Cómo un sistema de seguimiento de almacenes te da información instantánea y control total

¿Por qué necesita tu empresa un sistema de seguimiento de almacenes? Porque la gestión precisa y en tiempo real del inventario es vital para las operaciones diarias y el éxito a largo plazo de tu empresa. Sin embargo, hacer un seguimiento del inventario incluso en un único almacén pequeño puede suponer un gran reto, y las operaciones más grandes a menudo se enfrentan a pesadillas logísticas al intentar gestionar varios almacenes, plantas físicas y otras ubicaciones. Por no hablar del seguimiento del uso y el rendimiento para utilizar mejor sus inventarios y suministros.

En el seguimiento de almacenes, lo digital y basado en la nube es el camino a seguir. Desde la empresa u organización más pequeña a la más grande, las soluciones de software simplifican los procesos de inventario y recuento de existencias, haciéndolos más ágiles y automatizando muchos pasos.

Esto se debe a que un sistema de gestión de almacenes basado en la nube ofrece un almacenamiento centralizado de todas las existencias -y de todo lo demás- en uno o varios almacenes, y ofrece esa información a cualquiera que necesite acceder a ella: el personal del almacén, el personal de ventas, la recepción y otros pueden obtener una imagen clara, completa, precisa y actualizada de los niveles de existencias, su estado, antigüedad, valor y mucho más.

Los sistemas de seguimiento de almacenes no son nuevos, pero sorprendentemente pocas empresas utilizan un software de gestión de existencias basado en la nube en lugar de un sistema de gestión de inventarios local basado en ordenador.

Pero una solución verdaderamente completa y bien diseñada hace mucho más que limitarse a registrar el inventario. Un sistema centralizado de gestión de activos

• Permiten llevar la contabilidad más precisa y actualizada de la cantidad y los niveles cambiantes de tus existencias.

• Haz que el registro y el seguimiento de las existencias sea mucho más fácil y sencillo, reduciendo en gran medida los errores, mediante plantillas prediseñadas (pero totalmente personalizables) y códigos QR.

• Contabiliza las existencias no sólo en un sitio, sino en múltiples almacenes y otros lugares, coordinando sin esfuerzo los niveles de existencias y las ubicaciones.

• Registra no sólo los niveles de existencias, sino todos los detalles y aspectos de cualquier artículo: cantidades, antigüedad, valor/precio, estado, disponibilidad, relación con otras existencias, historial de ventas y pedidos, garantía y documentación acreditativa y mucho más.

• Haz un seguimiento de todos los demás detalles del contenido del almacén: equipos de mantenimiento y seguridad, carretillas elevadoras y maquinaria, equipos informáticos, incluso registros, formación y cualificaciones de los empleados.

• Pon todos los datos a disposición de cualquier persona de la organización -desde el almacén hasta las suites de nivel c- en un formato claro y comprensible.
  Permite informes y relaciones de datos sencillos, potentes y muy flexibles.

Para las empresas de comercio electrónico que buscan un sistema de gestión de activos cohesionado para afrontar los retos del comercio minorista, integrarlo con una plataforma de comercio electrónico rica en funciones es especialmente ventajoso. Estas plataformas están diseñadas para transformar digitalmente tus operaciones minoristas. Combinadas con una solución de gestión de inventario, proporcionan un enfoque holístico y completo de las necesidades del comercio minorista moderno.

Cuando comparas las aplicaciones de inventario basadas en la nube con las soluciones manuales o informatizadas locales (in situ) más tradicionales, muchas ventajas resultan evidentes de inmediato.

Información más precisa y actualizada – Los datos en tiempo real se mantienen fácilmente, y el registro y mantenimiento de estos datos es tan sencillo que la precisión y la diligencia están garantizadas.

Una única fuente de datos – Todo el mundo en tu empresa u organización verá y utilizará los mismos registros de inventario, evitando errores y descuidos y permitiendo una toma de decisiones más coherente y significativa.

No sólo niveles – Al disponer fácilmente no sólo de niveles de inventario, sino también de antigüedad, estado, ubicación, datos de fabricación, historial de ventas, información de uso y acceso, documentación de apoyo y mucho más, puedes aumentar las ventas, mejorar la distribución y las cadenas de suministro, ahorrar dinero y optimizar el flujo de trabajo.

Disponibilidad y acceso – Cualquiera puede acceder fácilmente a toda la información del inventario, utilizando un teléfono, una tableta, un PC o cualquier dispositivo con acceso a Internet, desde el almacén, las oficinas de administración, un lugar de trabajo remoto, una sala de ventas o la ubicación de un cliente. El acceso también puede controlarse fácilmente, permitiendo que sólo el personal cualificado o pertinente vea determinados datos.

Información y divulgación – Los niveles de inventario, la antigüedad, el valor, el uso, las ventas, los pedidos y los datos de fabricación pueden recopilarse fácilmente -o incluso automáticamente- y entregarse a audiencias internas o externas, incluidos directivos y ejecutivos, proveedores, clientes actuales y potenciales, organismos reguladores, inversores y consejos de administración.

Evitación de emergencias y recuperación – El mejor almacenamiento centralizado de datos ofrece una seguridad y redundancia de datos muy avanzadas, y puede evitar infracciones importantes o la pérdida de tus datos, además de ofrecer una recuperación fácil o incluso automática en el caso muy improbable de que se produzca una emergencia.

Muchas empresas se dan cuenta de que sus operaciones de almacén presentan -en uno o muchos aspectos- graves deficiencias. Las mercancías se pierden, no se contabilizan, se compran innecesariamente y/o se almacenan de forma inadecuada. El espacio se desaprovecha y se infrautiliza, la manipulación y el transporte del inventario son inseguros o ineficaces, y la formación del personal es deficiente, obsoleta o no cumple plenamente las normas. Y lo que es más, invariablemente muchos otros aspectos de las operaciones de la empresa pueden sufrir o no alcanzar su pleno potencial como consecuencia de ello.

Resulta interesante echar un vistazo a la guía de la Asociación de Almacenistas del Reino Unido sobre esta cuestión: UKWA Warehouse Best Practises 2022. De acuerdo, en realidad esta publicación de 68 páginas puede resultar “interesante” sólo para los almacenistas más acérrimos, pero es fascinante darse cuenta de cuántos de los consejos y directrices de la UKWA sobre cuestiones como:

• Manipulación y almacenamiento de materiales
• Seguridad y formación
• Gestión de flotas
• Plantas y recursos físicos
• Impacto medioambiental y sostenibilidad
• Gestión de inventarios e informática

…y mucho más. Muchas de ellas ya están contempladas e incluso optimizadas en las características y funcionalidades de un completo software de gestión de activos. Estas soluciones son fáciles de implantar y las empresas pueden empezar a ver inmediatamente los beneficios en toda su empresa, independientemente de su tamaño.

Los mejores sistemas online de seguimiento de almacenes ponen los datos más importantes -cantidades y ubicaciones de todas las existencias, suministros y bienes vendibles, así como otra información básica- fácilmente a disposición de quien los necesite, y hacen que sea tan sencillo registrar y acceder a estos datos que la gestión de inventarios se convierte en una parte natural y orgánica de la jornada laboral, reduciendo el esfuerzo y el estrés en lugar de aumentarlos.

Al mismo tiempo, una solución de gestión de inventario de 360° registra y rastrea mucha más información sobre tu inventario. Rastrea también todos los demás activos digitales y físicos de tu empresa, contextualiza todos estos datos y ofrece perspectivas significativas y a menudo enormemente beneficiosas sobre mejores prácticas, ahorro de costes y formas de impulsar el rendimiento.