Del Papel a lo Digital: Una Transformación Ágil
IHK Hanóver
Fundación
1866
Sede central
Sector
Inventario
~10,000
El Reto: Gestionar los Activos de la Cámara de Comercio e Industria de Hanóver
La Cámara de Comercio e Industria de Hanóver (IHK Hannover), con sede en la capital de Baja Sajonia, representa los intereses de más de 180.000 empresas en la región de Hanóver y en ocho distritos entre Bremen y Hessen. La IHK apoya a las empresas en todas las fases de su desarrollo operativo, desde la idea inicial hasta la sucesión. Para ello, ofrece una amplia gama de servicios para respaldar y fomentar la economía regional. Además, la IHK es responsable de tareas asignadas por el Estado en diversas áreas, en particular, la formación en ocupaciones comerciales e industriales-técnicas, desempeñando un papel clave en el desarrollo económico de la región.
En este contexto, la Cámara de Comercio e Industria de Hanóver gestiona una amplia variedad de propiedades. Tras mudarse a un nuevo edificio, surgió la necesidad de una solución digital para gestionar su nuevo inventario y el stock de los consumibles, además de garantizar el cumplimiento del mantenimiento, los plazos y otras tareas recurrentes. Stephan Denecke, de la Cámara de Comercio e Industria de Hanóver, explica: “Nos mudamos a un edificio completamente nuevo en agosto de 2023 y necesitábamos planes para el mantenimiento oportuno y una visión general de lo que estábamos utilizando.”
El desafío era claro: registrar todos los objetos nuevos y existentes en una plataforma de software capaz de gestionar tanto los objetos como los consumibles. Así comenzó la colaboración con Timly. También cabe destacar que la máscara de entrada personalizable de Timly para registrar objetos está bien diseñada. Los campos obligatorios activables aseguran que se recopilen todos los datos relevantes durante el inventario.
La Solución: Una Plataforma Flexible y Completa
El nuevo edificio representó un nuevo comienzo para la IHK Hannover, que pudo reconstruir sus procesos de gestión de inventario de forma personalizada y seguir ampliándolos. La plataforma personalizable de Timly cumplió con todos los requisitos de gestión de propiedades, permitiendo implementar una estructura muy eficiente para gestionar propiedades e inventario.
Stephan Denecke, empleado de la Cámara de Comercio e Industria de Hanóver, describe la estructura implementada: “Asignamos un número de habitación y un código QR a cada sala que solo hace referencia a esa habitación. Cuando se escanea, muestra una lista de todos los objetos que deberían estar en esa habitación. El inventario funciona perfectamente, al igual que el control de existencias.”
La Cámara de Comercio e Industria de Hanóver ha implementado un sistema eficiente para la gestión de activos (equipos informáticos, mobiliario de oficina, maquinaria, vehículos, etc.) y aprovecha al máximo las funciones de Timly. Un aspecto particularmente interesante de esta historia de éxito es el ingenioso uso de Timly para la gestión de consumibles.
Para su área de eventos, la IHK Hannover necesita, entre otras cosas, mantener un stock suficiente de bebidas. Ahora, las bebidas se registran rápidamente en Timly con un código QR creado específicamente para el almacén cuando se ingresan o retiran, y se crean como artículos de stock. Cuando se alcanza un nivel mínimo de existencias predefinido, la persona responsable recibe una notificación por correo electrónico para reponer el stock. Además, la fecha de caducidad se almacena en su perfil digital como un plazo para asegurar su cumplimiento. Timly también gestiona consumibles, incluidos artículos de higiene como papel higiénico y toallas de papel, asegurando un control total.
Funciones más utilizadas:
Asignación
Gestión de Mantenimiento
El mantenimiento es crucial, y Timly facilita la gestión y el seguimiento de todo tipo de activos. Stephan Denecke comenta: “He creado un pequeño protocolo en Timly. El inspector solo tiene que marcar casillas, rellenar el campo de defectos, etc. – es innovador.”
El Resultado: Una Gestión Inteligente de Objetos y de Stock
Desde que la Cámara de Comercio e Industria de Hanóver transfirió su inventario, existencias y actividades a Timly, se ha establecido un sólido sistema logístico. Stephan Denecke explica que sus llaves maestras también se gestionan en Timly y que la entrega personal está asegurada mediante la función de firma digital de Timly: “La función de escaneo y la herramienta de firma digital son de gran ayuda. Las usamos no solo para la gestión de llaves, sino también para los equipos informáticos de nuestros empleados, como portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes. ¡Adiós al papel!”
Gracias a nuestro sistema de tickets perfectamente integrado, la IHK Hannover ahora también es experta en la gestión de solicitudes de soporte, trabajos de mantenimiento y mucho más.
“El sistema de tickets es de gran ayuda. Ahora lo utilizamos para todo, desde inspecciones de herramientas de jardinería hasta vehículos de empresa o las revisiones obligatorias del equipo de protección personal de nuestros encargados. Antes, todo esto estaba solo en papel. Ahora, todo está consolidado, y cuando llega el momento de actuar, aparece un recordatorio por correo electrónico, lo cual es de gran ayuda,” explica Stephan Denecke.
Estamos orgullosos de que nuestra plataforma permita a la IHK Hannover desarrollar todo su potencial y la apoye en sus operaciones diarias.