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Was regelt das HGB zur Inventur?

Die gesetzlichen Vorschriften zur Inventur sind überwiegend im Handelsgesetzbuch (HGB) verankert, insbesondere in den §§ 240, 241a, 242 und 257 HGB. Diese Paragrafen geben einen Großteil der Regeln vor, wie die Erfassung aller Vermögensgegenstände und Schulden im Rahmen der Buchführung erfolgen muss. Zudem beschäftigt sich das HGB mit der Bilanzerstellung, für die eine Inventur wesentlicher Bestandteil ist.

Welche Paragrafen sind von besonderer Bedeutung?

Es gibt für die Inventur verschiedene rechtliche Grundlagen:

  • §§ 238 und 239 HGB: Beschreiben die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), wie Vollständigkeit, Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit. Diese sind bei allen Aufzeichnungen zu beachten und gelten beispielsweise auch, wenn Software zum Einsatz kommt.
  • § 240 HGB: Beinhaltet die Verpflichtung zur Aufnahme des Inventars sowohl bei Unternehmensgründung als auch zum Abschluss jedes Geschäftsjahres.
  • §§ 241 und 241a HGB: Enthalten Regelungen zur Vereinfachung, etwa durch stichprobenartige Bestandsaufnahme bei Massenartikeln. Auch zeitliche Abweichungen vom Stichtag, beispielsweise durch die verlegte Inventur oder die permanente Inventur, sind dort aufgeführt. Eine Befreiung von Unternehmen, die bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreiten, ergeben sich aus § 241a HGB.
  • § 242 HGB: Vorschriften zur regelmäßigen Buchführung und Erstellung eines Inventars zum Bilanzstichtag, das für den Jahresabschluss notwendig ist.
  • § 257 HGB: Pflichten zur sorgfältigen Dokumentation und Aufbewahrung der Inventar-Unterlagen für mindestens zehn Jahre.
  • § 266 HGB: Hier finden sich Ausführungen zur Gliederung der Bilanz. Diese spielen etwa bei der Bestimmung von Anlagevermögen und Umlaufvermögen eine Rolle.

Zusätzlich gelten steuerliche Buchführungs- und Ordnungsvorschriften (z. B. Abgabenordnung § 140 AO und § 146 AO). Unternehmen, die gegen die gesetzlichen Vorschriften zur Inventur verstoßen, müssen mit Sanktionen und steuerlichen Nachteilen rechnen – die Einhaltung der Inventurvorschriften des HGB ist daher für jede Unternehmensform von zentraler Bedeutung.

Wer muss Inventur machen?

Wer muss Inventur machen

Die Inventurpflicht trifft alle Unternehmen, die als „Kaufleute“ im Sinne des HGB gelten. Das bedeutet:

  • Einzelkaufleute (sofern sie bestimmte Umsatz- oder Gewinnschwellen übertreffen)
  • Personengesellschaften (z. B. OHG, KG, Partnerschaftsgesellschaft)
  • Kapitalgesellschaften: GmbH, UG, AG – hier gilt die Inventur als gesetzliche Pflicht unabhängig von der Größe.
  • Eingetragene Genossenschaften

Grundsätzlich sind alle Unternehmen erfasst, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind und ihren Gewinn nicht durch die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Nicht betroffen sind in der Regel Freiberufler (z.B. Ärzte, Anwälte, Steuerberater) sowie Kleinunternehmer, die die Schwellen des § 241a HGB unterschreiten. Diese betragen zurzeit einen Umsatz von nicht mehr als 800.000 € sowie einen Gewinn von nicht mehr als 80.000 € in zwei aufeinanderfolgenden Jahren.

Dieser Personenkreis muss keine Inventur im Sinne des HGB durchführen, aber für steuerliche Zwecke trotzdem Aufzeichnungen über Vermögenswerte führen. Sonderregelungen gelten bei Unternehmensübernahmen, Fusionen, Liquidationen oder Sonderfällen wie der Umwandlung von Unternehmensformen.

Wann muss eine Inventur per Gesetz durchgeführt werden?

Die Inventur gemäß HGB ist in bestimmten Fällen zwingend vorzunehmen. Bei Aufnahme des Geschäftsbetriebs ist die Gründungsinventur durchzuführen, in der das Inventar erstmalig aufgenommen wird. Später ist die regelmäßige Stichtagsinventur vorgeschrieben, die entweder zum Bilanzstichtag oder entsprechend der Regelung zur Vereinfachung gemäß § 241 HGB, auf die wir nachfolgend noch näher eingehen, mindestens einmal im Geschäftsjahr erfolgen muss.

Die außerordentliche Inventur wird durchgeführt bei Übernahmen, Fusion, Veräußerung oder Auflösung/Liquidation eines Unternehmens. In diesem Fall muss das Inventar einmal vollständig neu zusammengestellt werden.

Die Fristen bei der Stichtagsinventur sind zwar grundsätzlich streng: Sie darf maximal zehn Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag erfolgen. Der o.a. § 241 HGB ermöglicht aber auch eine Verlegung der Bestandsaufnahme bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Stichtag, wenn eine Rückrechnung auf das Ende des Geschäftsjahres möglich ist.

Auf diese Weise können etwa Unternehmen die körperliche Bestandsaufnahme durchführen, wenn sie am Jahresende nicht über ausreichend Personal verfügen oder dies eine besonders geschäftsreiche Zeit ist.

Die Alternative der permanenten Inventur sorgt für noch mehr Flexibilität. Alle Vermögensgegenstände werden zu einem beliebigen Zeitpunkt im Jahr körperlich erfasst. In diesem Fall muss allerdings ein tagesaktuelles Lagerbuch den jeweiligen Bestand wiedergeben.

Vorgaben zur Durchführung der Inventur gemäß HGB

Die gesetzlichen Vorschriften gemäß HGB zur Inventur geben einige zentrale Anforderungen vor. Diese setzen sich aus diversen Einzelnormen zusammen. So wird die Art der Durchführung bestimmt. Hierzu zählt die körperliche Bestandsaufnahme durch Zählen, Messen und Wiegen. Ist die Zählung nicht möglich oder zumutbar, darf in der Stichprobeninventur eine Hochrechnung mittels anerkannter mathematisch-statistischer Methoden erfolgen.

inventur pflicht

Für immaterielle Vermögenswerte, etwa Guthaben, offene Forderungen und Schulden, ist die Buchinventur vorgesehen. Dabei wird anhand der vorliegenden buchhalterischen Aufzeichnungen das Vermögen ermittelt. Eine weitere Variante ist die Anlageninventur, bei der anhand der Anlagenkartei etwa der Bestand an Maschinen oder Fahrzeugen aufgelistet und deren Wert bestimmt wird.

Tipp: Wir behandeln die einzelnen Formen und Arten der Inventur im Detail in gesonderten Artikeln innerhalb unseres Ratgebers. Informieren Sie sich dort gerne über die für Sie passende Variante der Bestandsaufnahme.

Generell besteht aufgrund der gesetzlichen Vorschriften zur Inventur eine Dokumentationspflicht. Die Durchführung muss nachvollziehbar, prüfbar und vollständig dokumentiert werden. Dies gilt gleichermaßen für elektronische sowie manuelle Verfahren. Eine gute Orientierung bieten auch hier die bereits genannten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Soll eine Software eingesetzt werden, muss diese den dortigen Vorgaben entsprechen.

Wichtig sind die Aufbewahrungsfristen. Unterlagen und Belege müssen zehn Jahre lang vorgehalten werden. Bei einer möglichen Buchprüfung sind sie geordnet vorzulegen.

Die Durchführung der Bestandsaufnahme kann intern oder extern erfolgen. Dabei verbleibt die Verantwortung in jedem Fall bei der gesetzlichen Vertretung des Unternehmens, etwa dem Geschäftsführer einer GmbH.

Wird die Inventurart gewechselt, sollte geprüft werden, ob dies beim Finanzamt angezeigt werden muss. So muss ausgeschlossen werden, dass Möglichkeiten der Manipulation entstehen, etwa wenn das Verbrauchsverfolgungsverfahren geändert werden. Hierzu zählt beispielsweise das „First In – First Out“, bei dem für gleichartige Artikel angenommen wird, dass zuerst die ältesten verbraucht werden.

Die Erfassungsweise kann etwa geändert werden, wenn von der Stichtagsinventur auf die permanente Inventur umgestellt wird.

Was ist die Inventurrichtlinie?

Die Inventurrichtlinie nach HGB ist eine interne Durchführungsvorschrift des Unternehmens. Sie beschreibt inhaltliche und prozessuale Standards für die Durchführung der Inventur. Auch die Inventurrichtlinie orientiert sich an den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sowie den Vorschriften zur elektronischen Buchführung (GoBD).

Die GoBD ergänzen die GoB um Anforderungen wie die Unveränderbarkeit von digitalen Unterlagen und die Bereitstellung von Schnittstellen. Diese geben etwa Steuerprüfern die Möglichkeit, benötigte Informationen automatisiert in ihre Prüfprogramme zu laden.

Das übergeordnete Ziel ist die einheitliche und überprüfbare Abwicklung der Inventur, einschließlich klar formulierter Verfahrenspläne, um die Nachvollziehbarkeit für externe Prüfer sicherzustellen.

Wichtige Aspekte der Inventurrichtlinie sind:

  • Ordnungsmäßigkeit der Erfassung und Bewertung
  • Plausible, standardisierte Verfahrenspläne für die jeweiligen Inventurverfahren
  • Beachtung der notwendigen Vorschriften für zulässige Methoden bei elektronischen sowie analogen Inventuren
  • Einhalten von Sorgfaltspflichten und Dokumentation von Verantwortlichkeiten

Inventurpflicht in der GmbH – Besonderheiten

Die Vorschriften für die Inventur in der GmbH leiten sich zunächst ebenfalls aus dem HGB her. Es besteht immer eine Pflicht zur Aufstellung des Inventars, da jede GmbH zur doppelten Buchführung verpflichtet ist. Zudem unterliegt sie der Pflicht zur Bilanzierung und Erstellung eines Jahresabschlusses. Hierfür ist die ordnungsgemäße Bestandsaufnahme zentrale Grundlage.

Im Gegensatz zu Einzelunternehmen besteht die gesetzliche Pflicht für GmbHs und andere Kapitalgesellschaften unabhängig von Umsatz oder Gewinn. Der Geschäftsführer der GmbH ist zu besonderer Sorgfalt bei der Erstellung des Jahresabschlusses verpflichtet. Ebenso zur Einhaltung der GoB.

Dokumentations- und Nachweispflichten bestehen nicht nur gegenüber Finanzbehörden oder Prüfern anderer öffentlicher Stellen, wie zum Beispiel dem Zoll, sondern auch gegenüber den Gesellschaftern. Fehlerhafte oder unvollständige Inventuren führen zu Bilanzierungsfehlern. Hieraus kann eine zivil- und strafrechtliche Haftung der Geschäftsführung resultieren.

Die Umstellung auf alternative Inventurarten (z. B. permanente Inventur) muss schriftlich angezeigt und die Begründung dokumentiert werden.

Fazit: Inventur als gesetzliche Pflicht verstehen und sicher umsetzen

Unternehmen sind verpflichtet, die gesetzlichen Vorschriften zur Inventur einzuhalten. Dies betrifft sowohl die ordnungsgemäße Durchführung, die Einhaltung von Fristen und Dokumentationspflichten, als auch das Verständnis der Besonderheiten, die sich je nach Unternehmensform ergeben. Für die meisten Unternehmen ist die Inventur Pflicht und ein entscheidender Bestandteil der Buchführung sowie Voraussetzung für einen korrekten Jahresabschluss – egal, ob GmbH, Einzelunternehmen oder Personengesellschaft.

Tipp: Sichern Sie sich mit klaren Verfahrensplänen und digitalisierten Prozessen rechtlich ab und vermeiden Sie Haftungsrisiken. Bei spezifischen Fragen zur technischen Unterstützung einer Inventur mit Software unterstützen Sie die Experten von Timly und helfen so, gesetzliche Vorgaben effizient umzusetzen.

Hinweis: Für tiefergehende Informationen zu speziellen Inventurarten (permanente Inventur, Stichprobeninventur etc.) empfehlen wir unsere weiteren thematischen Leitfäden.

FAQs: Häufige Fragen zum Thema Inventur & gesetzliche Vorschriften

Die gesetzlichen Vorschriften zur Inventur behandeln alle rechtsverbindlichen Schritte von der Aufstellung des Inventars bis hin zur Erstellung der Bilanz. Sie müssen daher die Basis der gesamten Buchführung sein und müssen bei vielen täglichen Prozessen beachtet werden.

Eine datenbankbasierte Software wie Timly erfasst alle Inventargegenstände und Vermögenswerte, unabhängig von Art und Beschaffenheit. Notwendige Attribute lassen sich zuordnen, Verknüpfungen sorgen für Übersicht. Dadurch können wesentliche Informationen über das Inventar jederzeit eingesehen, angepasst und aktualisiert werden. Aktuelle Inventarlisten stehen jederzeit zur Verfügung. Dies vereinfacht die Einhaltung von Inventurvorschriften erheblich.

Es muss nachvollziehbar sein, welcher Nutzer eine Aktion durchgeführt hat. Zudem sollte eine Historie für jedes Asset geführt werden. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Möglichkeit, Daten mit dem verwendeten Buchhaltungsprogramm auszutauschen. Timly bietet hierfür etwa verschiedene vorgefertigte APIs. Auch als digitales Lagerbuch lässt sich die Software ohne Weiteres nutzen.