IT-Wartung professionell gestalten – für mehr Sicherheit und Effizienz

IT-Wartung: Definition und Inhalt

Bei der IT-Wartung geht es im Kern darum, Hard- und Software nach der initialen Auslieferung und Inbetriebnahme regelmäßig auf fehlerhafte und veraltete Bestandteile zu kontrollieren. So steigt etwa das Ausfallrisiko von Festplatten mit zunehmender Betriebsdauer. Der Zustand lässt sich allerdings über den sogenannten S.M.A.R.T-Wert relativ verlässlich ermitteln.

Auch gibt es Routinen, die Fehler in Arbeitsspeicher erkennen. Gerade beim Server, Workstations oder Rechnern, auf denen für Betriebsabläufe essenzielle Programme laufen, kann die regelmäßige Wartung lohnenswert sein. Reinigung von Lüftern und Sicherheitsprüfungen wie der E-Check nach der DGUV sind weitere Termine, die entweder sinnvoll für die Lebensdauer oder gar durch Verordnungen vorgeschrieben sind.

Derartige Informationen zu verwalten und die IT-Wartung zu koordinieren, kostet ohne eine geeignete Inventarisierungssoftware wie Timly unnötig wertvolle Arbeitszeit von IT-Fachkräften.

Software-Wartung – Definition und praktischer Ablauf

Betriebssysteme und installierte Programme auf PCs sind schon lange nicht mehr statisch. Für alle Software-Komponenten gibt es regelmäßig Fehlerbehebungen, Sicherheitsupdates, aber auch Funktionserweiterungen. Bei der Vielzahl unterschiedlicher Anwendungen, die auf den meisten Firmenrechnern laufen, ist es schwierig, den Überblick zu behalten.

Insbesondere, wenn kurzfristig gefährliche Sicherheitslücken bekannt werden, spart es immensen Aufwand, Informationen über installierte Softwareversionen strukturiert abgelegt zu haben. Eine smarte Verwaltung wie Timly zeigt zudem übersichtlich an, welche Programme und Lizenzen einem bestimmten Rechner zugeordnet wurden. Sind Maßnahmen im Rahmen der IT-Wartung direkt am Gerät erforderlich, entfällt die lästige und zeitaufwändige Suche danach.

Hardware-Wartung und Softwarepflege mit Timly praktisch umsetzen

Timly ermöglicht die ganzheitliche Verwaltung sämtlicher Assets in einem Unternehmen. Dank der flexibel anpassbaren Kategorien zählen dazu insbesondere Hard- und Software-Komponenten. Durch die praktische Container-Funktion ist es möglich, installierte Software einer physischen Hardware zuzuweisen. Danach kann ein PC inklusive aller darauf laufenden Programme als eine Einheit verwaltet werden.

Zur Ablage des Datenbestands nutzt Timly einen DSGVO-konformen Cloudspeicher. Dadurch wird für den Zugriff nur ein internetfähiges Endgerät benötigt. Die für Smartphones und Tablets optimierte Timly-App sorgt für zusätzliche Flexibilität und für Komfort.

Durch das Einscannen des per Aufkleber angebrachten QR-Codes kann jeder berechtigte Administrator das Profil einer Komponente aufrufen und vor Ort Eintragungen über eine durchgeführte IT-Wartung vornehmen. Dies unabhängig vom Zugriff auf das Firmennetzwerk, was praktische Vorteile für im Homeoffice oder in Projektarbeit bei Kunden benutze Arbeitsmittel bringt.

Für jedes Asset existiert ein eigener Kalender. In diesem lassen sich beliebige Wartungs- und Prüftermine, aber auch Lizenzlaufzeiten hinterlegen. Danach erfolgt eine automatisierte Benachrichtigung von Verantwortlichen, zeitgerecht vor Ablauf der entsprechenden Frist. Hierbei ist es auch möglich, externe Dienstleister einzubeziehen.

Ein integriertes Ticketing-System hilft bei der Verfolgung von Reparaturabläufen. Mit der Zeit entsteht eine digitale Akte über jede verwaltete Einheit – zugleich eine vielfach nutzbare und wertvolle Informationsquelle für alle Mitarbeiter.

Software-Wartung: Kosten steigen bei manueller Verwaltung

In homogenen Windows-Umgebungen mit Active Directory kann eine Softwareverwaltung relativ problemlos zentral gesteuert werden. Jedoch umfasst die IT-Infrastruktur in Unternehmen vermehrt eine eher heterogene Mischung unterschiedlichster Endgeräte wie NAS, Router, aktive Switches und Smartphones. Diese ganzheitlich, herstellerübergreifend zu verwalten ist mit Tools der jeweiligen Anbieter kaum umzusetzen.

Es bleibt viel manuelle Nacharbeit übrig, deren aufwändigste Schritte die Koordination der Zugriffsmöglichkeiten und Lokalisierung von Gerätschaften bleiben. Timly ist hingegen geeignet für die Verwaltung aller denkbaren Hard- und Softwarekomponenten. Es lassen sich unterschiedlichste Routinen und Prozesse für Updates und IT-Wartung darin vereinen.

Nur mit AV-Vertrag: IT-Dienstleister hat Zugriff auf personenbezogene Daten

Eine denkbare Lösung ist das Outsourcing von IT-Wartung an externe Dienstleister. Jedoch geben Verantwortliche damit den alleinigen Zugriff auf das eigene Netzwerk und darin abgelegten Daten auf. Werden personenbezogene Daten im Rahmen von IT-Dienstleistungen für Dritte zugreifbar, so muss gemäß der DSGVO zwingend ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) geschlossen werden.

In diesem Service-Level-Agreement sind für den Datenschutz einzuhaltende Vorschriften festzulegen. Wirksamer schützt es allerdings, die Verantwortung über die eigene IT-Infrastruktur nicht abzugeben. Mit einer Software wie Timly ist dies auch nicht erforderlich.

AV-Vertrag-Muster – IT-Dienstleister – mit Timly nicht nötig

Ein Vertrag über IT-Wartung mit externen Dienstleistern zu schließen, ist mit Aufwand verbunden. Zudem unterbindet der reine Vertragsschluss keine Zuwiderhandlungen. Im Einzelfall ist der Nachweis eines Verstoßes notwendig. Ansprüche müssen oft in langwierigen Gerichtsverfahren geltend gemacht werden.

Gerade in sicherheitsrelevanten Bereichen ist es am Ende oft der einfachere Weg, Aufgaben von eigenen Mitarbeitern erledigen zu lassen, bei denen Kontrollen und die Erteilung von Weisungen einfacher möglich sind. Eine Software wie Timly unterstützt dabei, indem aktuelle Informationen für jedes verwaltete Asset direkt im Profil zu hinterlegen sind. Dadurch lassen sich beispielsweise die Beachtung von Checklisten und Merkblättern rechtssicher dokumentieren.

Software-Wartung: Englisch, Deutsch und andere Sprachen möglich

Software-Lösungen, die eine essenzielle Funktion in einem Unternehmen einnehmen, müssen perfekt auf den Anwendungszweck abgestimmt sein. Bedienkomfort und intuitive Handhabung sorgen für Akzeptanz bei den eigenen Mitarbeitern. Für viele Menschen zählt auch die Sprache der Bedienoberfläche dazu.

Bei Timly ist es eine Selbstverständlichkeit, Kunden perfekt auf ihre Bedürfnisse abgestimmte Produkte anzubieten. Das beinhaltet auch die fehlerfreie Übersetzung in die jeweilige Muttersprache.