Explora las Mejores Prácticas de Gestión de Activos Informáticos, Estrategias para una Implantación ITIL Eficaz y Perspectivas para la Selección de Software

Puntos clave:

• Implantar normas y procedimientos minuciosos a lo largo del ciclo de vida de los activos informáticos garantiza el cumplimiento, la seguridad y la optimización, lo que redunda en beneficio de la eficacia organizativa y la rentabilidad.
• Elegir el software ITAM adecuado implica evaluar la funcionalidad, la escalabilidad, las capacidades de integración y los costes totales para satisfacer eficazmente las necesidades de la organización.
• Desde la adquisición hasta la eliminación, seguir las mejores prácticas en cada fase del ciclo de vida de la gestión de activos informáticos garantiza unas operaciones fluidas, el cumplimiento y la optimización de los recursos.

En este artículo:

Las mejores prácticas de gestión de activos informáticos implican la aplicación de normas y procedimientos específicos que supervisan los activos informáticos de la organización a lo largo de su ciclo de vida, desde la producción hasta el final de la vida útil. Este proceso abarca la compra, el despliegue, el uso, el mantenimiento y la eliminación de los activos informáticos al final de su vida útil. De ahí que las mejores prácticas incluyan el mantenimiento de un inventario de activos actualizado para garantizar el cumplimiento de los acuerdos de licencia, las medidas de seguridad y la optimización de los activos.

Control de activos.

Esto es crucial para las organizaciones que quieren agilizar sus operaciones informáticas, aumentar la productividad y reducir costes. Un inventario preciso y el cumplimiento de los acuerdos de licencia ayudan a las organizaciones a evitar sanciones por incumplimiento. Además, actualizar los sistemas de seguridad es esencial para mitigar el riesgo de brechas de seguridad y proteger las finanzas y la reputación.

Además, optimizar la utilización de los activos garantiza una asignación eficaz de los recursos, maximizando el valor y minimizando los costes innecesarios. Estas prácticas en su conjunto contribuyen a una gestión eficiente de los activos informáticos, alineándose con los objetivos de la organización y mejorando el rendimiento global.

¿Cómo hacer gestión de activos informáticos?

• Empieza por crear un inventario de todos los activos informáticos: hardware, software, licencias y periféricos. Esto requiere una recopilación exhaustiva de nombres de activos, modelos, números de serie, fechas de compra y cesionarios.
• A continuación, clasifica cada activo en función de su tipo y uso. Por ejemplo, clasifica los activos de hardware, como ordenadores de sobremesa, portátiles, etc., y los activos de software por tipo de aplicación, como sistemas operativos, software financiero, etc.
• En tercer lugar, haz un seguimiento de la ubicación de los activos y garantiza una documentación adecuada. Marca o etiqueta los activos con identificadores únicos y documenta los elementos en función del despliegue, los traslados y el desmantelamiento.
• Asegúrate de que los activos se gestionan a lo largo de su ciclo de vida, teniendo en cuenta las fechas de garantía y caducidad, las renovaciones de licencias y las renovaciones de hardware para optimizar la utilización de los activos y reducir el tiempo de inactividad.
• Supervisa regularmente el uso de los activos, el cumplimiento y el rendimiento, y realiza auditorías periódicas para estar al tanto del cumplimiento, los acuerdos de licencia y las políticas de seguridad.
• Por último, asegúrate de que se lleva a cabo el mantenimiento para mantener actualizados y relevantes los activos de hardware y software, reduciendo las interrupciones y optimizando la productividad dentro de la organización.

Existen varias estrategias para integrar las mejores prácticas de ITAM con el fin de optimizar la gestión de activos informáticos a lo largo de su ciclo de vida. He aquí algunas de las mejores prácticas a tener en cuenta:

• Mantener una gestión de inventario actualizada de todos los activos actuales y obsoletos.
• Gestionar los activos desde el momento de la compra hasta su enajenación.
• Garantiza el cumplimiento de las políticas de licencia, normativas y de seguridad para reducir el riesgo de multas por incumplimiento.
• Sigue y documenta todas las transacciones de activos para demostrar responsabilidad y transparencia.
• Utiliza herramientas de automatización e integra los procesos de gestión de activos con sistemas informáticos como la gestión de servicios informáticos (ITSM) y las bases de datos de gestión de la configuración (CMDB) para mejorar la eficacia y la precisión.

Para garantizar el éxito de las estrategias de gestión de activos, las organizaciones deben realizar revisiones periódicas de los activos para identificar discrepancias, optimizar el uso de los activos y garantizar el cumplimiento. Implantar una plataforma ITAM centralizada o utilizar soluciones de software puede proporcionar visibilidad, agilizar la gestión de activos y automatizar los procesos.

El mantenimiento proactivo es esencial para optimizar el rendimiento, reducir el tiempo de inactividad y prolongar la vida útil de los activos informáticos. Además, gestionar eficazmente a los proveedores puede ayudar a conseguir las mejores ofertas en los contratos, realizar un seguimiento de los vencimientos de las licencias y optimizar los procesos de adquisición.

Para seleccionar el software ITAM adecuado, las organizaciones deben tener en cuenta varios criterios:

• Evaluar la funcionalidad del software para gestionar el inventario, la gestión del ciclo de vida, el cumplimiento de la normativa y la capacidad de elaboración de informes.
• Asegurar que el software puede escalar con los activos de la organización y el crecimiento futuro.
• Verificar que el software seleccionado puede integrarse con los sistemas informáticos actuales, como las herramientas de gestión de servicios y las bases de datos.
• Optar por plataformas sólidas y fáciles de usar para garantizar una fácil adopción por parte de los interesados con requisitos mínimos de formación.
• Analizar los costes totales de licencias, implantación y mantenimiento.

Entre las opciones de software ITAM más populares del mercado están ServiceNow IT Asset Management, SolarWinds Asset Management e IBM Maximo. Estas soluciones son famosas por su funcionalidad, escalabilidad y capacidad de integración. Por si fuera poco, Timly está emergiendo como un notable contendiente en el panorama de la ITAM, ofreciendo funciones para supervisar y hacer un seguimiento de los activos a lo largo de su ciclo de vida y facilitar las auditorías de inventario.

He aquí varios pasos clave para implantar las mejores prácticas de gestión de activos ITIL:

• Evaluación: evalúa tus procesos de gestión de activos e identifica las áreas que pueden mejorarse utilizando las directrices ITIL.
• Planificación: Asegúrate de que existe un plan detallado, que incluya los objetivos de la organización, el calendario del proyecto y los recursos necesarios para el éxito.
• Formación: Proporciona Formación en ITIL al personal dedicado para garantizar la adhesión a las mejores prácticas.
• Diseño de Procesos: Utiliza el marco ITIL para diseñar procesos de gestión de activos como la identificación, el seguimiento y la gestión del ciclo de vida.
• Implantación: Despliega gradualmente los nuevos procesos y amplíalos según sea necesario.
• Supervisión: Asegúrate de que hay una supervisión continua de los procesos de gestión de activos para recabar información y hacer los ajustes pertinentes.

Un caso de éxito en la implantación de ITIL es evidente en organizaciones sin ánimo de lucro como World Vision International. Pudieron mejorar el seguimiento de activos y la eficacia de la gestión alineándose con los procesos y directrices de ITIL.

¿Qué es la Gestión de Activos ITIL?

ITIL asset management involves implementing IT Infrastructure Library (ITIL) principles and best practices to gain an overview of the organization’s IT assets from start to finish. The ITIL framework ensures that standard guidelines are followed to optimize procedures tied to IT service management, thereby encompassing asset management.

Mediante la aplicación de las mejores prácticas ITIL, las organizaciones pueden mejorar la gestión de activos de TI centrándose en la identificación, gestión, utilización y retirada de activos. El objetivo general de ITIL es garantizar que los activos estén bien gestionados y alineados con los objetivos de la organización, asegurando así la rentabilidad y el cumplimiento de la normativa.

Además, ITIL integra los métodos de gestión de activos con otros procesos de gestión de servicios de TI para mejorar la eficiencia y optimizar la funcionalidad. Por tanto, al incorporar procedimientos de gestión de activos de TI en la organización, puedes conseguir una mejor visibilidad de los activos, reducir costes y riesgos, y garantizar el bienestar general de los servicios de TI prestados a las partes interesadas.

La gestión de activos de hardware es importante en TI para garantizar que los activos físicos de TI se utilizan de forma eficiente, segura y rentable. Esto debe garantizarse desde el momento de la compra hasta el final de su vida útil. Se centra en implantar técnicas minuciosas para un mantenimiento y seguimiento eficaces de los activos de hardware.

Un repositorio o base de datos centralizada es fundamental para documentar la información sobre el hardware, incluidas las especificaciones, la propiedad, el paradero, los acuerdos de licencia y el estado de la garantía. Una vez recopilada esta información, deben realizarse auditorías físicas periódicas para garantizar que la información y el estado de los activos coinciden con la base de datos y para detectar cualquier incoherencia.

Además, el etiquetado de activos ayudaría a simplificar el proceso de detección y supervisión de activos físicos. El software de seguimiento de activos también es importante para garantizar que la gestión de activos esté automatizada, proporcionando información actualizada, programas de mantenimiento y actualizaciones de cumplimiento.

Por tanto, es importante asegurarse de que existen normas y protocolos para reunir, desplegar, mantener y desmantelar activos para adherirse a los mandatos normativos. Además, para lograr una utilización óptima del hardware, mitigar los riesgos e impulsar la gestión de la infraestructura informática, es crucial seguir estas buenas prácticas.

Mantenimiento preventivo en la gestión de activos de hardware

El mantenimiento preventivo en la gestión de activos de hardware significa preservar proactivamente la funcionalidad y la vida útil de los activos de hardware. Se trata de reducir el riesgo de fallos inesperados de los activos de hardware, al tiempo que aumentamos su vida útil. Para ello, las organizaciones deben garantizar revisiones periódicas, limpieza y sustitución de componentes basándose en las recomendaciones de fabricación o en el historial de rendimiento.

Un calendario de mantenimiento eficaz comienza con el inicio de una evaluación exhaustiva de los activos de hardware para determinar los componentes críticos, los requisitos de mantenimiento y la frecuencia de revisión del hardware. Así, es importante generar un calendario programado, en el que se describan las tareas, responsabilidades y plazos necesarios para el mantenimiento. Además, implantar herramientas de automatización ayuda a proporcionar recordatorios, agilizar los calendarios y garantizar que el mantenimiento se realice a tiempo. De este modo, las organizaciones pueden estar seguras de que implementando el mantenimiento preventivo con regularidad, reducirán la probabilidad de averías en el hardware, prolongarán la vida útil del activo, minimizarán el tiempo de inactividad y aumentarán la eficacia operativa.

Seguimiento del ciclo de vida de los activos de hardware

Para hacer un seguimiento del ciclo de vida de los activos de hardware, tendrás que utilizar métodos como el etiquetado de activos, el seguimiento de números de serie y los sistemas de software de gestión de activos. El etiquetado de activos permite asignar identificadores únicos al hardware; por tanto, se utilizan códigos de barras o etiquetas RFID para identificar y seguir el activo a lo largo de su ciclo de vida. Además, se utilizan números de serie para registrar y controlar cada activo de hardware, lo que ayuda a seguir el historial general y el uso del activo.

Además, el software de gestión de activos se utiliza para realizar un seguimiento de los activos de hardware, incorporando funciones de gestión de inventario, programación del mantenimiento e informes sobre el ciclo de vida. Aprovecha la tecnología informática en la nube, la gestión de bases de datos y los dispositivos IoT para automatizar el seguimiento y proporcionar datos en tiempo real sobre el estado y el rendimiento de los activos.

Empleando estos métodos, las organizaciones pueden supervisar eficazmente los activos de hardware y asegurarse de que el ciclo de vida de cada elemento se rastrea claramente y se optimiza para maximizar su vida útil.

Los pasos del proceso del ciclo de vida de la gestión de activos informáticos abarcan unas pocas etapas, que incluyen la adquisición, el despliegue, la utilización, el mantenimiento y la eliminación.

• Adquisición: Esta etapa requiere planificar, presupuestar, elegir al proveedor adecuado y adquirir activos informáticos.
• Despliegue: Los activos se configuran, instalan e integran en la infraestructura de la organización.
• Utilización: Esta fase se centra en el apoyo operativo y, por tanto, supervisa el uso y el rendimiento de los activos.
• Mantenimiento: El mantenimiento periódico, las actualizaciones, las reparaciones y las mejoras se llevan a cabo para asegurar y mejorar el rendimiento de los activos.
• Eliminación: Una vez que el activo llega al final de su vida útil, se procede a su desmantelamiento o eliminación de forma responsable y sostenible.

De ahí que las mejores prácticas para cada etapa requieran una planificación exhaustiva, documentación, seguimiento, automatización y cumplimiento de las políticas y normativas. Esto permite gestionar eficazmente los activos a lo largo de su ciclo de vida.

Las herramientas de gestión de activos engloban una serie de programas informáticos y tecnologías creados para garantizar que los activos se gestionan eficazmente a lo largo de su ciclo de vida. Algunas herramientas de gestión de activos son:

• Software de Gestión de Inventarios: Permite el seguimiento y la gestión de activos como hardware, software, licencias y otros dispositivos.
• Herramientas ITSM: La gestión de activos y la mesa de servicios están integradas para agilizar la gestión de incidencias y las solicitudes de servicio.
• CMDB: Una base de datos que contiene información sobre activos informáticos y proporciona un repositorio para configurar elementos.
• Sistemas de Seguimiento de Activos: Utiliza tecnologías como RFID, escaneado de códigos de barras o GPS para rastrear la ubicación en tiempo real de los activos.

Al planificar, documentar, analizar e incorporar las mejores prácticas para cada una de estas herramientas, las organizaciones pueden asegurarse de que sus activos están bien gestionados, aumentando así su vida útil y reduciendo cualquier coste no deseado.

¿Cuáles son los procesos y prácticas clave de la gestión de activos?

Los procesos y prácticas clave de la gestión de activos se basan en una serie de etapas destinadas a gestionar y optimizar eficazmente los activos informáticos a lo largo de su ciclo de vida. Éstas son:

• Identificar Activos: Identifica todos los activos informáticos de la organización.
• Gestión del Inventario: Enumera minuciosamente todos los bienes del inventario informático, incluyendo propiedad, ubicación, estado y números de serie.
• Gestión del Ciclo de Vida: Gestionar el activo informático desde el momento de la compra hasta el final de su vida útil. Esto implica mantenimiento y actualizaciones periódicas para garantizar una utilización óptima hasta el desmantelamiento.
• Gestión del Cumplimiento: Asegúrate de que los activos informáticos cumplen los requisitos normativos, las licencias y las políticas.
• Gestión de Riesgos: Identifica cualquier riesgo, vulnerabilidad de seguridad y problemas de incumplimiento que puedan afectar a la propiedad de los activos, pudiendo incurrir en costes adicionales.

Siguiendo estos procesos, las organizaciones pueden garantizar que los activos funcionan eficazmente, proporcionando una mejor visibilidad y control. Además, ayudará a reducir costes y a mejorar la toma de decisiones dentro de la organización.

Autoauditoría de Gestión de Activos de Tecnologías de la Información

Realizar periódicamente autoauditorías sobre la gestión de activos informáticos es importante para mantener los activos, optimizar su utilización y reducir el riesgo de averías. Además, las autoauditorías periódicas ayudan a las organizaciones a identificar inexactitudes, discrepancias e incumplimientos en el inventario de activos.

Es crucial implicar a otros departamentos, como el financiero, el de adquisiciones y el jurídico, para garantizar que los activos informáticos están alineados con los objetivos de la organización. Documentar los resultados de las auditorías, aplicar medidas correctivas y supervisar los progresos son pasos importantes para impulsar la mejora continua de las prácticas de gestión de activos, demostrando transparencia y responsabilidad hacia los objetivos de la organización.