Documentación sobre salud y seguridad: Lo que debes saber

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En el Reino Unido, cualquier empresa con más de cinco empleados conlleva una responsabilidad acuciante: mantener una documentación sobre salud y seguridad exhaustiva y precisa. No se trata simplemente de una casilla que hay que marcar: es un paso crucial para garantizar la protección y el bienestar de cada individuo dentro del espacio de trabajo. El marco jurídico británico estipula la necesidad de una política de salud y seguridad por escrito, evaluaciones de riesgos exhaustivas y mucho más. Estos documentos no son meras necesidades burocráticas: son la columna vertebral de un lugar de trabajo seguro, pues garantizan que se identifiquen y aborden todos los riesgos potenciales.

Pero estas obligaciones esenciales conllevan un reto: ¿cómo gestionar adecuadamente estos documentos? Tradicionalmente, las empresas han luchado con engorrosos rastros de papel o archivos digitales inconexos. Sin embargo, en nuestra era cada vez más digital, hay una necesidad creciente de soluciones más racionalizadas.

Introducir plataformas como Timly – una herramienta basada en la nube ejemplifica el cambio hacia la gestión digital de la documentación sobre salud y seguridad. En lugar de ahogarse en papeleo o perder el rastro de archivos importantes en un ordenador, herramientas como Timly ofrecen un espacio centralizado donde se puede acceder a todo con facilidad. Esto no sólo reduce al mínimo la carga administrativa, sino que garantiza que, cuando se necesiten estos documentos, estén fácilmente disponibles, ayudando a las empresas a seguir cumpliendo la normativa y a los empleados a mantenerse seguros.

Garantizar la seguridad y la salud en el lugar de trabajo en el Reino Unido se rige por un sólido marco jurídico. Éste pone un énfasis fundamental en el bienestar de los empleados y otras personas afectadas por las actividades laborales. La principal autoridad reguladora responsable de supervisar la seguridad y la salud en el trabajo en el Reino Unido es la Health and Safety Executive (HSE).

El núcleo de la normativa británica sobre salud y seguridad es la Ley de Salud y Seguridad en el Trabajo de 1974 (HSWA). Act 1974 (HSWA). Aunque los trabajadores tienen la responsabilidad de mantener su propia seguridad y la de sus compañeros, la HSWA obliga a los empresarios a velar por la salud, la seguridad y el bienestar tanto de sus trabajadores como del público en general.

– Desarrollar una política global de salud y seguridad que describa tu enfoque general de la gestión de la salud y la seguridad en tu organización. Esta política debe especificar funciones, responsabilidades y procedimientos.

– Asegurarte de que las personas de tu organización con responsabilidades específicas en materia de salud y seguridad están identificadas, junto con sus funciones.

– Detallar las disposiciones prácticas en materia de salud y seguridad, como las evaluaciones de riesgos, la formación de los empleados y el uso de equipos de seguridad y señalización.

El mantenimiento de la documentación sobre salud y seguridad está supeditado al cumplimiento de estos requisitos previos. Estos registros deben adaptarse a las condiciones específicas de tu organización y mantenerse actualizados. Es esencial que tanto los trabajadores como los profesionales de la seguridad tengan acceso sin restricciones a la información necesaria para garantizar la seguridad en el lugar de trabajo.

Como ya se ha mencionado, en el Reino Unido los empresarios tienen la obligación legal de garantizar la salud y la seguridad de sus empleados y de cualquier persona que visite sus instalaciones, incluidos los clientes y el público en general. El amplio espectro de responsabilidades abarca desde las evaluaciones de riesgos hasta las medidas específicas para hacer frente a los distintos peligros. Los empresarios deben:

1. Garantizar que el lugar de trabajo sea seguro y esté libre de riesgos para la salud. Esta responsabilidad implica cuidar hasta el más mínimo detalle, como disponer de una capacidad adecuada de primeros auxilios.

2. Llevar a cabo evaluaciones de riesgos para identificar los peligros para la salud y la seguridad. Una persona competente debe supervisar estas evaluaciones.

3. Para las empresas con cinco o más empleados, lleva un registro formal de los resultados de la evaluación y proporciona una política de salud y seguridad.

4. Proporcionar formación e información adecuadas a los empleados sobre los peligros potenciales, y ofrecerles gratuitamente equipos de protección adecuados.

5. Informar de incidentes específicos, incluidas muertes relacionadas con el trabajo, lesiones graves, enfermedades y cuasi accidentes.

Para más información sobre los tipos de incidentes notificables y cómo presentar un informe, consulta las directrices RIDDOR – Normativa de 2013 sobre notificación de lesiones, enfermedades y sucesos peligrosos.

Todo ello requiere un planteamiento claro y común a toda la empresa. Seguir unas directrices, como la Pirámide de seguridad, significa que empezamos con la formación y la educación continua de los empleados.

Sin embargo, gestionar todas las partes de la seguridad en el trabajo, desde las cualificaciones de los empleados hasta las comprobaciones de los equipos y las evaluaciones de riesgos, puede resultar complicado. Además, tenemos que asegurarnos de que todo el mundo dispone de la información adecuada, al tiempo que protegemos los datos de nuestra empresa.

Las soluciones simples, como utilizar una hoja de Excel o sistemas que no funcionan bien juntos, no sirven. Lo que realmente se necesita es un sistema de seguimiento completo que se ocupe del mantenimiento de los equipos y también de la formación y cualificación del personal.

Aquí es donde entra en juego la solución Timly 360°. Accesible desde el escritorio de la oficina o desde cualquier dispositivo móvil conectado a Internet, Timly funciona perfectamente en la nube. Nuestra dedicación a la seguridad de los datos es inquebrantable, por eso sólo utilizamos servidores europeos que cumplen y garantizan estrictamente las normas GDPR.

Pero Timly es mucho más de lo que parece. Permite a las empresas conectar todos los puntos. Por ejemplo, a efectos de salud y seguridad, puedes crear perfiles detallados para cada miembro del personal, registrando sus cualificaciones, certificaciones y formación. Esto significa que los supervisores pueden, con unos pocos clics, determinar si una persona está preparada para una función específica o si está certificada para utilizar determinados equipos.

Puedes vincularlos a herramientas y maquinaria concretas. Antes de que un empleado utilice un equipo, puede ver su estado de mantenimiento y leer las directrices de seguridad o los manuales de usuario, que puedes adjuntar al registro del activo. Y si un empleado que utiliza una pieza del equipo necesita informar de cualquier defecto o mal funcionamiento, puede hacerlo directa y directamente en Timly, con la opción de añadir pruebas fotográficas o de otro tipo según sea necesario.

El planificador de mantenimiento integrado de Timly garantiza que no se pase por alto el mantenimiento y que se notifique a los responsables mucho antes de que se acerque una fecha límite.

En resumen, Timly es más que una aplicación: es un paso adelante en la gestión racionalizada e informada del lugar de trabajo, incluidas todas tus necesidades de documentación sobre salud y seguridad.

Timly es utilizado por numerosas empresas y organismos públicos de distintos tamaños. El uso específico de la solución informática se adapta a las necesidades individuales.

Euromaster, un proveedor de servicios de neumáticos y automoción, utiliza Timly para coordinar las inspecciones de mantenimiento y seguridad en sus más de 300 sucursales. Otra aplicación incluye la gestión integral de los registros digitales de los equipos.

El proveedor de servicios logísticos Fiege utiliza Timly para la gestión de edificios y mantenimiento en sus sucursales suizas. Esto incluye el seguimiento de los equipos de trabajo convencionales, los sistemas de alarma contra incendios y los suministros de primeros auxilios, garantizando el cumplimiento efectivo de las inspecciones de mantenimiento y seguridad.

Hauser, especialista en construcción de sistemas de refrigeración, también emplea los registros digitales de personal de Timly para gestionar de forma centralizada la formación y los certificados de sus más de 1000 empleados. Esto garantiza que se despliega personal adecuadamente cualificado y que las certificaciones de tiempo limitado pueden renovarse rápidamente.