Objetivos clave
- El software de Gestión de Activos Digitales (DAM) es una herramienta esencial que facilita la organización y el aprovechamiento de los activos digitales.
- Esta innovadora tecnología facilita categorizar, almacenar, encontrar y compartir todo tipo de activos digitales, desde documentos a vídeos.
- Al adoptar una solución DAM, como Timly, para tu empresa, puedes obtener muchas ventajas, como reducción de costes, ahorro de tiempo y mucho más.
- Es un sistema sencillo de configurar y se diferencia de otras herramientas como los sistemas de gestión de contenidos al ofrecer una forma más versátil de gestionar los activos digitales a un nivel escalable.
¿Qué se entiende por activos digitales?
El software de gestión digital es una tecnología que permite categorizar, almacenar, encontrar y compartir todo tipo de activos digitales.
Este software actúa como una plataforma centralizada en la que los usuarios pueden acceder a todo tipo de activos, desde un único espacio digital. Es un sistema sencillo de configurar y se diferencia de otras herramientas ―como los sistemas de gestión de contenidos― al ofrecer una forma más versátil de gestionar los activos digitales.
Es cada vez más importante gestionar tus activos digitales con eficacia, porque las empresas no dejan de crecer, y siempre añaden contenido digital a sus operaciones. Sin embargo, la acumulación de activos también dificulta la recopilación y categorización de los mismos.
Soluciones DAM como Timly, puedes facilitar el acceso a estos activos a todas las personas del negocio. Asimismo, puedes obtener muchas ventajas, como reducción de costos, optimización del flujo de trabajo, y ahorro de tiempo.
¿Qué incluyen los activos digitales?
El software DAM es increíblemente versátil y puede trabajar con una amplia variedad de activos digitales. Ahora, ¿qué son los activos digitales o qué se considera un activo digital? Veamos algunos de los ejemplos más utilizados:
- Imágenes
- Vídeos
- Contratos
- Documentos
- Certificaciones de los empleados
- Registros de mantenimiento
Para gestionar eficazmente todos estos tipos de activos, el software DAM aprovecha el poder de la categorización, el etiquetado y el reconocimiento de imágenes para garantizar que los activos estén disponibles.
Capacidades y características del software de gestión de activos digitales
Los componentes principales de un software de gestión digital incluye funciones diseñadas con la utilidad en mente. Esto hace de sistemas como Timly herramientas versátiles y eficaces para la gestión de datos.
La mayoría de las soluciones DAM incluyen una amplia variedad de funciones básicas para facilitar el manejo de los activos digitales.
Por ejemplo:
- Almacenamiento y organización. Estos sistemas permiten categorizar y etiquetar los activos. Cuentan con hubs centralizados para almacenar todos los activos digitales. Al tenerlo todo en una base de datos unificada, resulta mucho más fácil localizar y gestionar los contenidos.
- Búsqueda mejorada. Al aprovechar palabras clave, etiquetas y metadatos, los sistemas DAM facilitan la búsqueda y localización de activos concretos por clase o fechas.
- Gestión de accesos. Las soluciones DAM también facilitan la configuración de permisos y accesos, para que sólo los usuarios autorizados puedan acceder o modificar los activos registrados.
- Integración. Las soluciones DAM pueden integrarse con herramientas digitales como sistemas de gestión de contenidos, software creativo y de marketing . Esto facilita el uso de los recursos digitales en distintas plataformas.
- Seguridad. Las soluciones DAM también ayudan a mantener el cumplimiento normativo de los estándares legales e industriales, manteniendo al negocio bien protegido. Profundizamos en más de estas funciones y casos de uso en este enlace.
Usuarios meta
El software de gestión de activos digitales ofrece muchas ventajas a una amplia gama de usuarios. Tanto pequeñas empresas como organizaciones multinacionales y usuarios individuales pueden beneficiarse de esta herramienta.
Algunos de los usuarios más destacados que han adoptado esta tecnología son:
- Las grandes empresas suelen conservar muchos activos digitales, por lo que son algunos de los usuarios más habituales del software DAM. Soluciones como Timly les permiten garantizar la coherencia de la marca, gestionar los recursos de marketing, o mantener sus datos organizados y disponibles.
- Los minoristas, sobre todo los de comercio electrónico, también sacan mucho partido de este software para organizar las imágenes de los productos, o garantizar la cohesión de la marca en todos los canales de venta.
- Los emprendedores creativos utilizan soluciones DAM para organizar sus contenidos. Esto puede ayudarles a crear portafolios, trabajar con clientes o incluso agilizar su proceso creativo.
¿Existe un software de gestión de activos digitales para empresas?
Las empresas podrían beneficiarse mucho de las funciones del software de gestión de activos digitales. Afortunadamente, existen muchas soluciones diseñadas pensando en las empresas, como Timly. Estas plataformas están diseñadas para satisfacer las complejas necesidades de las grandes organizaciones, ayudando a gestionar grandes bibliotecas de activos digitales con facilidad. Con Timly, las organizaciones empresariales también pueden incorporar funciones de seguridad avanzadas para mantener a salvo los datos confidenciales e implementar herramientas de colaboración para trabajar entre departamentos.
¿Existe un software de gestión de activos digitales para pequeñas empresas?
Las pequeñas empresas tienen problemas únicos que difieren significativamente de las grandes empresas. Dicho esto, incluso las pequeñas empresas pueden beneficiarse de herramientas de software de gestión de activos digitales como Timly. Es una solución escalable que puede crecer junto con tu empresa, dándote la libertad de añadir nuevas funciones o capacidades de almacenamiento para reflejar tu crecimiento. También puede ayudar a agilizar los flujos de trabajo, maximizar la productividad y permitirte aprovechar mejor tus recursos, todas ellas grandes ventajas de las que pueden beneficiarse las pequeñas empresas.
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¿Cómo funciona el software DAM?
El software de gestión de activos digitales funciona creando una plataforma unificada para almacenar, organizar, compartir y recuperar activos digitales.
Para ello, el sistema incorpora una serie de procesos clave en su funcionalidad:
- Carga de activos como imágenes, documentos, vídeos u otras formas de contenido digital. Durante la fase de carga, normalmente puedes cargar varios archivos a la vez, lo que acelera el proceso.
- Etiquetado y categorización de activos, proporcionando metadatos para optimizar la búsqueda y localización de los mismos.
- Almacenamiento y clasificación en un depósito centralizado. Esto se hace in situ, o mediante soluciones de almacenamiento en la nube.
- Búsqueda de activos concretos, con el uso metadatos, etiquetas u otras consultas de búsqueda para encontrar el recurso que necesitas, en un instante.
- Control de acceso a los usuarios autorizados, asegurándose de que sólo las personas adecuadas puedan ver o modificar los activos.
- Integración con otras soluciones para mejorar aspectos como la colaboración. Los sistemas de gestión de contenidos son un gran ejemplo de software que puede integrarse en las soluciones de gestión de activos digitales.
- Análisis e informes sobre los activos. Esto te permite saber quién utiliza activos concretos, cómo se utilizan y mucho más.
CMS Vs. DAM
Un sistema de gestión de contenidos (CMS, en inglés) está diseñado principalmente para ayudar a crear, gestionar y publicar contenidos en línea. Es una herramienta útil para poblar sitios web, blogs y páginas de comercio electrónico.
Algunas de las herramientas integradas en las plataformas CMS tienden a centrarse en la edición de contenidos. Estos sistemas suelen trabajar con texto, pero también pueden manejar imágenes y vídeos.
Un sistema DAM es bastante diferente. Se enfoca más en almacenamiento, organización y recuperación de activos. También funciona con todo tipo de activos digitales, como imágenes, vídeo, audio y texto.
Las soluciones como Timly son muy buenas para manejar archivos grandes. También facilitan el etiquetado de metadatos para encontrar el contenido al instante.
¿Cuánto cuesta un software de gestión de TI?
El costo del software de gestión de activos digitales varía, en función de los siguientes factores
- Periodicidad. La mayoría de las soluciones DAM ofrecen un servicio de suscripción que se factura anual o mensualmente. El costo depende del número de usuarios, la cantidad de almacenamiento y el nivel de funcionalidad.
- Localización. Optar por el almacenamiento in situ es más caro, ya que tienes que invertir en hardware. En contraste, podrías pagar cuotas más accesibles con un servicio basado en la nube.
- Almacenamiento. Los costos aumentarán si necesitas más almacenamiento para los activos digitales.
- Usuarios. Los costes también aumentarán si necesitas muchos usuarios o licencias para el software.
Comprender si las soluciones DAM son adecuadas para ti se reduce a los beneficios que pueden proporcionar.
Analiza aspectos como el impacto positivo en los flujos de trabajo para calcular el potencial retorno de la inversión que ofrecen. Hacer esto te permitirá saber si los sistemas DAM pueden ofrecer una solución rentable para tu organización.
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Integración del software DAM
Implantar un software de gestión digital es una forma estupenda de mejorar la forma en que gestionas los activos.
Para ayudarte a comprender cómo implantar esta herramienta, vamos a repasar algunos consejos para asegurarnos de que estás haciendo las cosas bien:
- Realiza una evaluación de necesidades para comprender qué tipo de activos digitales gestionas, los retos a los que te enfrentas actualmente y cómo podría ayudarte un sistema DAM.
- Selecciona el software DAM adecuado, como Timly, que te proporciona toda la funcionalidad que necesitas.
- Desarrolla un plan de instalación, considerando el presupuesto y el calendario en todo momento.
- Migra los activos digitales existentes al nuevo sistema.
- Integra tu nuevo sistema con otras herramientas, como tu CMS.
- Ofrece recursos de formación y asistencia a los usuarios, para que puedan utilizar eficazmente la solución DAM.
Preguntas frecuentes
¿Existe un software de gestión de activos digitales para empresas?
Afortunadamente, existen muchas soluciones diseñadas pensando en las empresas. Plataformas como Timly están diseñadas para satisfacer las complejas necesidades de las grandes organizaciones, ayudando a gestionar bibliotecas de activos digitales con facilidad.
Con Timly, las organizaciones también pueden incorporar funciones de seguridad avanzadas para resguardar los datos confidenciales, e implementar herramientas de colaboración para trabajar entre departamentos.
¿Existe un software de gestión de activos digitales para pequeñas empresas?
Timly es una solución escalable que puede crecer junto con tu empresa, dándote la libertad de añadir nuevas funciones de gestión para reflejar tu crecimiento. También puede ayudar a agilizar los flujos de trabajo, maximizar la productividad y optimizar el uso de tus recursos
¿Existe un Software de gestión de activos digitales para centros educativos y escuelas?
Con las herramientas adecuadas, las instituciones educativas pueden compilar recursos educativos de forma inteligente, conservar documentos administrativos, compartir activos con alumnos y profesores, o agilizar la gestión de los contenidos digitales.
Optar por una solución como Timly ofrece un mayor control de acceso a los activos, y facilidad de uso para educadores y alumnos. Incluso, Timly cuenta con funciones de colaboración para ayudar a que alumnos y maestros aprendan juntos.
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