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Inventur, Inventar und Bilanz im Vergleich

Um den Unterschied zwischen Inventur und Inventar einfach zu erklären, sind drei Grundbegriffe wichtig, die im Folgenden genauer erläutert werden. Verantwortliche in Unternehmen haben Gestaltungsspielraum für die Durchführung der jeweiligen Pflichten. Die richtige Software kann dabei eine Schlüsselrolle spielen.

Was ist ein Inventar?

Beim Inventar handelt es sich um die Gesamtheit der Vermögenswerte und Verbindlichkeiten eines Unternehmens. Die Begriffe sind dabei weit auszulegen. So zählen Grundstücke und Gebäude genauso dazu, wie zum Beispiel Arbeitsmittel und Lagerartikel. Zusätzlich sind alle Buchwerte zu erheben, also Schulden, offene Forderungen und Guthaben jeglicher Art. Das Inventar muss einmalig bei Geschäftsbeginn in einer Inventarliste aufgestellt werden und ist Basis für Inventur und Bilanz.

Was ist eine Inventur?

Inventur im Lager, was ist der Unterschied zum Inventar?

Die Inventur beschreibt die Aktualisierung des Inventars zum Jahresabschluss im Rahmen der Bilanzerstellung. Dafür muss etwa durch Zählen, Messen und Wiegen die Menge für jeden Posten der Aufstellung erhoben werden. Neben der klassischen Stichtagsinventur gibt es weitere Varianten. Etwa die verlegte Inventur, die permanente Inventur oder die Stichprobeninventur. Informieren Sie sich hierüber gerne in unseren weiterführenden Artikeln.

Was ist eine Bilanz?

Die Bilanz enthält Angaben über Anlage- und Umlaufvermögen, das Eigenkapital sowie Schulden. Es ist also die schriftliche Zusammenfassung der wirtschaftlichen Situation eines Unternehmens. Inventur, Inventar und Bilanz können nicht getrennt voneinander betrachtet werden, da die Bilanz auf die Ergebnisse der initialen Aufstellung und der jährlichen Bestandsaufnahme aufbaut.

Im Folgenden sind alle Begriffe übersichtlich zusammengefasst:

Inventur Inventar Bilanz
Inhalt Aktuelle Bestandsaufnahme des Inventars Gesamtheit der Vermögenswerte und Schulden Bericht über das aktuelle Anlage- und Umlaufvermögen
Häufigkeit Jährlich Einmalig oder bei Änderungen der Geschäftsform Jährlich
Zeitpunkt Variabel, je nach Inventurart, häufig am Jahresende Zu Geschäftsbeginn oder bei Wirksamwerden der Änderung Zum Ende des Geschäftsjahres
Gesetzliche Grundlage(n) §240, 241 und 241 HGB §240 HGB §242 HGB

Inventur, Inventar und Bilanz aus rechtlicher Sicht

Sobald man Inventur und Inventar einfach erklärt, umfasst die Erläuterung immer auch rechtliche Grundlagen. Regelungen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB). 

Wichtig sind dabei folgende Paragrafen: 

  • § 240 Abs. 1 HGB: Das Inventar. Danach muss jeder Kaufmann zu Beginn seiner Tätigkeit sein Inventar aufstellen. Damit ist gemeint, dass er ein Verzeichnis darüber erstellen muss. Der Begriff des Kaufmanns ist dabei nicht wörtlich zu nehmen. Erfasst sind alle Unternehmen, die zu einer doppelten Buchführung verpflichtet sind. Die Pflicht hierzu ergibt sich aus § 238 HGB. Nicht erfasst sind Firmen, die ihren Gewinn durch die Einnahme-Überschussrechnung ermitteln.
  • § 240 Abs. 2 HGB: Die Inventur. Das Inventar muss zum Ende jedes Geschäftsjahres neu aufgestellt werden. Dabei darf das Geschäftsjahr die Dauer von 12 Monaten nicht überschreiten.
  • § 242 Abs. 1 HGB: Die Bilanz. Zu Beginn der Tätigkeit muss der Kaufmann eine Eröffnungsbilanz erstellen. Danach ist er verpflichtet, dies zum Ende des Geschäftsjahres zu wiederholen. Die Bilanz enthält das Vermögen und die Schulden des Unternehmens. Das Ergebnis der Inventur ist Basis für die Bilanz.
  • § 242 Abs. 3 HGB: Der Jahresabschluss. Neben der Bilanz ist eine Gewinn- und Verlustrechnung zu führen. Beides gemeinsam fließt in den Jahresabschluss. Details zum Jahresabschluss ergeben sich aus § 243 HGB. So müssen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung eingehalten werden. Zudem muss der Jahresabschluss klar und übersichtlich sein. 

Zielrichtung ist die Gewährleistung eines vertrauensvollen Geschäftsverkehrs. Geschäftspartner sollen sich auf die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens verlassen können.

Inventur und Inventar einfach erklärt: Bestandsaufnahme mit Software unterstützen

Bei der Bestandsaufnahme sind verschiedene Hilfsmittel nötig. Für das Notieren von Ergebnissen dürften in den meisten Fällen digitale Ablagen zum Einsatz kommen. Inventarsoftware wie Timly bietet innovative Möglichkeiten, mit denen der Unterschied Inventur und Inventar in der Praxis keine große Rolle mehr spielt. 

Ganzheitliche Inventarverwaltung bringt folgende Vorteile für die Inventur: 

  • Tagesaktuelle Erfassung des Inventars. Durch flexibel anpassbare Kategorien lassen sich mit der Inventarsoftware alle Assets des Anlage- und Umlaufvermögens erfassen. Komfortable Zuweisung-, Rückgabe- und Transfer-Funktionen sorgen für die Aktualität der Bestände. Das Erstellen von Listen vor der Inventur entfällt.
  • Mobile Zugriffsmöglichkeit. Software wie Timly lässt sich mit einer App auf dem Smartphone bedienen. Die Software ist zudem cloudbasiert konzipiert. Dadurch benötigen Mitarbeiter nur ein Gerät mit Internetverbindung. Für den Aufruf eines Profils reicht es, den QR-Code eines Artikels einzuscannen.
  • Umschalten in den Inventurmodus. In der Inventarsoftware kann auf den Inventurmodus umgeschaltet werden. Danach müssen Gegenstände nur noch gescannt werden, um sie rechtssicher zu erfassen.
  • Einfache Standortfeststellung. Die aktuellen Standorte und Ansprechpartner sind in Timly hinterlegt. Das vereinfacht die Bestandsaufnahme. Auf Wunsch ist es sogar möglich, die aktuellen Orte per GPS-Tracker zu übermitteln.
  • Übersicht über den Fortschritt der Inventur. Verantwortliche können sich davon überzeugen, wie die Bestandsaufnahme voranschreitet. Dies vereinfacht es, die Einhaltung von Fristen zu überwachen.
  • Automatische Berichtserstellung. Nach Abschluss der Inventur stehen Berichte in verschiedenen Formaten zur Verfügung. Werte sind darin bereits kalkuliert. Auf diese Weise kann das Ergebnis der Inventur einfach weiterverarbeitet werden.

Fazit: So hängen Inventur, Inventar und Bilanz zusammen

Der Unterschied zwischen Inventur, Inventar und Bilanz ist gelegentlich erklärungsbedürftig, weil sie aufeinander aufbauen. Alle drei Komponenten sind durch das Handelsgesetzbuch definiert. Beim Inventar handelt es sich nur um die Aufstellung aller Vermögenswerte und Schulden. Gerade dieser Begriff sorgt oft für Missverständnisse, da er umgangssprachlich für Einrichtung und Ausstattung eines Unternehmens verwendet wird.  

Der Begriff der Inventur hingegen wird in § 240 HGB gar nicht verwendet. Vielmehr wird dort nur verlangt, die Inventarliste einmal jährlich zu aktualisieren. Die Bilanz umfasst hingegen das aktuelle Vermögen eines Unternehmens. Daher müssen die aktualisierten Werte dort eingetragen werden. 

Doch es geht nicht ausschließlich darum, den Jahresabschluss effektiv zu erstellen. Ein permanenter Überblick des eigenen Inventars verbessert Arbeitsprozesse und erleichtert Entscheidungen. Das sorgt nicht nur bei der Inventur für Effizienz und Nachhaltigkeit.

Meistgestellte Fragen (FAQs)

Der Unterschied zwischen Inventur und Inventar ist einfach zu erklären. Beide beschreiben die Feststellung der Vermögenswerte eines Unternehmens.

  1. Das Inventar ist die Auflistung aller Assets.
  2. Bei der Inventur werden Mengen und Zustand im Rahmen einer jährlichen Bestandsaufnahme aktualisiert. 

Es ist die Basis für die Bilanz. Der Unterschied zwischen Inventur und Bilanz ist hingegen, dass das Ergebnis der Inventur nur Bestandteil der Bilanz ist.

Das ist nicht möglich. Die einmalige Aufstellung zum Geschäftsbeginn wird im Rahmen der Inventur aktualisiert. Inventur oder Inventar dürfen gem. § 240 HGB nicht weggelassen werden.

Das Inventar ist eine detaillierte Aufstellung aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Die Bilanz ist eine verdichtete, übersichtliche Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Kapital (Passiva), die aus dem Inventar abgeleitet wird.