Transformación digital en PHBern: Una historia de éxito
PHBern es una de las instituciones educativas más grandes de Suiza. Con Timly, la universidad ha transformado el seguimiento de activos y la gestión de inventarios, mejorando significativamente los flujos de trabajo y las operaciones.
Pädagogische Hochschule Bern
Fundación
2005
Empleados
~1,200
Sector
Education
Inventario
~20,000 unidades
El reto: racionalizar el inventario y organizar la gestión de claves
No sólo el recuento anual de muebles ocupaba mucho tiempo. Llevar la cuenta del gran número de llaves de los distintos edificios y salas de la universidad también requería al menos dos semanas cada año, sólo para contabilizar dónde estaban las llaves y quién las tenía. En total, el inventario anual requería al menos un mes de trabajo.
Este enorme compromiso de tiempo agotaba los recursos de la universidad, convirtiendo el proceso anual en un reto recurrente para PHBern. La universidad ya estaba en vías de digitalización, por lo que la necesidad de digitalizar su gestión de claves se hizo cada vez más urgente. La combinación de estos factores llevó a la universidad a buscar una solución nueva y mejor. Querían una herramienta flexible y fácil de usar para gestionar y controlar tanto el mobiliario como las llaves, y así fue como encontraron Timly.
La solución: La gestión de activos de TI al rescate
El intuitivo software de gestión de inventario también permite a PHBern gestionar y controlar eficazmente todo su mobiliario. Cada mueble se registra con su ubicación, estado, historial de uso y otra información necesaria, lo que permite un control transparente de los activos y una planificación oportuna del mantenimiento. Además, la asignación de muebles a edificios, salas o personas ha simplificado enormemente la gestión de activos y mejorado la eficacia operativa general. De este modo, PHBern pudo reducir significativamente la carga de trabajo administrativo y utilizar mejor sus recursos.
La integración de Timly en la infraestructura informática existente de PHBern fue perfecta, ya que el software de inventario es compatible con todos los sistemas empresariales habituales y es muy fácil de usar. Gracias a la completa incorporación y a la asistencia de primera calidad de Timly, el personal de PHBern adoptó rápidamente la nueva solución y ahora hace un uso excelente de ella en sus tareas y flujos de trabajo diarios.
La organización y el seguimiento de sus activos es una prioridad máxima para PHBern
Funciones más utilizadas:
Acceso móvil en cualquier lugar
El acceso móvil es crucial para PHBern, ya que permite al personal tener toda la información importante al alcance de la mano en todo momento.
Asignar inventario
El inventario se asigna y se conecta al personal de PHBern. La función de registro de entrada y salida garantiza la trazabilidad histórica de todo.
Resultado: El ahorro de tiempo se une a la eficiencia
Tener muchas salas significa gestionar muchos activos
El seguimiento en tiempo real y la flexibilidad para gestionar inventario han impulsado enormemente la seguridad y la eficacia dentro de la institución. Las notificaciones automatizadas permiten a PHBern abordar posibles problemas de inmediato. Además, la digitalización de procesos que antes eran manuales ha mejorado notablemente las operaciones diarias, haciéndolas más claras y menos propensas a errores.
Además, la mejora de la gestión de llaves e inventarios permitió planificar y desplegar mejor los recursos. Con Timly, PHBern dispone ahora de un sistema de gestión de inventarios digital, seguro y eficaz, que es sostenible y ayuda a preparar sus operaciones para el futuro.
En este contexto, Susanne Howald, Jefa de Servicios Operativos, subraya la importancia de elegir herramientas empresariales que cuenten con el apoyo de desarrolladores de software receptivos: “Conseguimos ayudar a desarrollar algo que hace que el futuro sea más sostenible”.
En Timly, estamos encantados de contar con colaboradores a largo plazo como PHBern, que nos ayudan a hacer que el mundo del seguimiento de activos y la gestión de inventarios sea más sencillo, sostenible e inteligente.
Derechos de imagen: ©PHBern