht werden, wodurch langes und ineffizientes Suchen entfällt.
  2. Zudem wird durch den Wegfall von Papierarchiven und Aktenordnern wertvoller Platz eingespart. Stattdessen erfolgt die Speicherung digital, flexibel und skalierbar.
  3. Eine spezialisierte digitale Lösung unterstützt die Einhaltung der DSGVO, da durch Rechteverwaltung, Protokollierung von Zugriffen und eine strukturierte Aufbewahrung zentrale Datenschutzanforderungen zuverlässig erfüllt werden.
  4. HR-Teams an unterschiedlichen Standorten können einfach und sicher zusammenarbeiten, indem Zugriffe flexibel verwaltet werden.
  5. Automatisierte Workflows, Fristenerinnerungen, digitale Unterschriften und Schnittstellen zu Lohn- oder Zeiterfassungssystemen sorgen für deutlich schnellere Personalprozesse.

Gleichzeitig fördert der papierlose Umgang die Nachhaltigkeit, schont Ressourcen und trägt zum positiven Image moderner Unternehmen bei.

Nicht zuletzt führt die Reduzierung von Suchzeiten und Materialkosten zu spürbaren Einsparungen bei den Gesamtkosten der Personalverwaltung. Die digitale Personalakte ist somit ein zentraler Bestandteil effizienter, rechtssicherer und zukunftsfähiger HR-Prozesse.

Digitalisierung von Personalakten: Schritt für Schritt

Die Digitalisierung von Personalakten lässt sich praxisnah und schrittweise umsetzen:

Schritt 1: Bestandsaufnahme. Alle papierbasierten Akten werden gesichtet, sortiert und für die Digitalisierung vorbereitet (z. B. Entheftung).

Schritt 2: Scannen & Indexieren. Dokumente werden gescannt, mit Metadaten (Name, Datum, Dokumententyp) versehen und digital archiviert.

Schritt 3: Übertragung in DMS/HR-Software. Übernahme der gescannten Dateien in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder die eingesetzte HR-Software.

Schritt 4: Strukturierung. Einrichtung von digitalen Reitern, Sektionen und Zugriffsrechten für alle relevanten Dokumentengruppen.

Schritt 5: Prozess- und Berechtigungskonzept. Definition klarer Verantwortlichkeiten, rollenbasierter Zugriffsrechte und Workflows.

Schritt 6: Mitarbeiterschulung und Umgang. Mitarbeiter werden in den neuen Prozessen geschult und im sicheren Umgang mit den neuen Systemen unterwiesen.

Schritt 7: Laufende Pflege und Überwachung. Regelmäßige Kontrollen und die kontinuierliche Pflege der digitalen Akten gehören zum sicheren Betrieb und zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

Der Einsatz moderner DMS- und HR-Software erleichtert den Übergang und sorgt für eine reibungslose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur.

Rechtliche Aspekte elektronischer Personalakten: Datenschutz, Aufbewahrung und Zugriff

Die Verwaltung der elektronischen Personalakte unterliegt strengen rechtlichen Anforderungen, die insbesondere durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und ergänzende Gesetze vorgegeben werden.

Maßgeblich für die DSGVO-Konformität ist, dass Verarbeitungsvorgänge datenschutzrechtlich sauber durchgeführt und dokumentiert werden. Die Einwilligung der Mitarbeiter ist bei bestimmten Datenarten oder Übermittlungen essenziell. Verwendete Systeme müssen auf dem neuesten Stand der Technik sein. Kommt Cloudspeicher zum Einsatz, dürfen nur Server mit Standorten innerhalb der Europäischen Union genutzt werden.

Für die Aufbewahrungsfristen gilt, dass Personalunterlagen nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuer- und arbeitsrechtliche Fristen). Danach muss eine Löschung oder Anonymisierung erfolgen.

Bei der automatisierten Verarbeitung müssen Zugriffs- und Berechtigungskonzepte zum Einsatz kommen. Nur befugte HR-Mitarbeiter erhalten Zugriff, jede Transaktion muss dokumentiert werden.

Die DSGVO verlangt explizit die Einhaltung von Sicherheitsmaßnahmen. Technische und organisatorische Maßnahmen wie Verschlüsselung, Authentifizierung und regelmäßige Security-Checks schützen vor unbefugtem Zugriff.

Eine weitere Anforderung ist die Verfahrensdokumentation. Die aktuelle, verständliche Dokumentation der Prozesse und Systeme ist Pflicht – ebenso das Bereitstellen eines Löschkonzepts.

Darüber hinaus muss die digitale Führung der Personalakte laufend kontrolliert und den geltenden gesetzlichen sowie unternehmensinternen Vorgaben angepasst werden.

Digitale Personalakte in der Praxis

Praxisbeispiele aus mittelständischen Unternehmen und Konzernen zeigen, dass sich die Umstellung auf die digitale Personalakte bereits nach kurzer Zeit auszahlt. Erfolgsfaktoren sind meist:

  • Eine klare Prozessdokumentation und Schulung aller Beteiligten.
  • Die Auswahl passender, skalierbarer Softwarelösungen mit umfangreichen Sicherheits- und Verwaltungstools.
  • Ein umfassender Projektplan, der Altakten sauber digitalisiert und Datensilos vermeidet.

Probleme treten häufig auf, wenn im Vorfeld nur eine unzureichende Planung stattfindet. Berechtigungskonzepte müssen umfassend ausgearbeitet werden. Auf die Einhaltung von Löschfristen sollte schon bei der Anlage von Datensätzen geachtet werden. Von besonderer Bedeutung ist die interne Kommunikation im Unternehmen.

Firmen, die ihre Personalakten digitalisieren, sollten systematisch vorgehen und sich an Best Practices orientieren. Dazu zählt beispielsweise die laufende Kontrolle der Datenqualität, etwa durch stichprobenartige Kontrollen oder skriptbasierte Routinen. Die Einrichtung und Festschreibung von klaren Zuständigkeiten vermeidet Missverständnisse.

Wesentliche Bedeutung kommt auch dem rechtzeitigen und fortlaufenden Dialog mit dem Datenschutzbeauftragten zu.

Tools und Softwarelösungen im Einsatz

digitale Personalakte anlegen

Zur Führung der digitalen Personalakten sind zahlreiche spezialisierte Anwendungen auf dem Markt erhältlich. Sinnvoll sind Lösungen, die eine integrationsfähige, offene Schnittstelle bieten und sich flexibel an bestehende HR-Prozesse anbinden lassen. Bei der Auswahl sollten Sie auf einige wichtige Kriterien achten.

Eine mandantenfähige Verwaltung sorgt beispielsweise für Übersicht und garantiert gleichzeitig die notwendige Datensparsamkeit. So lassen sich für unterschiedliche Niederlassungen und Abteilungen einzelne Mandanten einrichten und isoliert verarbeiten.

Die bereits angesprochene DSGVO-konforme Speicherung und Protokollierung ist als essenziell anzusehen. Dem Schutz personenbezogener Daten wird zu Recht ein hoher Stellenwert eingeräumt. Kommt es hier zu Unregelmäßigkeiten oder gar Datenlecks, hat dies schwerwiegende Folgen für das Unternehmen.

Digitale Signaturen sorgen für die notwendige Rechtssicherheit. Verantwortlichkeiten und auch die Kenntnisnahme von relevanten Inhalten lassen sich auf diese Weise auch gerichtsfest digital dokumentieren.

Eine mobile Nutzung und cloudbasierte Zugriffsmöglichkeiten vereinfachen die praktische Handhabung, wenn Mitarbeiter aus der Personalabteilung im Homeoffice arbeiten oder an verschiedenen Standorten sitzen. Zudem kann eine Isolierung vom Firmennetzwerk für zusätzliche Sicherheit sorgen. Dadurch haben beispielsweise auch Administratoren keinen Zugriff auf sensible Inhalte.

Import- und Exportmöglichkeiten zu gängigen Personalverwaltungsanwendungen und Gehaltsabrechnungssoftware vereinfachen den Datenaustausch. Dadurch werden Arbeitszeit eingespart und fehlerhafte Eintragungen ausgeschlossen.

Das Personalverwaltungsmodul von Timly

Eine interessante Lösung für die Personalverwaltung bietet Timly. Neben seiner Software für das ganzheitliche Asset-Management, bringt das Modul für die elektronische Personalakte einen neuartigen Ansatz mit, bei dem Mitarbeiterqualifikationen, Fortbildung und die Nutzung von Arbeitsmitteln nativ miteinander verknüpft werden.

Zur Verwaltung von Personal lässt sich ein umfassendes Rollenkonzept anlegen. Dies berücksichtigt Strukturen im Unternehmen und ermöglicht es, alle benötigten Tätigkeiten zu erfassen. Ein speziell geschützter Bereich speichert sensible Informationen. Gleichzeitig ist es möglich, dass Mitarbeiter aus dem Fortbildungsbereich aktuelle Qualifikationen einsehen und Schulungen planen.

Für bestimmte Positionen lassen sich Fortbildungskonzepte einrichten, sodass die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sowie die erhaltende Qualifizierung automatisiert planbar werden. Der Fortbildungsplaner sorgt für Übersicht. Für Disponenten vor Ort besteht die Möglichkeit, den aktuellen Qualifizierungsstand eines Mitarbeiters einzusehen. Dadurch können Anforderungen und Fähigkeiten sinnvoll angepasst werden.

Optimale Qualifizierungsangebote sorgen in Zeiten des Fachkräftemangels für eine nachhaltigere Bindung von Mitarbeitern. Diese werden bestmöglich gefördert. Vorgesetzte haben zeitgleich die Möglichkeit, eine vorausschauende Personal- und Fortbildungsplanung vorzunehmen. Vorarbeiter erhalten mehr Rechtssicherheit, wenn sie sich auch vor Ort davon überzeugen können, dass Mitarbeiter über eine benötigte Fähigkeit verfügen.

Personalakte digitalisieren – Zukunft des HR-Managements

Die digitale Personalakte ist Herzstück jeder modernen, zukunftsfähigen HR-Abteilung. Sie vereinfacht Prozesse, reduziert Aufwand und schafft zugleich neue Sicherheit für vertrauliche Mitarbeiterdaten. Von rechtssicherer Archivierung über bessere Zusammenarbeit bis hin zur ressourcenschonenden Gestaltung überzeugt die Umstellung auf „Personalakte digital“ in allen Belangen.

Unternehmen, die auf die elektronische Personalakte setzen, profitieren von mehr Effizienz, geringeren Fehlerquoten und einer soliden Basis für die digitale Transformation des gesamten Personalmanagements. Nicht zuletzt positionieren sie sich als attraktive, fortschrittliche Arbeitgeber in einer zunehmend digitalen Arbeitswelt.

FAQs: Häufig gestellte Fragen zu digitalen Personalakten

Ab dem 1. Januar 2027 sind Arbeitgeber verpflichtet, Entgeltunterlagen vollständig digital zu führen. Schon seit dem 1. Januar 2022 müssen bestimmte Unterlagen – etwa Arbeitszeitnachweise sowie Nachweise zur Elternschaft oder zum Werkstudentenstatus – elektronisch aufbewahrt werden.

Unabhängig davon, ob sie in Papierform oder digital vorliegen, sollten folgende Dokumente in der Personalakte enthalten sein:

  • Bewerbungsunterlagen und Nachweise über Weiterbildungen
  • Personalfragebogen
  • Arbeitsvertrag sowie eventuelle Vertragsänderungen
  • Informationen zur Gehaltsentwicklung und (elektronische) Entgeltunterlagen
  • Sozialversicherungsunterlagen
  • Lohnsteuerdaten
  • Zwischenzeugnisse und Beurteilungen
  • Schriftverkehr zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
  • Unterlagen zur Elternzeit
  • Aufzeichnungen zu Urlaub und Krankheit
  • Abmahnungen

Die digitale Personalakte darf ausschließlich berufsbezogene und für das Arbeitsverhältnis relevante Informationen enthalten. Erfasst werden dürfen nur Daten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Tätigkeit der Mitarbeitenden im Unternehmen stehen. Rein private Angaben haben in der digitalen Personalakte keinen Platz.