El inventario informático: ¿Excel como solución útil?

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¿Te gustaría alejarte de la gestión de dispositivos con listas de papel o pizarras magnéticas? ¿O aún no tienes una visión general estructurada y documentada de tu hardware y software? – Entonces una plantilla de Inventario informático Excel puede parecerte atractiva. Aquí puedes obtener más información sobre la conveniencia de seguir adelante con esta idea.

A la hora de decidir si Excel tiene sentido para el inventario informático, depende en gran medida de las necesidades concretas de tu empresa. Muchas empresas tienen una suscripción a Microsoft Office360, que incluye el programa de hojas de cálculo Excel. Tiene sentido que cierto personal administrativo cree listas en él.

Normalmente, los recién llegados al campo del inventario piensan en listas de salida de material. Éstas deben mostrar qué empleado ha recibido qué equipo informático. Un albarán de salida de material de este tipo se remonta al mundo anterior a la digitalización y, como forma, acortó muchos canales de comunicación entre departamentos.

Hoy en día, sin embargo, los procesos de préstamo pueden documentarse sin fichas impresas. En empresas pequeñas con muy pocos dispositivos, a veces basta con una breve tabla. Podría estar disponible en la intranet como documento compartido en el que pueden escribir dos o tres personas autorizadas.

Sin embargo, se consume un valioso tiempo de trabajo porque los empleados o autónomos tienen que acudir a las personas con autorización de tramitación de Excel para pedir prestados activos informáticos, informar de defectos o solicitar citas para inspecciones.

El uso de un software de mayor tamaño tiene ventajas no sólo para las medianas y grandes empresas. La distribución de la responsabilidad entre varias personas, que pueden registrar los cambios en el estado del inventario independientemente de su ubicación, aumenta la precisión de los datos registrados. Un inventario informático Excel, por otra parte, siempre depende de que las filas y columnas se creen de forma realmente significativa y que los empleados las entiendan.

Si los equipos se registran directamente donde están, es más probable que la gente se acuerde de informar sobre cambios de ubicación o daños. Por último, gracias a los códigos QR visibles por etiqueta en ordenadores, impresoras, etc., la aplicación de inventario está a sólo un escaneo con el teléfono o la tableta. En consecuencia, el software de inventario moderno alivia la carga de tus empleados, que así ya no tienen que comunicarse con la oficina de administración varias veces al día.

En el momento de realizar el inventario anual, como muy tarde, es necesario tener una visión general de los equipos informáticos y las licencias de software existentes. Si no se dispone de trabajo preparatorio, un inventario informático Excel a corto plazo puede provocar frustración y estrés a todos los implicados. Para evitar largas discusiones con los compañeros sobre los nombres de las columnas de la lista del inventario, se recomienda el uso permanente de un software de inventario de eficacia probada.

Esto se adapta a las necesidades individuales durante la introducción. Los campos de la base de datos que se muestran y utilizan también se pueden cambiar durante el funcionamiento.

A diferencia del inventario informático de Excel, una lista de inventario en un software de inventario informático basado en una base de datos no resulta confusa ni incompleta. Además, puede continuarse periódica y fácilmente después del inventario, para que todos los empleados autorizados estén informados del número, la ubicación y el estado de los equipos informáticos.

Si has decidido no hacer un inventario informático Excel, pero aún así quieres ahorrar costes, software de código abierto puede venirte a la cabeza. Hay que tener en cuenta que un programa con código disponible públicamente no es automáticamente software libre.

También hay desarrolladores de software que reciben ayuda de la comunidad de programadores, pero siguen cobrando dinero por su producto. El software de inventario que en realidad es freeware no puede tener la misma calidad que un producto de software por el que se cobra una cuota al usuario.

Obviamente, un programa gratuito de inventario informático sólo puede tener unas pocas funciones. Del mismo modo, nadie querrá proporcionar asistencia en profundidad ni hacer ajustes individuales de software para otras empresas de forma gratuita.

Las empresas e instituciones que tienen más empleados y dispositivos de los que harían útil un inventario informático de Excel deberían optar por una solución de software de alta calidad y probada eficacia, como Timly. Una inversión así se amortiza al poco tiempo, también porque con ella se pueden gestionar no sólo los dispositivos informáticos, sino todos los recursos operativos.