Qué es una GMAO y por qué tu empresa necesita un software de GMAO

En este artículo:

GMAO son las siglas de sistemas informatizados de gestión del mantenimiento, y se refiere a una solución SaaS (software como servicio) que automatiza y a menudo mejora en gran medida los procedimientos de mantenimiento de una empresa.

Una solución de software CMMS mantendrá un inventario de todos los activos de tu empresa -digitales o físicos- que requieran mantenimiento, y te informará cuando sea necesario cualquier tipo de mantenimiento. Los sistemas más avanzados también pueden incluir información sobre activos y recursos relacionados: por ejemplo, pueden informarte de si las herramientas y suministros que necesitas para el mantenimiento están disponibles, si el personal necesario está a mano, si hay algún requisito interno o externo de información o cumplimiento, y otros datos relacionados.

Estas funciones ampliadas suelen encontrarse en herramientas completas de gestión de inventarios, como nuestra propia solución Timly Seguimiento de activos, que funcionan de maravilla para la gestión del mantenimiento y que tu empresa utilizaría también de muchas otras formas.

Aunque los sistemas de GMAO se centraban originalmente en hardware crítico, como vehículos y equipos de fábrica, con la disponibilidad, asequibilidad y facilidad de uso de los sistemas de gestión del mantenimiento basados en la nube, y especialmente de los sistemas de gestión de activos más completos, tiene sentido utilizar la GMAO para cualquier cosa que necesite un mantenimiento regular o programado. El software de GMAO debe cubrir el mantenimiento y la conservación de:

∗ Equipos informáticos

∗ Equipos de oficina

∗ Cualquier otra maquinaria o equipo físico

∗ Programas informáticos

∗ Registros de la empresa y registros de personal

∗ Documentación y procedimientos de seguridad

∗ Documentación y procedimientos de cumplimiento legal y normativo

∗ Equipos de fabricación

∗ Vehículos y flotas

∗ Herramientas y suministros

∗ Robótica

Asegura un mantenimiento adecuado – La ventaja más básica e importante de un sistema integral de gestión del mantenimiento es que garantiza que todos los aspectos del mantenimiento se realicen según lo previsto, y que nada se pase por alto, se retrase o se olvide.

Facilita el mantenimiento y lo hace más fiable – Es necesario acceder físicamente a los programas de mantenimiento manuales en el momento adecuado, pero la programación y los recordatorios informatizados te proporcionan la información de mantenimiento necesaria cuando la necesitas, ahorrando tiempo y esfuerzo y eliminando errores.

Mantiene las operaciones fluidas y sin problemas – Un mantenimiento adecuado y puntual garantiza que tus operaciones críticas sigan funcionando, sin ralentizaciones ni paradas, y que tampoco haya interrupciones por problemas de software o TI, o por descuidos legales, de personal o normativos.

Garantiza el cumplimiento legal y normativo – Tanto el mantenimiento físico como el mantenimiento adecuado de los activos digitales, como la documentación sobre salud y seguridad, los registros de los empleados, las licencias y los documentos de cumplimiento normativo, pueden garantizar el cumplimiento total de las normativas medioambientales, legales, de seguros y seguridad de los trabajadores, y otras normativas internas y externas.

Ahorra tiempo y dinero – No se puede exagerar cuánto puede ahorrar cualquier empresa u organización asegurándose de que todos los equipos, todos los programas informáticos y todos los registros se mantienen adecuadamente, lo que incluye evitar ralentizaciones o paradas de la productividad, ampliar la vida útil de casi cualquier activo y eliminar los gastos relacionados con el incumplimiento de la normativa.

Incluye todos los activos y sistemas – Algunas soluciones de mantenimiento informatizado se centran en un único sistema, proceso o activo, como los equipos informáticos, la maquinaria de fábrica o las flotas de automóviles, pero cuando utilizas un sistema holístico de seguimiento de inventarios para la gestión del mantenimiento, éste puede automatizar fácilmente todos los procedimientos de mantenimiento de tu organización.

Si nos fijamos en la lista anterior, que no es más que una relación parcial de todas las ventajas de las soluciones de mantenimiento informatizadas, es fácil ver cómo CMMS ha cambiado radicalmente los procedimientos de mantenimiento en todos los sectores.

Dicho esto, aún hoy algunas empresas y organizaciones siguen utilizando programas de mantenimiento y protocolos de asignación de tareas manuales, a menudo empleando software local como Excel o complejas bases de datos relacionales, o incluso programas e inventarios físicos en papel, para estar al tanto del mantenimiento.

Pero incluso para la empresa más pequeña esto puede ser abrumador: hay que consultar los horarios físicos en el momento oportuno, hay que mantener los propios programas informáticos, y sigue habiendo tanta intervención manual en tantos niveles que estos sistemas suelen consumir mucho tiempo de forma enorme e innecesaria, son propensos a todo tipo de errores y descuidos, y pueden no incluir todos los activos que requieren mantenimiento.

Con las modernas soluciones informatizadas de mantenimiento, todo esto está automatizado. No hay necesidad de intervención manual, ya que el software te mantendrá siempre al corriente de todos los trabajos de mantenimiento, y los fallos y descuidos se reducen aún más o se eliminan porque todos los aspectos de ese mantenimiento -las herramientas y el personal necesarios, la naturaleza exacta del trabajo, las existencias y la disponibilidad de los suministros necesarios, las cuestiones de cumplimiento y responsabilidad y mucho más- pueden incluirse en tus informes de mantenimiento.

Un mantenimiento verdaderamente exhaustivo, fiable y puntual de todos tus activos de valor incalculable puede ser sencillo y fácil, y garantizará que esos activos sean más fiables, funcionen mejor y duren más, que los empleados queden libres para hacer tareas más importantes, que se mejoren y simplifiquen los informes y el cumplimiento a muchos niveles, y que la productividad (por no hablar de los ingresos) aumente drásticamente.

Si llevas poco tiempo investigando soluciones de GMAO, te habrás dado cuenta de que las guías para seleccionar las mejores soluciones de GMAO pueden ser extraordinariamente largas y complejas, hasta el punto de que parecen hacer que la selección de la solución adecuada sea más difícil que fácil.

Por ejemplo, a menudo se recomienda que elabores una lista de todos y cada uno de los procedimientos de mantenimiento que se llevan a cabo actualmente en tu empresa, e incluso de los mantenimientos que no se realizan con regularidad, pero que deberían hacerse. Y hay muchas otras cosas que se espera que sepas antes de tomar una decisión:

∗ Protocolos completos en torno al mantenimiento de software, hardware y documentación

∗ Comprender el mantenimiento preventivo, predictivo y prescriptivo

∗ Buenas prácticas para gestionar con éxito el mantenimiento

∗ El mantenimiento en relación con el cumplimiento de la normativa

∗ Interrelaciones de diferentes sistemas y activos y su mantenimiento

∗ Software especializado para tu industria

…y mucho más.

Sin embargo, se supone que la GMAO debe facilitarte la vida y los procedimientos de mantenimiento de tu empresa u organización. Por eso vamos a ver a continuación algunas preguntas clave que debes hacerte para buscar la solución de software adecuada a tus necesidades.

Así que adoptemos un enfoque práctico y forjemos un camino mucho más sencillo hacia una solución de software de GMAO que definitivamente funcione para ti y tus necesidades inventario específicas, tanto si tu operación es pequeña como grande, sencilla o compleja.

Las cosas que realmente debemos tener en cuenta son

¿Gestión específica del mantenimiento o gestión completa de activos? – El software que se centra sólo en la programación del mantenimiento no es necesariamente menos caro, y rara vez es más fácil de usar. Por otra parte, las soluciones de gestión completa de activos suelen ser sorprendentemente asequibles, y pueden ofrecer una gestión del mantenimiento aún más completa, en la medida en que tienen en cuenta todos tus activos, suministros, equipos, personal y documentación.

¿Basado en la nube o local? – Hoy en día hay pocas dudas de que las soluciones basadas en la nube son el camino a seguir, ya que ofrecen mucha más fiabilidad, conjuntos de datos y procesamiento centralizados más coherentes, compatibilidad universal en todos los dispositivos y sistemas operativos, mejor acceso remoto e in situ, actualizaciones automáticas puntuales y mucho más, y a menudo son más asequibles que la implantación local de software.

¿Cuánto estás dispuesto a gastar? – Aunque es muy posible que descubras que los sistemas informáticos de gestión del mantenimiento en la nube más capaces, completos y útiles, o incluso las soluciones completas de gestión de inventarios, son mucho más asequibles de lo que podrías imaginar.

¿Cómo de fácil es de implantar y utilizar? – Los mejores sistemas de GMAO deben ser potentes y completos, pensando en todo lo que vas a necesitar y en muchas cosas que quizá no habías considerado, pero su interfaz de usuario debe ser siempre sencilla e intuitiva.

¿Quién es el proveedor de la solución? – La empresa que elijas es crucial, ya que necesitas saber que vas a obtener una solución completa, bien diseñada y fiable, una disponibilidad infalible y una verdadera redundancia de datos, y un servicio y asistencia al cliente reales.