Gestión de existencias – Excel ha tenido su día: Cómo Timly gestiona eficazmente los inventarios
- Benefíciate de las ventajas de un software profesional de gestión de existencias
- Utilizar una plantilla Excel de lista de comprobación como sistema de gestión de inventario: ¿tiene sentido?
- Software gratuito de gestión de inventarios en Excel con código de barras
- El sistema de gestión de inventarios elegido por nuestros clientes
- Plantilla Excel de Almacén: Entrada/Salida de existencias - Sólo es posible registrar manualmente
- Gestión vívida de existencias: Excel mejorado con imágenes
- Gestión de Acciones en Excel: ¿VBA como solución flexible?
- La herramienta de inventario de Timly - Excel ha tenido su día para la gestión de almacenes

La gestión de almacenes con Excel ya no es lo suficientemente flexible – es mucho más fácil con la app Timly
Benefíciate de las ventajas de un software profesional de gestión de existencias
Utilizar Excel para la gestión de almacenes parece obvio. El paquete de Microsoft Office está disponible en casi todas las empresas. Así que no hay costes adicionales por su uso. Además, casi todos los empleados pueden manejar el programa de forma rudimentaria. Sin embargo, merece la pena cuestionarse la eficacia del planteamiento de llevar a cabo la gestión de almacenes con Excel.
El software -a pesar de todas las actualizaciones y mejoras- lleva ya casi cuarenta años en el mercado. El enfoque generalista fue probablemente parte del modelo de éxito: todo puede resolverse de algún modo con una lista de Excel. Pero el mundo laboral ha cambiado, se ha vuelto más dinámico. Por tanto, merece la pena buscar un software especializado de gestión de almacenes con funciones como conexión a la nube, escáner de códigos de barras y provisión de una aplicación especializada para smartphones y tabletas.
Timly se ha especializado en el ámbito de la gestión de inventarios y almacenes. Esto merece la pena en términos de facilidad de uso e integración en tus flujos de trabajo específicos. Numerosos comentarios de la práctica demuestran que aquí hay potencial para aumentar la eficacia y ahorrar tiempo de trabajo.
Utilizar una plantilla Excel de lista de comprobación como sistema de gestión de inventario: ¿tiene sentido?
Cuanto más compleja es una plantilla de lista, mayor es la probabilidad de un funcionamiento incorrecto. Los campos de entrada suelen tener que seleccionarse manualmente y enfocarse. Los errores, como deslizarse en la columna, pueden tener consecuencias desagradables y son difíciles de localizar después.
Otros problemas son la capacidad multiusuario y el acceso desde dispositivos móviles. Para permitir el funcionamiento desde la red, los administradores deben crear la infraestructura correspondiente o instalarla en forma de Microsoft Office 365, por la que se cobra una cuota. El manejo de Excel en movimiento a través de un smartphone, como es posible con el software de gestión de almacenes, sigue siendo más bien una opción teórica.
Timly, en cambio, funciona con una base de datos de alto rendimiento que es multiusuario por diseño. En ella se puede almacenar toda la información imaginable. Sin embargo, al usuario sólo se le muestran los registros de datos que necesita en ese momento. La conexión a la nube garantiza que los empleados puedan acceder a la base de datos de gestión del almacén con cualquier dispositivo final con conexión a Internet.
La aplicación, especialmente diseñada para dispositivos móviles, garantiza que el funcionamiento siga siendo posible incluso en condiciones meteorológicas o de luz deficientes, por ejemplo en naves de producción o en obras. Si, por el contrario, realizas la gestión de existencias en Excel, suele ser inevitable mantener las salidas de mercancías una vez que han sido consumidas por el cliente. Esto significa que la lista de inventario con los niveles de existencias está siempre actualizada.
Más de 600 empresas, escuelas y ciudades confían en Timly


Software gratuito de gestión de inventarios en Excel con código de barras
Teclear manualmente largos números individuales cuesta un valioso tiempo de trabajo y es propenso a errores. Además, estos pasos de trabajo suelen causar insatisfacción entre los empleados. Una posible solución es utilizar escáneres de códigos de barras. En principio, esto ya se puede implementar si utilizas una plantilla Excel de gestión de existencias. Sin embargo, sin costes adicionales, sólo es posible de forma muy rudimentaria mediante la función de búsqueda integrada.
Aunque esto simplifica el proceso de búsqueda, en la mayoría de los casos no conduce al empleado al campo de entrada requerido, cuyo contenido no suele ser el término de búsqueda. Especialmente cuando hay que procesar tablas que no pueden visualizarse completamente en un monitor, esta solución es engorrosa y cuesta un valioso tiempo de trabajo.
Si, por el contrario, compras una plantilla externa de gestión de Excel, existe el riesgo de incompatibilidades tras las actualizaciones. Especialmente en el área de producción, es un gran obstáculo en tal caso que diferentes desarrolladores sean las personas de contacto para los errores que se produzcan. En el software de gestión de existencias de Timly, al escanear el código QR de un artículo se accede a su perfil con la descripción del artículo y mucho más. Las entradas o cambios se pueden hacer de forma intuitiva utilizando campos de control claramente identificados. Si surgen preguntas o problemas, tienes a tu disposición un equipo de asistencia profesional.
Uno de los grandes puntos fuertes de Timly es que, incluso después de la introducción de la solución de gestión de almacenes e inventarios, existe un intercambio entre los clientes y los desarrolladores. De este modo, ya se han desarrollado bastantes soluciones a la carta en un trabajo conjunto y ahora son parte integrante del software.
Un ejemplo impresionante de ello es la inteligente función de “autoinventario” que Timly ha desarrollado junto con su cliente SodaStream. Esto te permite hacer un seguimiento de tu inventario y equipo de trabajo incluso en la oficina de casa. Lee más sobre esta apasionante historia de cliente con SodaStream aquí.
El sistema de gestión de inventarios elegido por nuestros clientes
El software Timly evoluciona continuamente para satisfacer las necesidades de nuestros clientes. En varias historias de éxito, te mostramos cómo Timly optimiza los procesos en las empresas, ahorrando así un esfuerzo significativo. Con Timly, la gestión de inventario es pan comido.

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Plantilla Excel de Almacén: Entrada/Salida de existencias – Sólo es posible registrar manualmente
Con el software de gestión de existencias de Timly puedes gestionar activamente tu inventario y las existencias. Tras escanear el código QR, se pueden realizar entradas y retiradas con un clic o un gesto táctil. El historial de retiradas permanece visible en todo momento. También está integrado el control de los niveles de llenado. Si el nivel de existencias cae por debajo de un valor especificado, el sistema avisa automáticamente a los empleados responsables o a los proveedores de servicios externos.
Gestión vívida de existencias: Excel mejorado con imágenes
En Timly, se pueden almacenar documentos de todo tipo para un artículo. Además, es posible incluir una imagen de perfil significativa. Esto significa que cuando se llama al perfil de un artículo, se muestra inmediatamente una imagen. Esto contribuye en gran medida a la usabilidad intuitiva.
Gestión de Acciones en Excel: ¿VBA como solución flexible?
Muchos desarrolladores ofrecen implementar las funciones necesarias para las plantillas Excel utilizando el lenguaje de script VBA, si se va a utilizar una plantilla Excel de gestión de existencias para la gestión de almacenes. Aunque esto conduce al resultado deseado en muchos casos, ya no está actualizado. Por motivos de seguridad, no es aconsejable utilizar VBA en un entorno de red.
Los macrovirus siguen siendo una de las mayores amenazas para las redes corporativas y son puertas de entrada habituales para los ataques de ransomware.

Timly es un sistema cerrado que funciona independientemente de la red de la empresa. Los expertos del proveedor se encargan de la conexión y el alojamiento seguros, incluida la protección de datos y el cumplimiento de la GDPR.
La herramienta de inventario de Timly – Excel ha tenido su día para la gestión de almacenes
Pero para mantenerse al día y optimizar los procesos, el proveedor de servicios cambió Excel como plantilla de inventario por el flexible software Timly. Los responsables de FIEGE Suiza destacan especialmente la mayor profesionalidad en la gestión del material y la transparencia que aporta el concepto Timly (véase el apasionante caso de uso FIEGE). Éste es sólo un ejemplo de los muchos que demuestran que ya no es una novedad utilizar una plantilla Excel de gestión de existencias.