Documentación informática con un moderno software de inventario
En esta página encontrarás información sobre los siguientes temas:
- ¿Es útil el software especial de documentación informática?
- Documentación TI - PDF, Excel y Co.
- La flexibilidad como punto fuerte de la gestión digital de inventarios
- Características necesarias de un software de inventario
- Ejemplo de documentación informática
- La documentación informática como parte del todo
- Gestiona tus activos de forma intuitiva
(No se requiere tarjeta de crédito)
![It documentation intro IT documentation made easy with Timly](https://timly.com/wp-content/uploads/2022/10/It-documentation-intro.webp)
¿Es útil el software especial de documentación informática?
La documentación informática garantiza que los recursos informáticos, cada vez más escasos y caros, se utilicen eficazmente. No se trata de planes de red en los que se documenten direcciones IP, nombres de red y espacios de direcciones. Se trata más bien de examinar los componentes individualmente: Un puesto de trabajo PC suele constar al menos de un ordenador, un monitor, un ratón y un teclado. Además, el software instalado es relevante.
El enfoque generalista del software de inventario permite crear categorías flexibles para cualquier tipo de inventario. Puede tratarse tanto de vencimientos de licencias como de próximas citas, como el e-check. Esto te da una visión completa de tu entorno informático, que no sólo facilita el trabajo diario de tu administrador informático. Te permite tener una visión permanente de tu propio inventario y de los costes derivados de tu gestión informática.
Existe un software de documentación informática hecho a medida para llevar un registro de toda la documentación informática. Se adapta con precisión a las necesidades de la infraestructura informática típica. Uno de los objetivos de este tipo de software suele ser asignar las funciones de un ordenador en la red. También se suelen almacenar detalles como los sistemas operativos instalados y las configuraciones. Por tanto, una herramienta de documentación informática basada en la nube es útil en los departamentos de informática. Sin embargo, su utilidad es limitada para obtener una visión general del inventario de la empresa.
En este caso, la doble entrada sería inevitablemente necesaria si no se realizan consultas individuales a los servicios informáticos de la empresa de forma permanente. Las citas de servicio, por ejemplo, se refieren a inventarios de todo tipo. Sólo si se gestionan de forma centralizada en un lugar pueden ser supervisadas y coordinadas por responsables individuales. Además, no tiene mucho sentido considerar el hardware informático por separado de otras herramientas y elementos del inventario.
Gestión centralizada de inventarios
Configuración individual
Asignar inventario
Lector de códigos de barras integrado
Mantenimiento y gestión de servicios
Seguimiento del rendimiento y los defectos
Administración de usuarios y roles
Registrar ubicaciones GPS
Documentación TI – PDF, Excel y Co.
Sin duda, depende de cada caso concreto si es conveniente la adquisición de un inventario digital de gestión y documentación informática. Crear una visión de conjunto, por ejemplo, también puede hacerse con documentos en distintos formatos. Los archivos de texto puro y los documentos PDF, sin embargo, tienen la desventaja de que son más bien estáticos. No cabe duda de que son adecuados para registrar y almacenar información una sola vez.
Sin embargo, la documentación informática es algo muy dinámico. Algunos componentes son más bien consumibles, otros cambian permanentemente sus características, como las ubicaciones asignadas y los usuarios. En consecuencia, existe el peligro de que una documentación informática tan rígida deje de estar actualizada al cabo de poco tiempo. Además, los documentos individuales se vuelven confusos rápidamente si superan un determinado tamaño.
Utilizar Excel es una herramienta muy universal y bien establecida. Es muy posible crear hojas de cálculo similares a bases de datos que también pueden utilizarse para registrar distintos elementos del inventario. Sin embargo, en última instancia, Excel no está diseñado para una aplicación específica. La capacidad multiusuario y el acceso a través de la red sólo funcionan hasta cierto punto.
El acceso móvil ya fracasa por falta de claridad. Un manejo complicado provoca errores y, en el peor de los casos, falta de aceptación entre los empleados. Si actualizar la documentación informática supone demasiado esfuerzo, existe el riesgo de que no se haga por falta de tiempo.
Para algunos fines, existe un gran software de código abierto que puede utilizarse como complemento. Esto tiene la ventaja de que no cuesta nada y el código fuente es de libre acceso. Esto garantiza la transparencia y la confianza. Sin embargo, si utilizas software de código abierto para funciones clave de tu empresa, existe el riesgo de que no haya soporte disponible en caso de errores.
La falta de actualizaciones o la interrupción de los proyectos por falta de tiempo de los desarrolladores también son situaciones realistas que debes afrontar de antemano. Por estas razones, un software especializado en inventario y documentación informática de pago puede ser, en última instancia, la solución más económica para tus operaciones informáticas.
La flexibilidad como punto fuerte de la gestión digital de inventarios
Software-de-seguimiento-de-activos como Timly sigue el planteamiento de que todo el inventario de una empresa, una institución pública o una autoridad pública puede registrarse como equipo operativo. Esto empieza con el mobiliario, sigue con las máquinas, herramientas y vehículos y también incluye todo el hardware y el software de una empresa. Al registrar, cada objeto puede asignarse a una categoría.
En consecuencia, sólo se registra la información necesaria para el fin específico. Por otra parte, la documentación no tiene límites. Se pueden almacenar todos los parámetros y detalles útiles. Esto incluye, por ejemplo, las instrucciones de uso y los periodos de licencia.
![IT documentation with Timly 1 IT documentation with Timly 1](https://timly.com/wp-content/uploads/2022/05/IT-Inventarisierung-mit-Timly.png)
Almacenar la documentación informática en una base de datos central garantiza que la información que contiene pueda evaluarse y vincularse de forma óptima. De este modo, es fácil realizar búsquedas en el inventario de datos. Las consultas con filtrado pueden extenderse a todo el inventario. Esto ofrece posibilidades como un planificador central de mantenimiento en el que se pueden mostrar las próximas fechas de mantenimiento y servicio para todas las categorías.
Con el registro descentralizado, habría que buscarlo en varias fuentes o guardar documentación aparte. Otra información importante para analizar la eficiencia de los recursos individuales está disponible con poco esfuerzo gracias al almacenamiento en bases de datos.
(No se requiere tarjeta de crédito)
Características necesarias de un software de inventario
Para que un software de inventario ofrezca realmente las posibilidades necesarias para la documentación informática, debe contener determinadas funciones, que hemos resumido a continuación:
Almacén central en red
Los datos deben ser accesibles desde distintas ubicaciones dentro y fuera de la empresa o autoridad. La solución basada en la nube y conforme a la DSGVO de un software como Timly es ideal para ello.
Cualquier empleado autorizado puede consultar la información a través de Internet, ampliarla y archivarla. De este modo, el acceso también es posible desde los centros de producción y durante los desplazamientos. Es un requisito esencial para mantener siempre actualizados los datos.
Administración de usuarios con sistema de autorización
Todos los empleados deben poder acceder únicamente a la información que necesitan para realizar sus tareas. Esto facilita la búsqueda de la información necesaria y cumple el principio de protección de datos de economía de datos. Timly trabaja con un sistema de autorización de granularidad fina para cumplir estos requisitos.
Utilización intuitiva y optimización para dispositivos móviles
Las opciones de acceso paralelo son ideales. En la administración, el acceso basado en navegador ofrece una buena visión general en pantallas grandes. Sobre el terreno o en las obras, una app especial como la de Timly ayuda a acceder a la documentación y proporciona información importante en tiempo real.
Registro individualizado de objetos
No todos los equipos de trabajo tienen características individuales. Por eso, un código QR imprimible, que se adhiere directamente al objeto con adhesivos que ahorran espacio, ayuda a distinguir cada objeto.
Después, también se puede consultar su perfil escaneando el código QR, por ejemplo con la aplicación para smartphone Timly.
![GDPR Badge EN Timly Asset Management Software GDPR](https://timly.com/wp-content/uploads/2022/08/GDPR-Badge-EN.png)
![Hosting Badge EN 1 Timly Asset Management Software Secure Hosting](https://timly.com/wp-content/uploads/2022/08/Hosting-Badge-EN-1.png)
![SSL-encrypted Badge Timly Asset Management Software SSL Encrypted](https://timly.com/wp-content/uploads/2022/06/SSL-encrypted-Badge.png)
Ejemplo de documentación informática
Con un programa de inventario optimizado como Timly, puedes abarcar toda la documentación informática, incluida la gestión de la configuración. Durante la puesta en marcha, tu departamento informático puede registrar individualmente los componentes y las licencias de software y asignarlos posteriormente a salas, usuarios y otros elementos. Durante el registro inicial, cada componente recibe un código QR individual.
Toda la información necesaria puede almacenarse según tus requisitos, incluido un documento con características de configuración como nombres de red y direcciones IP. La transferencia de equipos de trabajo entre empleados puede documentarse fácilmente mediante la aplicación. Asimismo, los artículos pueden asignarse a sus ubicaciones previstas y a las personas responsables en cualquier momento.
![IT documentation on a computer IT documentation on a computer](https://timly.com/wp-content/uploads/2021/12/Inventur-App-Timly-2.jpeg)
Un software de inventario eficiente facilita la documentación informática a tus empleados
La información importante, como el vencimiento de los plazos de licencia, se muestra tanto de forma centralizada en la administración como al empleado responsable en el software Timly. Los defectos se pueden notificar directamente en la aplicación. Esto es útil para los empleados que pueden trabajar fuera del horario de oficina del departamento informático.
Los administradores, por su parte, disponen de una herramienta central de fácil acceso con la que pueden ver los próximos trabajos de mantenimiento y los defectos notificados. Al desplegar nuevo hardware y software, también resulta útil la actualización diaria de información como la ubicación y los empleados responsables. Los administradores informáticos tienen la opción de mostrar una visión general de determinados tipos de equipos. Ya no es necesario perder tiempo buscando y enlazando la información necesaria.
Tu gestión de inventario digital está a un solo paso
(No se requiere tarjeta de crédito)
La documentación informática como parte del todo
Para cada aparato, el proceso de documentación de los acontecimientos importantes tiene lugar durante todo el periodo de uso. Esto corresponde a un expediente electrónico para cada componente individual. Esto facilita los análisis de todo tipo y optimiza los procesos. Por ejemplo, cuando hay que realizar inspecciones, el empleado responsable puede consultar toda la información y los documentos necesarios. Pero también para la planificación de alto nivel, como la creación de un “plan de gestión”, la recopilación centralizada de toda la información necesaria es útil y, en última instancia, ahorra tiempo.
No es eficaz considerar la documentación informática separadamente de la gestión de otros recursos y herramientas. Al fin y al cabo, la informática no es más que el equipo de trabajo necesario en tu empresa o institución para realizar las tareas. Si el inventario no está disponible o no está listo para su uso, esto obstaculizará los procesos de trabajo. El software de inventario de Timly cumple todos los requisitos de la documentación informática moderna.
Gestiona tus activos de forma intuitiva
Nuestro software de inventario te ofrece una amplia gama de sofisticadas funciones. De este modo, tu inventario se digitaliza de forma fácil y fiable.
Gestiona todo tu inventario
Ya sea que necesites gestionar recursos informáticos, herramientas, máquinas, flota de vehículos, mobiliario o contratos, Timly lo hace posible.
Acceso móvil desde cualquier lugar
Localiza tus objetos con el escáner de códigos de barras integrado para dispositivos móviles.
Asignación eficaz
Asigna con facilidad recursos a personas, proyectos, dependencias, ubicaciones o proveedores de servicios externos.
Gestión de archivos digitales
Registra digitalmente información importante, archivos, documentos, auditorías y contactos relacionados con tus inventario.
Grabación de GPS
Registra la ubicación GPS precisa de tus recursos con un solo escaneo. Todos los datos GPS son verificables y se guardan históricamente.