Gestión de existencias – Excel ha tenido su día: Cómo Timly gestiona eficazmente los inventarios

Utilizar Excel para la gestión de almacenes parece obvio. El paquete de Microsoft Office está disponible en casi todas las empresas. Así que no hay costes adicionales por su uso. Además, casi todos los empleados pueden manejar el programa de forma rudimentaria. Sin embargo, merece la pena cuestionarse la eficacia del planteamiento de llevar a cabo la gestión de almacenes con Excel.

El software -a pesar de todas las actualizaciones y mejoras- lleva ya casi cuarenta años en el mercado. El enfoque generalista fue probablemente parte del modelo de éxito: todo puede resolverse de algún modo con una lista de Excel. Pero el mundo laboral ha cambiado, se ha vuelto más dinámico. Por tanto, merece la pena buscar un software especializado de gestión de almacenes con funciones como conexión a la nube, escáner de códigos de barras y provisión de una aplicación especializada para smartphones y tabletas.

Timly se ha especializado en el ámbito de la gestión de inventarios y almacenes. Esto merece la pena en términos de facilidad de uso e integración en tus flujos de trabajo específicos. Numerosos comentarios de la práctica demuestran que aquí hay potencial para aumentar la eficacia y ahorrar tiempo de trabajo.

Por supuesto, las versiones actuales de Excel tienen poco que ver con el programa de hojas de cálculo de los años 80. Las macros elaboradas y las fórmulas sofisticadas a menudo convierten una plantilla de hoja de cálculo en Excel en una máscara de entrada y salida impresionantemente compleja. Sin embargo, éste es también el peligro si se quiere utilizar Excel para la gestión de almacenes.

Cuanto más compleja es una plantilla de lista, mayor es la probabilidad de un funcionamiento incorrecto. Los campos de entrada suelen tener que seleccionarse manualmente y enfocarse. Los errores, como deslizarse en la columna, pueden tener consecuencias desagradables y son difíciles de localizar después.

Otros problemas son la capacidad multiusuario y el acceso desde dispositivos móviles. Para permitir el funcionamiento desde la red, los administradores deben crear la infraestructura correspondiente o instalarla en forma de Microsoft Office 365, por la que se cobra una cuota. El manejo de Excel en movimiento a través de un smartphone, como es posible con el software de gestión de almacenes, sigue siendo más bien una opción teórica.

Timly, en cambio, funciona con una base de datos de alto rendimiento que es multiusuario por diseño. En ella se puede almacenar toda la información imaginable. Sin embargo, al usuario sólo se le muestran los registros de datos que necesita en ese momento. La conexión a la nube garantiza que los empleados puedan acceder a la base de datos de gestión del almacén con cualquier dispositivo final con conexión a Internet.

La aplicación, especialmente diseñada para dispositivos móviles, garantiza que el funcionamiento siga siendo posible incluso en condiciones meteorológicas o de luz deficientes, por ejemplo en naves de producción o en obras. Si, por el contrario, realizas la gestión de existencias en Excel, suele ser inevitable mantener las salidas de mercancías una vez que han sido consumidas por el cliente. Esto significa que la lista de inventario con los niveles de existencias está siempre actualizada.

Teclear manualmente largos números individuales cuesta un valioso tiempo de trabajo y es propenso a errores. Además, estos pasos de trabajo suelen causar insatisfacción entre los empleados. Una posible solución es utilizar escáneres de códigos de barras. En principio, esto ya se puede implementar si utilizas una plantilla Excel de gestión de existencias. Sin embargo, sin costes adicionales, sólo es posible de forma muy rudimentaria mediante la función de búsqueda integrada.

Aunque esto simplifica el proceso de búsqueda, en la mayoría de los casos no conduce al empleado al campo de entrada requerido, cuyo contenido no suele ser el término de búsqueda. Especialmente cuando hay que procesar tablas que no pueden visualizarse completamente en un monitor, esta solución es engorrosa y cuesta un valioso tiempo de trabajo.

Si, por el contrario, compras una plantilla externa de gestión de Excel, existe el riesgo de incompatibilidades tras las actualizaciones. Especialmente en el área de producción, es un gran obstáculo en tal caso que diferentes desarrolladores sean las personas de contacto para los errores que se produzcan. En el software de gestión de existencias de Timly, al escanear el código QR de un artículo se accede a su perfil con la descripción del artículo y mucho más. Las entradas o cambios se pueden hacer de forma intuitiva utilizando campos de control claramente identificados. Si surgen preguntas o problemas, tienes a tu disposición un equipo de asistencia profesional.

Uno de los grandes puntos fuertes de Timly es que, incluso después de la introducción de la solución de gestión de almacenes e inventarios, existe un intercambio entre los clientes y los desarrolladores. De este modo, ya se han desarrollado bastantes soluciones a la carta en un trabajo conjunto y ahora son parte integrante del software.

Un ejemplo impresionante de ello es la inteligente función de “autoinventario” que Timly ha desarrollado junto con su cliente SodaStream. Esto te permite hacer un seguimiento de tu inventario y equipo de trabajo incluso en la oficina de casa. Lee más sobre esta apasionante historia de cliente con SodaStream aquí.

 

En última instancia, la gestión del inventario consiste en mantener las existencias al día. Si realizas la gestión de existencias con Excel, en muchos casos es necesario un trabajo manual. Si el servicio de atención al cliente utiliza material in situ, el montador tiene que registrarlo en un documento impreso. Más tarde llega a la administración, donde se necesita el contenido para la contabilidad y la gestión de existencias. La introducción y transferencia manual múltiple de valores es ineficaz y propensa a errores.

Con el software de gestión de existencias de Timly puedes gestionar activamente tu inventario y las existencias. Tras escanear el código QR, se pueden realizar entradas y retiradas con un clic o un gesto táctil. El historial de retiradas permanece visible en todo momento. También está integrado el control de los niveles de llenado. Si el nivel de existencias cae por debajo de un valor especificado, el sistema avisa automáticamente a los empleados responsables o a los proveedores de servicios externos.

Los crípticos números individuales y las voluminosas designaciones de los artículos complican innecesariamente los pasos del trabajo. En este caso, la idea de utilizar imágenes descriptivas en lugar de designaciones abstractas es obvia. Sin embargo, una plantilla Excel de gestión de existencias apenas aporta valor añadido práctico. Las columnas se hacen innecesariamente grandes -y, por tanto, la hoja de cálculo de gestión de existencias confusa- o apenas se ve nada en la imagen.

En Timly, se pueden almacenar documentos de todo tipo para un artículo. Además, es posible incluir una imagen de perfil significativa. Esto significa que cuando se llama al perfil de un artículo, se muestra inmediatamente una imagen. Esto contribuye en gran medida a la usabilidad intuitiva.

En el sector de la logística, la digitalización es un tema muy importante, pero a menudo las empresas siguen quedándose atrás. Una de las empresas que hasta hace unos años utilizaba una plantilla Excel de gestión de existencias es el proveedor de servicios logísticos FIEGE. El programa de hoja de cálculo también era la primera opción en otras áreas de trabajo, como la gestión del mantenimiento.

Pero para mantenerse al día y optimizar los procesos, el proveedor de servicios cambió Excel como plantilla de inventario por el flexible software Timly. Los responsables de FIEGE Suiza destacan especialmente la mayor profesionalidad en la gestión del material y la transparencia que aporta el concepto Timly (véase el apasionante caso de uso FIEGE). Éste es sólo un ejemplo de los muchos que demuestran que ya no es una novedad utilizar una plantilla Excel de gestión de existencias.