El software Excel de gestión de existencias e inventario de Timly en comparación

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La idea de utilizar un sistema de gestión de existencias Excel es obvia. De todos modos, la mayoría de las empresas disponen de licencias de este programa. Además, a menudo los empleados pueden manejar el programa al menos rudimentariamente. Es cierto que, con un poco de conocimiento, se pueden cubrir ámbitos funcionales asombrosos con una hoja de cálculo Excel.

Sin embargo, un software especializado en inventarios, como Timly, garantiza que los datos registrados puedan utilizarse de forma mucho más eficaz. Esto se consigue, por ejemplo, gracias al concepto de solución basada en la nube y a la aplicación incluida en el paquete de software. A continuación, te presentamos las posibilidades que ofrece en comparación con la gestión de almacenes de Excel.

Una plantilla de Excel es un poco como un kit de construcción. Se pueden utilizar fórmulas y formatos para construir interfaces similares a las de las bases de datos. Para determinados fines de aplicación más bien estáticos, esto suele ser suficiente. Sin embargo, un almacén es probablemente el lugar más dinámico de una empresa. Se reciben y expiden mercancías decenas de veces al día.

Además, las existencias no siempre se encuentran en un mismo lugar y el consumo se realiza en parte in situ, en las instalaciones del cliente. En tales constelaciones, cada archivo Excel llega a sus límites. Para que las existencias de datos se mantengan actualizadas, es necesario realizar mucho trabajo manual.

Timly está diseñado según el principio de Software como Servicio (SaaS). El software de inventario puede utilizarse directamente en cualquier dispositivo con conexión a Internet. Los stocks de datos que se muestran se generan siempre de forma dinámica para el usuario, en función del contexto. Esto los mantiene claros y facilita su procesamiento.

Se puede acceder fácilmente desde cualquier lugar. Esto también permite al personal de atención al cliente o a los empleados de la oficina en casa documentar su consumo de material en tiempo real. Funciones como el control del nivel de llenado con función de notificación automática completan la comodidad de una solución especializada como Timly.

Para el acceso móvil a la base de datos, Timly ofrece una aplicación optimizada para smartphones y tablets. Los bienes registrados en la gestión de almacenes pueden marcarse con un código QR. A continuación, se puede acceder a la categoría correspondiente del inventario o al perfil de los artículos del inventario escaneándolos con la aplicación.

No es necesario ningún hardware adicional. La cámara del dispositivo sirve como escáner de códigos de barras. De este modo, es posible documentar fácilmente la recepción y salida de mercancías directamente in situ. De este modo, siempre se dispone de datos actualizados en tiempo real en todos los puntos implicados. Si se desea, el control de nivel también puede acoplarse a una función de pedido a proveedores de servicios externos, que ordena automáticamente la reposición cuando la cantidad cae por debajo de un determinado nivel.

Es precisamente en este ámbito donde las soluciones habituales para Excel tienen las mayores dificultades. La capacidad multiusuario suele estar disponible sólo parcialmente. La usabilidad de extensas tablas de Excel en smartphones apenas puede calificarse de práctica. Por lo tanto, a menudo son necesarios pasos adicionales con esta forma de gestión de almacenes, como el registro temporal y la posterior transferencia de datos de existencias a la gestión de existencias de Excel.

Los archivos también pueden vincularse a una lista de Excel. A continuación, se muestran mediante enlaces en una columna prevista a tal efecto. Sin embargo, si hay un número indeterminado de ficheros, por ejemplo la documentación diaria de determinados activos mediante fotos, siempre hay que añadir nuevas columnas y la tabla se vuelve confusa. Además, este tipo de operaciones con ficheros encierra un gran potencial de error.

Con la aplicación de inventario de Timly, se crean archivos digitales para cada artículo registrado o para cada categoría de inventario. Además de parámetros dinámicos como las cantidades actuales y el estado del pedido, en estos archivos se pueden almacenar imágenes de muestra y cualquier documento. Éstos permanecen permanentemente vinculados al perfil del artículo y pueden mostrarse claramente.

Si, por ejemplo, es necesario controlar la calidad de una entrega de mercancías, esto se puede documentar directamente en Timly. Lo mismo se aplica a sucesos como daños en el transporte o falta de existencias. Con la aplicación de inventario Timly, esto es posible directamente en el almacén sin mucho esfuerzo.

El software Excel ha sido uno de los programas estándar del paquete ofimático durante décadas. Se ha revisado una y otra vez y se le han añadido nuevas funciones. Sin embargo, Excel se diseñó originalmente para su uso en un PC autónomo en la oficina. Algunos desarrolladores de soluciones de gestión de existencias en Excel señalan desde el principio en las descripciones de sus productos que la capacidad multiusuario no es un hecho.

No obstante, si se quiere poner en práctica, hay que disponer de una instalación de almacenamiento en red a la que se pueda acceder desde los lugares de trabajo deseados. Para ello, puede que haya que abrir la red de la empresa y hacerla vulnerable. Un software de inventario como Timly funciona independientemente de la red de la empresa. Se utilizan servidores en la nube que cumplen la normativa GDPR. Los expertos de Timly se encargan de la configuración y la administración.

Las funciones necesarias, como la gestión de usuarios y derechos, ya están integradas en el software de gestión de existencias de Timly. Los requisitos de protección de datos se tienen en cuenta mostrando a los usuarios sólo los datos que les corresponden. En un sistema de gestión de existencias Excel, estas funciones pueden realizarse mediante scripts externos. Sin embargo, esto requiere la activación de las llamadas macros en el software de Office de todas las estaciones de trabajo que acceden.

Esto supone un riesgo, ya que las macros siguen siendo una puerta muy utilizada por los ciberdelincuentes para infiltrar malware. Abrir un archivo adjunto preparado ya puede bastar para recargar y activar un troyano de encriptación. Por ello, los expertos en seguridad llevan años desaconsejando el uso de scripts VBA.

Una gestión de almacén con Excel permite utilizar el stock de datos recogidos para el puro registro de cantidades. Sin embargo, una solución de inventario inteligente como Timly adopta una visión holística del inventario y el almacenamiento. El objetivo es que sólo tengas que almacenar y mantener actualizado cada conjunto de datos una vez en la empresa.

Así, la gestión de almacén de Timly se transforma en un software de inventario activando el modo inventario. Si las existencias son equipos de trabajo, el software de planificación del mantenimiento gestiona las citas de todo tipo para los activos registrados. La integración de rastreadores GPS para controlar y documentar la temperatura ambiente o sensores de humedad que avisan cuando entra agua son sólo algunas de las posibles funciones adicionales que ya se han integrado en Timly.

Si surgen problemas con una hoja de cálculo Excel creada por ti mismo, tus propios empleados tienen que dedicar horas de trabajo a solucionarlos. Con la solución de software de Timly, los usuarios también tienen derecho a una asistencia competente. Además, se ha establecido un estrecho intercambio entre clientes y desarrolladores. De ahí surgen siempre ideas para la ampliación práctica o la optimización de las funciones.