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Sobre la empresa

El Jobcenter de Saarbrücken, fundado en 2005, es una institución del sector público dedicada a apoyar a los demandantes de empleo en la región. Cuenta con aproximadamente 600 empleados y gestiona un inventario de cerca de 7,000 unidades, incluyendo tecnología, mobiliario y materiales de uso diario.​

El reto

Con el crecimiento de las operaciones y el traslado a nuevas instalaciones, el Jobcenter se enfrentó a la necesidad de gestionar grandes volúmenes de inventario diverso: desde muebles y equipos informáticos hasta consumibles como gel desinfectante.

El manejo manual de este inventario dificultaba el control, generando riesgos de errores y aumentando el esfuerzo administrativo.

La solución

La colaboración entre Jobcenter Saarbrücken y Timly comenzó en 2021. El primer paso fue digitalizar y registrar exhaustivamente cada activo del inventario usando la plataforma cloud de Timly. La interfaz intuitiva y la opción de importación por CSV facilitaron la transición a la gestión digital.​ Mediante el registro digital de más de 200 salas y la asignación de cada artículo a su ubicación, persona o proyecto específico, lograron una transparencia total.

Gracias a la función de escaneo de códigos de barras de Timly, el seguimiento y movimiento de activos se realiza de forma rápida y precisa usando teléfonos móviles de los empleados, sin equipos adicionales.​

Las funciones más aprovechadas incluyeron:

  1. Escáner de código de barras integrado para control rápido y sin errores
  2. Asignación de inventario a espacios, personas y proyectos, facilitando la trazabilidad y responsabilidad

Los resultados

Tras implantar Timly, el Jobcenter logró coordinar su inventario de forma centralizada, con acceso inmediato a la información y actualizaciones en tiempo real para todos los equipos. Ahora gestionan altas, bajas, plazos y movimientos de activos con un solo clic, ganando eficiencia y reduciendo riesgos administrativos.

La administración pública de Saarbrücken puede así cumplir de forma aún más fiable su importante labor social, apoyando a los ciudadanos que buscan reincorporarse al mercado laboral.​

Principales aprendizajes

  • La digitalización del inventario agiliza procesos y reduce errores humanos
  • Un sistema centralizado y móvil aporta transparencia y responsabilidad
  • La colaboración con Timly permite a los organismos públicos mantener la flexibilidad y eficiencia necesarias para ofrecer servicios esenciales de manera moderna y sostenible.
Logotipo: Jobcenter Saarbrücken