Software de Planificación del Mantenimiento Eficiente: Controla los defectos y cumple los plazos de inspección

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El moderno software de planificación del mantenimiento ayuda a las empresas a digitalizar y, por tanto, a simplificar todos los procesos. A través de muchas funciones, ofrece ayuda en las áreas de programación, organización y documentación del mantenimiento. Los empleados siempre tienen una visión general de todas las máquinas y sistemas, y también pueden implicar a proveedores de servicios externos si es necesario.

Ya sea en el comercio, la industria o el sector de la construcción, muchas empresas gestionan sus equipos con tablas Excel hechas por ellas mismas como software de planificación del mantenimiento. Éstas se almacenan localmente en el disco duro de un empleado administrativo que realiza las entradas allí. Por obvia que pueda parecer esta variante para muchos, desgraciadamente también tiene muchos puntos débiles.

Por ejemplo, aumenta el riesgo de que los empleados no informen de los defectos porque el miembro del personal de oficina en cuestión está enfermo en ese momento. O porque no tienen tiempo de ir a la oficina.

Quizá intentes sortear estas situaciones colgando listas de papel e imanes en el taller o almacén. Esto facilita a los artesanos e instaladores el acceso a los datos. Sin embargo, esto también es ineficaz a largo plazo y conduce a la desaparición de equipos y a momentos desagradables para los empleados; por ejemplo, porque un mantenimiento vence inesperadamente o no se ha introducido un defecto.

La forma más inteligente es que los propios empleados actualicen la ubicación de los activos en sus dispositivos móviles. La opción aún más cómoda es utilizar localizadores GPS, como realiza el software de planificación del mantenimiento Timly a través de un proveedor asociado. Estos pequeños dispositivos de alto rendimiento registran la ubicación de los equipos de trabajo y también pueden almacenar datos de uso y rendimiento. Mediante una conexión con la base de datos de inventario de Timly, estos datos se convierten en información útil sobre la rentabilidad de los equipos.

Otros software de planificación del mantenimiento no suelen satisfacer las exigencias que muchas de las empresas actuales plantean con razón al software de gestión de equipos. Para obtener la mejor visión posible de las capacidades de Timly, posiblemente también en relación con la Industria 4.0, lo mejor es hablar con los expertos miembros del equipo de la creciente empresa suiza de software.

El clásico PC autónomo y los escáneres de códigos de barras independientes están en retirada. Por tanto, un software de gestión-mantenimiento basado en la nube, que se ejecuta como una aplicación y en el navegador, es la mejor solución, independientemente del sistema operativo.

En principio, la formación sobre el nuevo software de planificación del mantenimiento puede ser útil. Con Timly, también puedes ver tutoriales de configuración y acceder a los vídeos explicativos preparados del soporte técnico sin tener que concertar una cita aparte. Por otra parte, Timly te ayuda a documentar las formaciones y cursos certificados completados de tus compañeros y así encontrar más rápidamente a la persona adecuada para una tarea.

Se minimiza el riesgo de que una persona dependa de otra para recibir pedidos u órdenes de reparación. Tampoco hay que olvidar el aspecto empresarial. Los valores de consumo de materiales y los costes de mantenimiento de los equipos de trabajo quedan permanentemente documentados en el planificador de mantenimiento de Timly, sin esfuerzo adicional. De este modo, los factores de coste innecesarios y los equipos de trabajo no rentables pueden localizarse muy fácilmente, incluso en empresas pequeñas.

Como planificador de formación, el software-gestión-formación de Timly te ayuda a organizar la formación continua de tus empleados. Como parte de la gestión digital de las competencias, el software de planificación del mantenimiento puede documentar automáticamente las certificaciones, entre otras cosas.

El tema del mantenimiento, importante para toda empresa, consta de las subáreas de mantenimiento, reparación, inspección y mejora. Todas ellas se pueden mapear en un único software para que siempre recibas información completa y actualizada sobre los equipos, máquinas e instalaciones de la empresa en casi cualquier lugar.

Una gran ventaja del software de planificación del mantenimiento Timly es que permite hacer un seguimiento de los defectos y deficiencias mediante un sistema interno de tickets. Esto acorta los tiempos de reparación, ya que una orden de reparación notificada ya se puede procesar en la administración mientras el equipo defectuoso y la persona notificadora aún están en tareas in situ.

Al principio puede resultar tentador utilizar el programa de hoja de cálculo del paquete Office ya instalado como software de planificación del mantenimiento. Sin embargo, hay que tener en cuenta que de este modo pueden perderse muchos datos debido a una mala introducción. Además, Excel no ofrece la posibilidad de adjuntar directamente PDF y otros documentos. Además, no tiene funcionalidad de base de datos, por lo que no permite búsquedas eficaces.

Con Timly, en cambio, puedes documentar actividades autodefinidas o preestablecidas para cada recurso operativo. Por ejemplo, se puede preparar un campo para un cambio de aceite a una hora determinada. Si la tarea se completa a tiempo, el empleado correspondiente marca este elemento en su dispositivo móvil directamente in situ, por ejemplo, en el taller.

Si se avería un aparato o una herramienta, el mensaje de avería en Timly puede enviarse directamente a los socios de reparación externos a través de la interfaz, opcionalmente con una foto. Cuando elijas el software de planificación del mantenimiento, ten en cuenta también que no hay ningún soporte especial para el programa de hojas de cálculo en lo que respecta a la planificación del mantenimiento.

El software de planificación del mantenimiento disponible gratuitamente suele contener sólo funciones rudimentarias. O bien se trata de una especie de versión de demostración para la que hay que activar todo el alcance del programa previo pago, o bien es un software para las propias necesidades que un desarrollador altruista pone también a disposición de los demás. En consecuencia, estos programas no son fácilmente adaptables a las necesidades de tu empresa.

La alternativa más sensata es pensar a mayor escala en el tema de los recursos operativos y el mantenimiento, y confiar en una solución de inventario holística lo antes posible. En última instancia, es más práctico para todas las partes interesadas de la empresa utilizar un software de inventario en el que el software de planificación del mantenimiento sea una subfunción.

Como director general o jefe de departamento, es comprensible que haya situaciones en las que a uno se le ocurra buscar un software gratuito de planificación del mantenimiento. Sin embargo, la experiencia de muchas empresas demuestra que el software gratuito sólo es útil y suficiente, en el mejor de los casos, si tienes muy poco inventario o si eres una empresa joven y necesitas gestionar por primera vez las citas de mantenimiento y las deficiencias de los equipos.

Cuando crece el número de citas de mantenimiento, documentos de inspección, máquinas o personal con documentos de formación, es el momento de elegir un software de inventario bien escalable y con gran funcionalidad. La planificación del mantenimiento es un módulo con Timly, al igual que la creación de evaluaciones, a través de las cuales puedes vigilar los datos de rendimiento de tus equipos de trabajo de forma clara y con trazabilidad histórica.

Excel o un programa gratuito como software de planificación del mantenimiento pueden parecer rentables a primera vista. Pero a largo plazo, los costes de oportunidad surgen de la falta de funciones y de la mala gestión de equipos y máquinas.

Es mejor pasar directamente a un software de planificación del mantenimiento de pago y personalizable. Con Timly, puedes elegir los módulos que tu empresa necesita en cada momento. Además, dispones de asistencia experta para ayudarte con la implantación.